Poslovna pisma spadaju u grupu informativnih i referentnih dokumenata i čine većinu službenih dokumenata koji se koriste u dokumentovanju aktivnosti organizacije.

Poslovno pismo- ovo je generalizovani naziv za dokumente različitog sadržaja koji služe za komunikaciju i prenos informacija između adresata u poslovnoj praksi organizacija.

„PISMO“ kao vrsta dokumenta se ne razlikuje i stoga nije naznačeno u zaglavlju dokumenta. Pisma obavljaju sljedeće funkcije:

• - su sredstvo komunikacije;
• - su sredstvo za prenošenje informacija;
• - su obavještenje o bilo kojoj činjenici.

Istorijska digresija

Prva slova u Rusiji - slova od brezove kore, u pravilu su bila vrlo kratka. Najduža slova imaju 166 i 176 riječi. Ali najčešće su slova mnogo kraća: većina potpuno sačuvanih slova nije duža od 20 riječi, samo su neka od njih duža od 50 riječi.

Većina pisama od brezove kore su privatna pisma. Posvećeni su najrazličitijim stvarima sadašnjeg života - ekonomiji, porodici, novcu, trgovini itd. Peticije (XIV-XV stoljeće) feudalcu od seljaka su usko povezane sa kategorijom privatnih pisama.

Poslovno pismo je svojevrsna vizit karta organizacije. Prema tome koliko je ispravno i estetski sastavljen i dizajniran, ocjenjuju profesionalne kvalitete zaposlenih u njemu i organizacije u cjelini.

Poslovna pisma se mogu klasifikovati prema sledećim kriterijumima:

po vrstama: garantna, instruktivna, prateća, čestitka, pisma zahvalnice itd. Podjela poslovnih pisama po vrsti je ključna u njihovoj klasifikaciji;

• - po tipizaciji: standardni, ekranski, individualni;
• – po oblasti primjene: komercijalni, upravni, pravosudni i dr.;
• - po strukturi: poslovna pisma mogu imati jednostavnu i složenu strukturu;
• - prema mjestu u toku rada: pisma u vezi sa organizacijom su dolazna ili odlazna;
• - na mjestu u procesu dopisivanja: inicijativa, odgovor;
• - ako je potrebno, za nastavak korespondencije: poslovna pisma mogu zahtijevati pismo odgovora (pisma upita, pisma zahtjeva), a ne zahtijevaju pismo odgovora (pismo instrukcije);
• - prema pravnom statusu adresata: poslovna pisma mogu biti od državnih organa, organizacija, građana i dr.;
• - u pravcu organizacije; pisma mogu obuhvatiti proizvodne, finansijske, konsultantske, projektne aktivnosti, itd.;
• - prema načinu slanja: pisma se mogu slati poštanskom, elektronskom (elektronska poruka), telegrafskom (telegramom), faksom (faks poruka), telefonskom (telefonska poruka), teleks (teleks) komunikacijom. Bez obzira na način slanja, poslovna pisma se sastavljaju na posebnim obrascima za pisma. Prva stranica teksta iscrtava se na obrascu, preostale stranice su na običnim listovima papira.

Glavna veličina papira koji se koristi za memorandum je A4. Obrasci se izrađuju na tipografski način, uz pomoć operativne štampe ili uz pomoć računarske tehnologije direktno tokom pripreme dokumenta. Način proizvodnje obrazaca ovisi o preferencijama organizacije, uzimajući u obzir zahtjeve za proizvodnju obrazaca koji koriste grb Ruske Federacije ili grbove subjekata Ruske Federacije.

Prilikom pripreme i izvođenja pisma koriste se sljedeći detalji:

• - Državni grb Ruske Federacije;
• - grb subjekta Ruske Federacije;
• - amblem organizacije ili žig (uslužni znak);
• – šifra organizacije;
• - glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica;
• – PIB/KPP;
• – šifra obrasca dokumenta;
• - naziv kompanije;
• - referentne podatke o organizaciji;
• – naziv vrste dokumenta;
• - datum dokumenta;
• – registarski broj dokumenta;
• – upućivanje na registarski broj i datum dokumenta;
• - adresat;
• - naslov na tekst;
• - tekst dokumenta;
• - oznaku o prisutnosti prijave;
• - potpis;
• - otisak štampe;
• - napomena o izvođaču.

Struktura teksta pisma uključuje:

• - žalba;
• - informativni dio;
• - konačna formula bontona učtivosti.

Poslovna pisma treba da počnu ličnim obraćanjem primaocu pisma. Zadatak žalbe je uspostaviti kontakt sa primaocem, izraziti poštovanje, skrenuti mu pažnju na pismo. Najzvaničnija je formula za obraćanje po položaju, koristi se kada se obraća liderima na visokoj službenoj poziciji (predsjednik, predsjedavajući itd.):

"Poštovani gospodine predsjedniče!";

"Poštovani gospodine predsedniče!"

Službena je i adresa po prezimenu. Oslovljavanje po prezimenu (bez imena, patronima ili inicijala) se široko koristi u službenoj korespondenciji, strogo je službeno i ukazuje na postojanje određene udaljenosti između adresata i primatelja pisma:

"Poštovani gospodine Antonov!";

"Poštovana gospođo Belova!"

Najčešća opcija, označavanje poslovnih kontakata, je oslovljavanje imenom i prezimenom:

"Dragi Sergej Ivanoviču!";

"Draga Irina Nikolajevna!"

Prilikom obraćanja grupi zaposlenih ili u slučaju poteškoća u dobijanju informacija o menadžmentu organizacije, apel se koristi:

"Poštovana gospodo!"

Prilikom obraćanja osobama iz istog profesionalnog kruga, apel se koristi:

"Poštovani šefovi grana!";

"Drage kolege!"

U informativnom dijelu pisma koristi se službeni poslovni stil - posebna vrsta ruskog književnog jezika, namijenjena komunikaciji u oblasti administrativnog upravljanja.

Općenito, tekst pisma se sastoji od rečenica grupisanih u paragrafe. Između pasusa treba postojati jasan semantički i stilski odnos.

Za najbolju percepciju pisma, oni su uglavnom posvećeni jednom pitanju. Međutim, da bi se istakli njeni različiti aspekti, po pravilu je potrebno dodatno strukturiranje teksta. Takvo strukturiranje često uključuje podjelu teksta na tri dijela: uvodni, glavni i završni.

Uvodni dio teksta ima za cilj da precizira suštinu pitanja koje je poslužilo kao povod za pismo. Može biti jedan pasus.

Glavni dio teksta služi za dosljedan i Detaljan opis razne aspekte problema. U zavisnosti od svoje složenosti i novine, glavni dio može sadržavati od jednog do tri ili više pasusa.

Završni dio teksta obično se sastoji od jednog pasusa koji sadrži zaključke, kao i zahtjev (zahtjev, naznaku) prema adresatu i prirodu očekivanja autora.

Prilikom sastavljanja tekstova pisama od velike je važnosti izbor određenih jezičkih sredstava. Najčešći oblik pismene prezentacije je korištenje 1. lica plural u glagolima koji označavaju ključnu radnju teksta: "jamčimo plaćanje", "obavještavamo da ...", "molimo da pošaljete ...", "predlažemo da razmotrimo ...", "šaljemo za zaključak...", "podsjećamo, šta..." itd. Prilikom pisanja pisma na službenom memorandumu koristi se oblik prezentovanja teksta pisma iz 1. lica jednine "molim da uzmete u obzir ...", "Smatram da je potrebno..." itd.

U praksi državnih organa slova počinju nazivom organizacije „Ministarstvo poljoprivrede Ruska Federacija predlaže...", "Ministarstvo kulture Ruske Federacije traži...".

Konačne formule etiketa su jezički stabilne fraze koje izražavaju nadu u dalju saradnju, žaljenje zbog ograničenih mogućnosti primaoca, itd.:

"Žao nam je što ne možemo iskoristiti vašu ponudu";

"Radujemo se daljoj saradnji."

Konačna formula ljubaznosti može izostati u službenim pismima, ali gotovo uvijek sažima pisma koja su donekle lične prirode (na primjer, pisma zahvalnosti). Upotreba konačne formule učtivosti donekle prigušuje službeni ton na kraju poruke.

Konačna formula ljubaznosti prethodi potpisu i nalazi se ispod zadnjeg reda teksta pisma.

Ako uslužno pismo počinje apelom „Poštovani..!“, trebalo bi da se završi konačnom formulom etiketa „S poštovanjem“, koja se štampa 2-3 intervala ispod teksta, od pasusa:

Privlačnost i konačne formule učtivosti čine takozvani okvir bontona. Ako u pismu nema žalbe, onda se izostavlja i konačna formula "S poštovanjem".

Sljedeće standardne formulacije se također mogu koristiti kao konačna formula ljubaznosti:

"S istim poštovanjem...";

"S dubokim poštovanjem...";

"S dubokim poštovanjem...";

"Sa zahvalnošću i poštovanjem...";

"Sa zahvalnošću i poštovanjem...";

"S poštovanjem i najboljim željama..."

Razmotrite glavne vrste pisama, najčešće u poslovnoj praksi.

Pismo-poruka – poslovno pismo koje obavještava, obavještava o svim događajima i činjenicama od zajedničkog interesa. Pismo poruke može biti inicijativno ili biti odgovor na pismo sa zahtjevom. Na osnovu specifičnosti, slova poruke su obično male veličine i sastoje se od jedne ili dvije rečenice. Pismo komunikacije može započeti obrazloženjem ili direktno izjavom o informacijama koje se prijavljuju. Dozvoljeno je započeti pismo-poruku direktno riječju "obavještavam" ili jednim od njenih sinonima ("šaljem", "šaljem", "zastupam"), kao i:

"Obavještavamo vas da...";

"Skrećemo vam pažnju da...";

"Smatramo potrebnim da Vas obavijestimo o...";

"Obavještavamo vas da...";

"Obavještavam da...";

"Obavještavamo vas da...";

"Obavještavamo vas da...";

„Smatramo potrebnim da Vas obavestimo da...“;

"Sa zadovoljstvom vas obavještavamo da..."

"Obavještavamo vas da...";

"Sa zadovoljstvom vas obavještavamo da...";

"U nastavku našeg ... izvještavamo o našem ...";

"Za žalbu... obavijestiti...";

„Smatram svojom dužnošću da vas obavestim da...“;

"Ovlašten sam da vas obavijestim da...";

"Obavještavanje...";

„Na osnovu navedenog, smatramo da je neophodno...“;

"Utvrđuje se da je u periodu od ... do ...";

"Obavještavamo vas da od...", itd.

Uzorak pisma-poruke predstavljen je u Dodatku 12.

Prenosno pismo - poslovno pismo kojim se primaoca obavještava o smjeru dokumenata priloženih uz pismo (ugovori, katalozi, registri itd.) ili materijalnih dobara. Slanje propratnog pisma je dobra praksa u poslovnoj praksi organizacija i doprinosi računovodstvu i daljem efikasnom informacionom i referentnom radu sa poslanom dokumentacijom.

Propratno pismo počinje standardnim frazama:

"Režiramo...";

"Predstavljamo vam...";

"Vraćamo se vama...";

"Šaljemo vam...".

Ovim frazama mogu prethoditi uvodne informacije koje prate ovu upravljačku situaciju:

"U skladu sa dogovorom, šaljemo Vam ...";

"U skladu sa rasporedom, predstavljamo ...";

"U potvrdu našeg dogovora, šaljemo ..." itd.

Posebnost propratnog pisma je stavljanje oznake o prisutnosti aplikacije ispod teksta.

Uzorak propratnog pisma nalazi se u Dodatku 13.

Uputno (direktiva, cirkularno) pismo – poslovno pismo koje sadrži uputstvo (pojašnjenje) podređenim organizacijama o obračunima, prijavljivanju i sl. Ovu vrstu pisma šalju državni, opštinski organi, kao i organizacije koje imaju podređene organizacije.

U praksi, u dokumentima ove vrste, rukovodioci organizacija pokrivaju dozvoljena uputstva u vezi sa bilo kojim posebnim pitanjem za organizaciju. Svi zaposleni u organizaciji čije se aktivnosti odnose na ovo pitanje podliježu upoznavanju sa instrukcijama. Sve instrukcije zapisane u pismu instrukcije su obavezne za izvršenje od strane podređenih.

Instrukcije potpisuje starješina državnog (opštinskog) organa ili organizacije.

Pisma instrukcije mogu početi obrazloženjem svrhe pisma ili upućivanjem na regulatorni dokument - "U cilju ...", "U skladu sa rezolucijom ... br. ... od ..." , i završiti frazom - "O izvršenju ovog cirkularnog pisma izvještaj ... ns kasnije ... ".

Uzorak pisma instrukcije dat je u Dodatku 14.

Pismo zamolnice – poslovno pismo, čija je svrha pribavljanje službenih informacija, informacija, dokumenata ili pokretanje određenih radnji potrebnih za autorsku organizaciju. Ogroman broj menadžerskih situacija dovodi do pisama zahtjeva.

Pismo zahtjeva sadrži obrazloženje zahtjeva i izjavu o samom zahtjevu. Obrazloženje može sadržavati upućivanje na zakonske i druge normativne akte, organizacione i pravne dokumente. Obrazloženje mora prethoditi izjavi zahtjeva. Opravdanje može izostati u slučajevima kada je zahtjev očigledan, njegove tipične prirode, kao i ako je sprovođenje radnji koje čine zahtjev u nadležnosti organizacije, jedinice, službenika. Često se zahtjev navodi pomoću glagola "pitati":

"Obavijestite...";

"Molim platite...";

"Molimo vas da dostavite ...";

"Molimo da dostavite informacije o...";

"Molimo vas da potvrdite...";

"Molimo vas da prihvatite...";

„Po drugi put vas molimo da vratite bez odlaganja...“;

"Molim vas da pošaljete na moju adresu..."

"Molim vas da...";

"Molimo izvršite uplatu...";

"Molim vas da date uputstva...";

"Molimo vas da razmotrite...";

"Obavještavam vas i pitam...";

"Molim vas, javite mi...";

"Prema predugovoru, molim vas...";

"Tražimo pomoć u ...";

"Skrećem vam pažnju i pitam...";

"Molimo poduzmite mjere za...";

"Pored... molimo uzmite u obzir...";

"S obzirom; da...; tražimo...";

"Molimo vas da nađete priliku...";

"Molimo vas da razmotrite pitanje...";

"Ljubazno vas molimo da potvrdite...";

"U skladu sa našim dogovorom, tražimo ...", itd.

Zahtjev se može formulirati i bez glagola "pitati", na primjer: "Nadamo se pozitivnom rješenju problema...";

"Bićemo veoma zahvalni; ako pošaljete...";

"Bićemo vam zahvalni; ako...";

"Obavijestite...";

"Bilo bi poželjno...";

"Htjeli bismo...";

"Htjeli bismo...";

"Nadamo se da ćete smatrati mogućim razmotriti našu žalbu"; "Apelujemo na Vas sa zahtjevom...";

"Dozvolite mi da vam se obratim sa molbom...";

"Obavještavamo i molimo da odmah dostavite..."; "Bićemo vam zahvalni ako...";

"Bićemo zahvalni...";

"Bićemo zahvalni za...";

"Bićemo veoma...";

"Nadamo se da ćete to smatrati mogućim...";

"Biće nam drago; ako vi...";

"Apelujemo na Vas sa zahtjevom za ...";

"Bilo bi poželjno upoznati...";

"Htjeli bismo..." itd.

Jedno pismo može sadržavati više zahtjeva. U ovom slučaju koriste se sljedeći jezični izrazi:

"Također vas molimo da razmotrite (obezbedite, sprovedete...)"; „Istovremeno vas molimo...”.

Pisma zahtjeva potpisuje rukovodilac organizacije ili službeno ovlašteno službeno lice. Pismo zahtjeva zahtijeva pismo odgovora.

Treba napomenuti da zahtjev može biti sadržan i u drugim pismima, na primjer, u propratnom pismu, garanciji itd.

Uzorak pisma zahtjeva nalazi se u Aneksu 15. Pismo odgovora- poslovno pismo napisano kao odgovor na pismo zamolnice. Odgovor može biti pozitivan ili negativan (pismo odbijanja).

Prilikom sastavljanja odgovora mora se poštovati princip jezičnog paralelizma: u tekstu odgovornog pisma treba koristiti iste jezičke fraze i vokabular koji je autor koristio u inicijativnom pismu.

Važno je zapamtiti!

Ne bi trebalo da uključite link na primljeno pismo u tekstu odgovornog pisma ("Na vaše pismo od ... br. ..."). Za povezivanje sa primljenim pismom, detalji obrasca sadrže atribut „Link do datuma i broja primljenog dokumenta“ u koji se unosi informacija o inicijativnom pismu. Pismo odgovora može početi riječima: "U odgovoru na Vaše pismo obavještavamo ...", "U odgovoru na Vaše pismo obavještavamo ...".

Standardne fraze koje se koriste u pismima odgovora:

"Obavještavamo vas...";

"Obavještavamo vas...";

"Na Vaš zahtjev, obavještavamo ...";

"Nažalost, ne možemo...";

"Na našu veliku žalost...";

"Na obostrano zadovoljstvo...";

"Prema Vašem zahtjevu šaljemo ...".

Standardni tekst pisma pozitivnog odgovora može izgledati ovako:

Negativan odgovor mora biti obrazložen, a zahtjev se ne smije odbiti bez obrazloženja. Ukoliko organizacija - autor pisma ima informaciju ko, pod kojim uslovima, kada može dati pozitivan odgovor na ovaj zahtjev, preporučljivo je obavijestiti primaoca ove informacije.

Standardne fraze koje se koriste u pismima za odbijanje:

"Sa žaljenjem vas obavještavamo da nećemo moći udovoljiti vašem zahtjevu iz sljedećih razloga...";

"Zbog...naša organizacija ne može...".

Uzorak pisma odgovora nalazi se u Dodatku 16.

Bilješka!

Poslovna komunikacija ne dopušta grubost i netaktičnost i pretpostavlja neutralan ton komunikacije između partnera. S tim u vezi, preporučuje se izbjegavanje direktnog odbijanja u poslovnim pismima.

Pismo podsjetnika- pismo koje ponovo izvještava o nekoj činjenici, kao i u slučajevima kada organizacija druge ugovorne strane ne preduzima radnje koje proizilaze iz njenih funkcionalnih dužnosti ili sporazuma.

Tekst opomene po pravilu se sastoji iz dva dela: linka na dokument koji fiksira obaveze strana ili okolnosti u vezi sa kojima je organizacija dužna da preduzme određene radnje, i zahteva za obavljanje TC ili druge radnje.

Ključna fraza pisma podsjetnika je glagol "podsjećam (podsjećam)".

Osnovni modeli i dizajn pisma podsjetnika:

"U pismu od ... obavijestili smo vas da ...";

"Međutim, do sada nismo dobili odgovor od vas";

"Podsjećajući na ovo, pitamo...";

"U slučaju neprimanja odgovora u... roku...";

„Podsjećamo da je prema planu zajedničkog rada...“;

"Nudimo Vam u skladu sa uslovima ugovora...";

"Prema ugovoru br. ... podsjećamo na obaveze ...";

"Uprkos ponovljenim podsjetnicima...";

"Hitno nas obavijestite o stanju stvari";

"Po drugi put vam šaljemo...";

"Po drugi put vas obavještavamo...";

"Po drugi put vas podsećamo...";

"Ljubazno Vas molimo...";

"Još jednom... podsjećamo...";

"U suprotnom ćemo biti primorani...";

"Skrećemo vam pažnju da ...";

"Obavještavamo vas da..."

Pismo podsjetnika može sadržavati još jedan dodatni dio u kojem se spominju sankcije koje će se primijeniti u slučaju nepreduzimanja potrebnih radnji:

„Ako ne ispunite svoje obaveze, bićete kažnjeni“ itd.

Uzorak pisma podsjetnika nalazi se u Aneksu 17.

Hvala vam pismo (pismo zahvalnosti) - poslovno pismo u kojem se izražava zahvalnost za preduzete radnje (za primljeno pismo, za davanje informacija, za poziv). Pisma zahvalnosti su manje formalizovana od drugih vrsta pisama i napisana su u slobodnijoj formi.

Ključne fraze pisma mogu biti sljedeći izrazi: "Hvala za...";

"Zahvaljujemo vam na...";

"Zahvalni smo vam što...";

"Zahvalni smo za...";

"Izražavajući zahvalnost na Vašem pismu, obavještavamo Vas da...";

"Dobili smo poziv, na čemu smo veoma zahvalni"; "Unaprijed hvala za...";

"Sa zahvalnošću priznajemo...";

"Izražavamo vam našu zahvalnost za...";

"Dozvolite mi da vam se zahvalim za...";

"Dozvolite mi da vam izrazim svoju iskrenu zahvalnost...";

"Hvala na pomoći u...";

"Zahvalni smo vam na...";

"Primili smo vaš poziv... na čemu smo zahvalni..."; „Obraćajući se Vašem pismu, hvala Vam što ste pružili...“, „Izražavamo Vam našu duboku zahvalnost za...“;

"S tim u vezi, želim da vam se zahvalim...";

"Od srca vam se zahvaljujem...";

"Izražavajući zahvalnost za ..., obavještavamo vas da ...";

"Naša iskrena zahvalnost za...";

"Sa osećanjem duboke zahvalnosti..." itd.

Uzorak pisma zahvalnosti nalazi se u Dodatku 18.

Pismo potvrde - poslovno pismo kojim primalac potvrđuje prijem informacija, dokumenata ili drugih materijala, ranije postignute dogovore, namere i sl. Prilikom potvrđivanja preliminarnog sporazuma, u tekstu pisma treba ukratko navesti njegovu suštinu, a prilikom potvrđivanja prijema dokumenata potrebno ih je imenovati. U nekim slučajevima, pismo potvrde sažima suštinu primljenih dokumenata.

Ključna jezička formula ove vrste slova je glagol "potvrđujem".

Osnovni modeli i dizajn pisma potvrde:

"Potvrđujemo prijem dokumenata (preliminarni dogovor, saglasnost i sl.)";

"Potvrđujemo dogovore postignute na razgovorima...";

"Potvrda namjere...";

"Sa zahvalnošću potvrđujemo prijem materijala...", itd.

Pismo potvrde može završiti zahtjevom, željom, ponudom.

Uzorak potvrdnog pisma nalazi se u Aneksu 19.

Pismo obavještenja– poslovno pismo u kojem se obavještavaju o javnim događajima (sastanci, seminari, izložbe, konferencije itd.).

Pisma obavještenja, po pravilu, šalju se širokom spektru organizacija, institucija, preduzeća kako bi ih privukli ili pozvali da učestvuju u događajima koji su u toku. Pisma obavještenja mogu obavještavati o događaju, vremenu i mjestu održavanja, a istovremeno pozivati ​​na učešće, informirati o uslovima za učešće na događaju i sadržavati druge prateće informacije. Dakle, pismo obaveštenja može istovremeno biti i pozivno pismo ili prethoditi pozivnom pismu.

Pismo obavještenja može imati priloge koji mogu sadržavati program događaja, prijavu za učešće i druge informativne materijale. Takva se pisma, po pravilu, šalju na listu, pa se potrebna "Adresa" sastavlja generalno ili uopće ne.

Pisma obavještenja potpisuje rukovodilac organizacije ili zamjenik rukovodioca nadležan za organizovanje i održavanje priredbe, kao i više rukovodilaca ako događaj zajednički održava više organizacija.

Uzorak pisma obavještenja prikazan je u Dodatku 20.

Pozivno pismo – poslovno pismo, koje je vrsta pisma obaveštenja. Razlika od pisma obaveštenja je u tome što ono ne može biti izdato na memorandumu, može imati drugačiji format, boju, dodatne elemente dizajna u vidu ukrasa, crteža itd.

Prilikom pozivanja većeg broja ljudi koriste se šabloni, unaprijed napravljeni tekstovi poziva. Pozivna pisma se po pravilu upućuju određenoj osobi ili osobama, pa se koriste formule za obraćanje primaocu "Poštovani ..!", "Poštovani ..!", na primjer:

"Dragi gospodine Stepanov!";

"Dragi Aleksandre Nikolajeviču!";

"Poštovani!";

"Poštovani šefovi podružnica!" itd.

Pozivna pisma se mogu slati e-mailom, ali u posebno svečanim prilikama pozivnice slati poštom ili kurirskom službom. U pozivnim pismima koriste se sljedeći izrazi:

"Pozivamo vas da učestvujete u...";

"Molimo vas da učestvujete u...";

"Imamo čast da vas pozovemo...";

"Prihvatite naš poziv...";

"Dozvolite mi da pozovem (mi pozivamo) ...";

"Bilo bi nam drago vidjeti vas na...";

"Bićemo vam veoma zahvalni na učešću u...";

"Bili bismo vam zahvalni ako biste prihvatili naš poziv da...";

"Pozivamo vas na ... koji će se održati ...", itd.

Standardni tekst pozivnog pisma izgleda ovako:

„Od 23. do 25. marta 2014. godine održaće se naučno-praktična konferencija „Obrazovanje – novo vrijeme, novi pristupi“. Molimo da potvrdite svoje učešće na konferenciji i pošaljete sažetke izlaganja u količini od 3-5 listova. informacije će vam biti poslane nakon potvrde vašeg učešća."

Uzorak pozivnog pisma nalazi se u Aneksu 21.

Odgovor na pozivno pismo – poslovno pismo koje izražava pozitivne ili negativne povratne informacije. U slučaju pozitivne odluke, organizacija može odmah poslati prijavu za učešće na događaju. U slučaju negativne odluke potrebno je navesti razlog odbijanja, počevši odgovor na pozivno pismo obrazloženjem odbijanja: „U vezi sa...“.

Uzorak odgovora na pozivno pismo dat je u Dodatku 22.

Pismo čestitke (čestitka) – poslovno pismo sastavljeno u svečanim prilikama vezanim za značajne događaje na položaju službenog lica ili organizacije.

Pisma čestitki sastavljaju se u slobodnom obliku, mogu biti ili male veličine i sadržavati jednu ili dvije rečenice, ili mogu biti prilično detaljne. U potonjem slučaju, pismo čestitke navodi glavne faze života, aktivnosti osobe kojoj je čestitka upućena, njegova najvažnija postignuća. Ako je pismo upućeno organizaciji ili njenom strukturnom odjeljenju, ono navodi najvažnija i najznačajnija dostignuća organizacije ili pododjela.

U poslovnoj praksi mogu se razlikovati sljedeći razlozi za čestitke:

• - godišnjice, rođendane organizacije primaoca i rukovodioca organizacije;
• - dodjeljivanje nagrada, pobjeda na konkursima, pobjeda na tenderima;
• – uspjeh u poslovnom i profesionalnom radu (imenovanje na visoku funkciju, dodjela počasnog ili specijalnog zvanja, otvaranje nove poslovnice i sl.);
• - državni praznici (Nova godina, Božić, Dan branioca otadžbine, itd.);
• – vjerski praznici (Božić);
• - prijatni događaji u ličnom životu (rođendan, brak, rođenje deteta);
• – sklapanje uzajamno korisnih ugovora o partnerstvu;
• - Godišnjica saradnje (po pravilu prva ili okrugla).

Vježbajte

Pisma čestitki mogu se sastaviti ne samo na memorandumu organizacije, već i na posebnom papiru različitih boja, ukrašenim ornamentima, visoke gustoće itd.

U čestitkama se koriste sljedeće ključne fraze:

"Čestitam na vašem...";

"Iskreno vam čestitamo na...";

"Primite naše iskrene čestitke na...";

"Srdačno vam čestitamo na...";

"Čestitam na...";

"Primite naše iskrene čestitke...";

"Čestitam na novoj poziciji";

"Čestitam na otvaranju nove poslovnice";

"Bili smo oduševljeni saznanjem o vašem uspjehu na izborima. Čestitamo vam na pobjedi!" itd.

Standardni tekst pisma čestitke može izgledati ovako:

„Primite naše iskrene čestitke na izboru za predsjednika Upravnog odbora. Želimo Vam dobro zdravlje i uspjeh u radu. Uvjereni smo da će Vaše iskustvo i visoka profesionalnost poslužiti za dalji razvoj kompanije i jačanje njene pozicije u visokotehnološki sektor."

Uzorak pisma čestitke dat je u Dodatku 23.

Odgovorite na pismo čestitke – pismo sastavljeno kao odgovor na čestitke u svečanim prilikama u vezi sa značajnim događajima na položaju službenog lica ili organizacije.

Standardni tekst odgovora na pismo čestitke:

"Hvala vam na pažnji koju ste mi ukazali na moj rođendan. Hvala vam na lijepim i iskrenim riječima. Sa svoje strane, želim vam veliku sreću i zdravlje, blagostanje i blagostanje."

Uzorak odgovora na pismo čestitke dat je u Dodatku 24.

Garantno pismo - poslovno pismo kojim se garantuje plaćanje za obavljeni rad ili pružanje nečega (usluge, proizvodi, prostorije i sl.).

U garantnom pismu autorska organizacija preuzima određene obaveze, stoga takvo pismo ima pravno značenje. Tekst garantnog pisma sadrži zahtjev za izvođenje radova, pružanje usluga i sl., te sadrži pravno značajnu rečenicu: „Garantujemo plaćanje“ itd. Dalje u tekstu pisma dati su bankovni podaci organizacije - autora garantnog pisma.

Garantna pisma potpisuju direktor i glavni računovođa organizacije, potpisi su ovjereni glavnim pečatom organizacije.

Važno je znati!

Karakteristična karakteristika garantnog pisma je prisustvo potrebnog "naziv vrste dokumenta", koji se ne stavlja na druge vrste pisama. Ovaj rekvizit će izgledati ovako - GARANCIJSKO PISMO.

Osnovni modeli i dizajni garantnog pisma:

"Garantujemo povrat kredita...";

"Garantujemo otplatu kredita u iznosu ... do ...";

"Garantujemo plaćanje. Naš tekući račun...";

"Osiguranje stambenog prostora je zagarantovano...";

"Preduzeće garantuje...";

"Ovim pismom garantujemo...";

"(Naziv organizacije) traži (vas) pomoć... (Naziv organizacije) garantuje...";

„Molimo, u cilju pružanja pomoći, da pružimo ... (Naziv organizacije) garancije...";

„Jamčimo da je oprema isporučena prema gore navedenoj narudžbini u skladu sa svim aspektima sa opisom, specifikacijama i specifikacijama sadržanim u narudžbini“;

„Ako se u roku od ... od dana puštanja u rad oprema pokaže neispravnom, obavezujemo se da ćemo otkloniti kvar o svom trošku“;

"Ako ... preuzmemo na sebe da besplatno zamijenimo neispravnu opremu";

„Obavezujemo se da ćemo isporučiti novu opremu bez odlaganja“;

"Obavezujemo se da platimo troškove prevoza i osiguranja" itd.

Uzorak garantnog pisma nalazi se u Aneksu 25.

Informativni mail – poslovno pismo, u kojem se primalac obavještava o informacijama službene prirode.

Informativno pismo je po značenju blisko pismu poruke ili prodajnom pismu, ali je šire i informativnije. Ovo pismo je rezultat logičan razvoj dopisivanje. Šalje se primaocu ako je sa njim uspostavljen kontakt, a on se ne protivi daljem razvoju poslovnih odnosa. Informativno pismo ima za cilj da informiše primaoca o želji autora da razvija poslovne kontakte io pojedinim aspektima njihovog ostvarivanja u nešto većem obimu od poruke.

Informativna pisma su korisna za uspostavljanje početnog kontakta sa primaocem, kome se dostavlja određena količina dodatnih informacija preglednog karaktera. Informativno pismo može sadržavati poziv primaocu da dobije dodatne informacije koristeći formulaciju u pismu: „Rado ćemo odgovoriti na vaša pitanja“.

Uzorak informativnog pisma predstavljen je u Dodatku 26.

Prijavno pismo - poslovno pismo, sastavljeno u slučajevima kada organizacija želi da učestvuje u događajima ili da dobije usluge koje pruža druga organizacija. U komercijalnim aktivnostima vezanim za pružanje roba i usluga, aplikacija se može koristiti kao primarni dokument, na osnovu kojeg se naručuje i sastavlja ugovor. Posebna vrsta zahtjeva su dokumenti koji se podnose organima izvršne vlasti i državnim organizacijama radi registracije prava, dobijanja dozvola i sl.

Prijava se može sastaviti u jedinstvenom obliku ili u skladu sa zahtjevima koje formuliše organizacija koja nudi robu ili usluge. U prvom slučaju, priprema takve prijave sastoji se od popunjavanja obrasca koji je predložila prodajna organizacija. Ako je prijava sačinjena u slobodnoj formi, ona sadrži podatke koji su bitni za autora pisma.

Budući da je molba zapravo zahtjev za obavljanje nekog posla, pružanje usluga, uvrštavanje na listu učesnika događaja, tekst prijave se po pravilu koristi istim jezičkim okretima kao i u molbama:

"Molimo vas da uključite u grupu da učestvujete u ...";

„Molimo Vas da obezbijedite učešće dva predstavnika naše kompanije na ...“;

"Registrirajte se kao učesnici..." itd.

U zavisnosti od situacije, tekst molbe sadrži dodatne informacije u vezi sa učesnicima događaja, predmetom prijave, uslovima za obavljanje posla ili učešće u događajima koji su u toku itd. Na primjer, ako se podnese prijava za učešće na događaju (seminar, konferencija, festival, sajam, itd.), navode se sljedeće informacije:

• - naziv događaja;
• - datum događaja;
• – oblik učešća (govornik, slušalac, učesnik, itd.);
• – prezime, ime i prezime učesnika (učesnika);
• - mjesto rada, položaj;
• - poštansku adresu sa poštanskim brojem, brojem telefona, e-mail adresom;
• – potreba za hotelom za vrijeme trajanja događaja.

U slučaju kada se sastavlja prijava za pružanje bilo koje vrste usluge, svi bitni aspekti predmeta prijave i svi potrebni podaci o autoru prijave, pored onih sadržanih u obrascu pisma, su naznačeno.

Aplikacija može sadržavati i garanciju plaćanja usluga ili učešća na predmetnom događaju.

Uzorak pisma molbe nalazi se u Aneksu 27.

Dopunsko pismo - poslovno pismo koje se šalje iza glavnog pisma i sadrži Dodatne informacije. Karakteristična karakteristika takvog pisma je direktna naznaka da služi kao nastavak prethodnog pisma. Ovo je mjesto gdje bi dopunsko pismo trebalo početi, na primjer:

"Pored pisma...";

"Ovo pismo je dodatak...".

U tekstu dopunskog pisma treba objasniti šta je izazvalo potrebu njegovog slanja, na primjer:

"U vezi sa značajnom promjenom cijene komponenti za proizvod... koji predstavlja direktan interes za vašu kompaniju...".

Uzorak pisma dopune dat je u Dodatku 28.

pismo izvinjenja - pismo sastavljeno povodom izvinjenja primaocu za povrede u poslovnim odnosima. Pisma izvinjenja su relativno rijetka u službenoj poslovnoj korespondenciji. Međutim, oni su u velikom broju slučajeva neophodni za formalno izvinjenje primaocu i normalizaciju odnosa, posebno ako se drugačije ne može izviniti.

Standardna formulacija za početak pisama izvinjenja je: "Molim vas da prihvatite izvinjenje u vezi sa (za) ...". Izvinjenje treba uputiti na početku pisma, a tek onda objasniti motive svoje žalbe. Istovremeno, nije uobičajeno da se dva puta izvinite tokom pisma. Bolje je da što iskrenije i uvjerljivije izrazite svoje žaljenje u vezi sa privremenim narušavanjem odnosa sa primaocem. Opšti ton pisma izvinjenja treba da bude naglašeno pomirljiv, ali ne i dopadljiv.

Uzorak pisma izvinjenja nalazi se u Dodatku 29.

pismo saučešća - poslovno pismo napisano da izrazi žaljenje, saučešće i saučešće. Ova vrsta pisma koristi se u svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji u vezi sa smrću osoba bliskih adresatu (rođaci, kolege).

U slučaju manje tragičnih događaja (prirodna katastrofa, veliki problemi u radu organizacije), koristi se pismeni izraz saučešća, žaljenja. Ova pisma imaju za cilj da pokažu prijateljsku podršku u poslovnom okruženju. Dozvoljeno je pribjegavanje ovom obliku pismene žalbe u slučaju nesporazuma u odnosu između autora i adresata u slučaju nesuglasica koje narušavaju uobičajeni redosled poslovnih kontakata. Takva pisma trebaju početi riječima saučešća (saučešće, žaljenje), na primjer: "Molim vas da prihvatite moje saučešće..." ili "Izražavam vam svoje iskreno saučešće...". Vrlo je poželjno da opći ton takvog pisma bude naglašeno topao i ostavi mjesta za osjećaj nade i optimizma.

Uzorak pisma saučešća nalazi se u Dodatku 30.

pismo preporuke - obrazac autorske peticije primaocu u korist trećeg lica koje ne učestvuje u prepisci. Najčešće postoje pisma preporuke koje organizacija izdaje zaposlenima kao potvrda iskustva u ovoj organizaciji, zasluga i ličnih kvaliteta zaposlenog.

Tipična formulacija za početak pisma preporuke je sljedeća: „Imam čast da Vam preporučim, gospodine (gospođo)...“ ovim pismom. Nakon toga, autor skreće pažnju adresatu na motive njegovog poziva i iznosi vlastitu ideju o preporučenoj osobi. Detaljna preporuka ne može biti uopštena, ona mora sadržati opis konkretnih prednosti (ili nedostataka) preporučene kako bi se kod primaoca stvorio objektivan utisak o ovoj osobi.

Ovo je zanimljivo!

Pesnik Sergej Jesenjin stigao je u Sankt Peterburg 9. marta 1915. Prva osoba koju je posetio u gradu bio je L. L. Blok. Dao mu je pisma preporuke i Jesenjinov put u književne krugove bio je otvoren.

U poslovnoj praksi može se izdvojiti grupa slova koja se koriste u obavljanju komercijalnih aktivnosti organizacija, tzv. komercijalna pisma. Ova grupa uključuje sljedeće vrste pisama.

Upit - poslovno pismo koje potencijalni kupac šalje u fazi predugovora potencijalnom prodavcu radi dobijanja informacija o mogućnosti isporuke pošiljke robe pod određenim uslovima ili sa zahtjevom da pošalje ponudu za isporuku određenog pošiljka robe (za pružanje određene vrste usluge). Komercijalni zahtjev treba razlikovati od informativnog pisma i pisma zahtjeva za priopćavanje uslova isporuke i cijene robe. Pismo upita također se ne smatra molbom ili nalogom, što su druge vrste pisama sa drugim elementima i detaljima.

U komercijalnom zahtjevu kupac je zainteresovan za mogućnost isporuke pošiljke robe u određeno vrijeme, pod određenim uslovima, može se postaviti pitanje cijene isporuke. U zahtjevu se po pravilu navodi: naziv robe (usluge) i uslovi pod kojima je poželjno primiti robu (količina, kvalitet robe, model, marka, cijena, rok isporuke, rokovi isporuke itd. ).

Uslovi plaćanja određuju kada i kako se kupac obračunava sa prodavcem. Uslovi isporuke određuju gdje i u kom trenutku odgovornost za sigurnost robe i rizike prelazi sa prodavca na kupca.

Prilikom određivanja uslova isporuke u međunarodnoj trgovini koriste se termini koji su sadržani u INCOTERMS rječniku komercijalnih pojmova ( International Komercijalni uslovi, INCOTERMS) koje je razvila Međunarodna privredna komora. Rječnik sadrži pojmove o osnovnim uslovima nabavke, koji se odnose na proces transporta, registraciju isporuka itd., sadržane u međunarodnim kupoprodajnim ugovorima. Skraćenice od tri slova za svaki termin su standardne i dogovorene od strane relevantnih tijela PLO-a. Budući da je INCOMERMS stalno unapređivan skup pojmova, kada se koristi u ugovorima, potrebno je naznačiti izdanje rječnika.

Neki pojmovi iz rječnika su dati u nastavku:

• – FAS ( Besplatno Uz brod) - slobodno uz bok broda u ... (utovarnoj luci). Prodavac svoje obaveze smatra ispunjenim kada se roba postavi uz bok broda na vez. Od tog trenutka kupac snosi sve troškove i rizike gubitka ili oštećenja robe. Termin se koristi samo za transport morem ili riječnim vodenim transportom;
• – FOB ( Besplatno ukrcan) – slobodno na brodu u... (utovarnoj luci). Odgovornost i rizici prelaze na kupca od trenutka kada roba prođe ogradu broda u ugovorenoj luci otpreme. Termin se koristi samo za transport morem ili riječnim vodenim transportom;
• – CIF ( trošak Osiguranje Vozarina - trošak, osiguranje, vozarina plaćena do odredišne ​​luke. Termin se koristi samo za transport morem ili riječnim vodenim transportom;
• – CIFC ( Osiguranje troškova Freight and Conihsion) – CIF i posrednička komisija;
• – DAF ( Isporučeno na granici) - dostava na granici. Smatra se da je prodavac ispunio svoje obaveze da robu koja je prošla carinjenje isporuči za izvoz od trenutka kada je preda kupcu na ugovorenom mestu na granici. Termin se može koristiti za bilo koji način transporta, ali se uglavnom koristi za željeznički i drumski transport.

Komercijalni zahtjev koristi sljedeće izraze:

"Molimo da dostavite detaljne informacije o ...";

"Molimo Vas da obavijestite o mogućnosti isporuke...";

"Molimo da date ponudu za nabavku..." itd.

Standardni tekst pisma zahtjeva:

„Koncern VAMIT je specijalizovan za istraživanje tehnologija sušenja drveta. S tim u vezi, izuzetno smo zainteresovani za kupovinu i ugradnju sušara ruskih preduzeća. Molimo da nam pošaljete brošure i informacije o ceni kompleta standardnih projekata naučno-tehničke dokumentacije za drvo. oprema za sušenje“.

Uzorak pisma zahtjeva nalazi se u Aneksu 32.

Odgovorite na upitno pismo – pismo odgovora potencijalnog prodavca robe (usluga) na zahtev potencijalnog kupca robe (usluga).

U slučaju kada je prodavac spreman da ispuni sve uslove zahtjeva, može odmah poslati ponudu za isporuku. Međutim, potrebno je vrijeme da se pripremi kvalitetan prijedlog, pa se preporučuje da se prvo načelno dogovorite, a prijedlog pošaljete u sljedećem pismu.

Odgovor na komercijalni zahtjev može biti:

• - pismo ponude (ponuda), ako prodavac može odmah udovoljiti zahtjevu kupca;
• - dopis kojim se obavještava o proizvodu (uslugama), ako je kupac zatražio informaciju o proizvodu;
• - odbijanje razmatranja zahtjeva.

U potonjem slučaju, etika poslovnog odnosa zahtijeva prije svega da se izrazi zahvalnost za narudžbu, a zatim objasni razloge zašto se nalog ne može prihvatiti i izvršiti, na primjer:

"Hvala na vašem zahtjevu za isporuku... Nažalost, zbog ... Vaša narudžba ne može biti prihvaćena na razmatranje (izvršena)";

"Hvala na zahtjevu za isporuku... Nažalost, predmet koji vas zanima može biti isporučen samo pod uslovima...";

"Hvala na zahtjevu za isporuku... Nažalost, artikal koji vas zanima ne može biti isporučen ranije... Obavijestite nas o svom pristanku za promjenu roka isporuke."

Standardni tekst odgovora na zahtjev:

"Razmatrajući vaš zahtev za mogućnost isporuke 2000 ASUS VX239H monitora u Jekaterinburg u aprilu 2014. godine, potvrđujemo našu spremnost da isporučimo ove proizvode u određenom roku."

Uzorak odgovora na upitnik je dat u Aneksu 33.

Pismo ponude (pismo prezentacije) - poslovno pismo upućeno potencijalnom partneru sa ponudom robe, usluga, saradnje i sl. U komercijalnim djelatnostima, takvo pismo ponude naziva se komercijalna ponuda ili ponuda.

Ponuda može biti:

• – pismena potvrda o prethodno postignutom usmenom dogovoru;
• - odgovor na prethodno poslano pismo upita;
• - nezavisni prijedlog, koji je inicijativni dokument. U ovom slučaju djeluje kao reklamno pismo.

U prva dva slučaja, prijedlog se šalje kao odgovor na upit ili kao rezultat preliminarnih dogovora, tako da nije proaktivan. Shodno tome, u prvom redu pisma navedena je motivacija za slanje prijedloga.

U komercijalnoj ponudi ima mnogo više obaveznih elemenata nego u zahtjevu. To uključuje podatke o pakovanju i etiketiranju, kvalitetu, cenu robe, cenu isporuke, cenu cele serije, uslove plaćanja. Moguće je dati informacije o nadoknadi rizika u okolnostima više sile i uslovima arbitraže.

U komercijalnim djelatnostima ponude (ponude) su besplatne i čvrste. Besplatna ponuda je ponuda koju prodavac može odbiti da ispuni prije zaključenja ugovora; ne obavezuje prodavca na obavezu prodaje robe. Informacije o besplatnoj ponudi su date u prvom redu teksta (... nudimo Vam ponudu bez naše obaveze). Čvrsta ponuda je ona od koje prodavac nema pravo odbiti prije određenog vremenskog perioda.

Konkretnom kupcu se šalje čvrsta ponuda u kojoj su navedeni bitni uslovi isporuke (količina robe, kvalitet, cijena robe itd.). Čvrsta ponuda obavezuje prodavca da proda ponuđeni proizvod licu kome ga nudi, stoga je obavezan element čvrste ponude da u poslednjem redu navede rok važenja ponude, na primer: " Ponuda vrijedi do ...". Ne dobijam odgovor u podesiti vrijeme jednako odbijanju da prihvati ponudu.

Da biste kreirali kvalitetno pismo prijedloga, morate se kretati u sljedećim konceptima:

• - prihvatanje - prihvatanje ponude pod uslovima prodavca;
• - u rasutom stanju - prevoz vangabaritnih tereta bez ambalaže;
• - u rasutom stanju - transport tečnosti u cisternama ili cisternama bez ambalaže;
• - u rasutom stanju - prevoz rasutih tereta bez ambalaže.

Najčešći međunarodni pojmovi koji definišu

uslovi plaćanja:

• - RAČUN / RAČUN (RAČUN / RAČUN) - od računa do računa;
• – V/S ( Bill Za naplatu) - račun za naplatu;
• – CBD (GOTOVINA PRIJE ISPORUKE) – gotovinsko plaćanje prije isporuke robe;
• – CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) – gotovinsko plaćanje po dokumentima;
• – CIA (CASH IN ADVANCE) – avansno plaćanje u gotovini.

Ponuda partneru sadrži konkretne detaljne informacije,

budući da sljedeći korak može biti zaključivanje ugovora, ili opće informacije, što je zapravo prijedlog za početak pregovora.

Struktura ponude može izgledati ovako:

Dio 1. Uvod:

• - pozdravi;
• - oznaku razloga za pismo.

U ovom dijelu poruke koriste se sljedeće fraze:

"Na Vaš zahtjev, obavještavamo Vas da...";

„Drago nam je što želite da uspostavite poslovne kontakte sa nama“;

"Sa zadovoljstvom Vam šaljemo željene uzorke i ponudu...";

"Naš predstavnik, gospodin N će nas obavijestiti da ste zainteresovani za našu robu...";

"Prema vašem zahtjevu...";

"Potvrđujemo naš dogovor i najavljujemo da možemo isporučiti...";

"Naši poslovni partneri (N) su nas obavijestili da ste zainteresovani da naše proizvode uvrstite u svoj asortiman...";

"Spremni smo da vas opskrbimo našim proizvodima i stoga vam šaljemo naš najnoviji katalog na pregled."

Dio 2. Glavni dio:

• - odgovor na postavljena pitanja;
• – prenošenje značenja komercijalne ponude (naglasak na ekskluzivnosti proizvoda, ako proizvođači ovaj proizvod malo; naglasak na parametrima, razlikama u proizvodima, ako postoji mnogo proizvođača ovog proizvoda; akcenat na karakteristikama rada kompanije i pružanja usluga, ako ima dosta proizvođača ovog proizvoda).

Korištene fraze:

"Spremni smo da vam napravimo posebnu ponudu";

"Nudimo vam...";

"Mi vam nudimo čvrsto...";

"Kao potvrdu našeg dogovora, nudimo vam...";

"U prilogu Vam šaljemo naš katalog sa najnovijim cjenovnikom";

„Naš detaljan cjenik će Vas uvjeriti u bogatstvo našeg asortimana“;

"Naša ponuda vrijedi do...";

"Cijene uključuju troškove pakiranja i dostave";

"Isporučujemo pod uslovima...";

"Spremni smo da vam damo popust...";

"Obavijestite nas ako pristajete na probnu kupovinu radi testiranja";

„Pod uslovom da cijene sirovina ostanu nepromijenjene,..“;

"Naši proizvodi su visoko cijenjeni za...".

– dodatne ponude (naglasak na posebnom odnosu prema klijentu).

Korištene fraze:

"Da bismo vam olakšali početak ovog novog posla, daćemo vam popust ... % na naše cijene u katalogu";

„Odličan kvalitet naših proizvoda osvojio je veliku pažnju širom svijeta“;

"Skrećem vam pažnju posebno na pozicije...";

"Za vaše potrebe, model je najprikladniji...";

"Pozicije (roba) označene u cjenovniku, mogu vam preporučiti posebno, kako se izrađuju...";

"Mogli biste isplativo kupiti veliku seriju...";

"Kao što vidite, naše cijene su konkurentne";

"Uvjereni smo da će kvalitet naših proizvoda ispuniti sva vaša očekivanja";

„Svim našim proizvodima dajemo ...godinu garancije“;

„Naši proizvodi su pažljivo provjereni kako bismo osigurali kvalitetu“;

„Bilo bi nam drago da vam se pridružimo poslovni odnos, a uvjereni smo da ćete naše proizvode moći uspješno prodavati u svojoj radnji“;

"Vaša prva narudžba će vas uvjeriti da nastojimo da s najvećom pažnjom ispunimo sve želje kupca."

Dio 3. Finale:

– izražavanje zahvalnosti na pažnji i izražavanje nade za saradnju.

Korištene fraze:

"Bilo bi nam drago da uskoro dobijemo narudžbu od vas";

„Ukoliko imate bilo kakvih pitanja o ovome, možete nas pronaći na sljedećim brojevima telefona“;

„Ako Vam naš prijedlog ne odgovara, bit ćemo Vam zahvalni što ste nam rekli razloge“;

„Na Vaš zahtjev rado ćemo Vam dati informacije o uslovima isporuke i plaćanja“;

"Radujemo se što ćemo primiti vašu narudžbu i obećavamo brzo i precizno izvršenje."

Standardni tekst pisma ponude:

"Nudimo vam novi katalog koji obuhvata kompletan asortiman namještaja naše kompanije. Takođe šaljemo i cjenovnik koji obezbjeđuje značajne popuste za naše stalne kupce. Međutim, ove popuste ne možemo zadržati dugo vremena, pa vam preporučujemo da naručite u toku tekućeg mjeseca."

Uzorak pisma ponude nalazi se u Aneksu 34.

Odgovorite na pismo ponude - pismo odgovora potencijalnog kupca robe (usluga) na prijedlog potencijalnog prodavca robe (usluga).

Poslovni bonton je da morate odgovoriti na ponudu čak i ako je ne možete prihvatiti.

Odgovor na pismo ponude može biti pismo kojim se potvrđuje prihvatanje ponude ili odbijanje. Kupac se možda ne složi samo sa nekim od uslova ponude, tada može poslati protivponudu prodavcu, što rezultira komercijalnom korespondencijom, tokom koje se strane ili dogovore o svim bitnim uslovima isporuke, ili odbijaju da zaključiti transakciju. Ovisno o situaciji, kao odgovor na pismo ponude mogu se koristiti sljedeći fiksni izrazi:

„Zahvaljujemo na ponudi i obavještavamo Vas da smo spremni za sklapanje posla na...“;

"Prihvatamo vašu ponudu za...";

"Potvrđujemo našu spremnost da sklopimo dogovor o...";

"Hvala na ponudi, ali trenutno nismo zainteresirani za kupovinu ovog artikla."

Standardni tekst odgovora na pismo ponude:

"Hvala vam na ponudi za isporuku dodatnih strujnih transformatora za kompletiranje električnih komandnih panela. Međutim, smatramo da je cijena koju ste naveli previsokom. Osim toga, uslovi plaćanja su, nažalost, za nas neprihvatljivi. Spremni smo vratite se na svoje prijedloge ako smatrate da je moguće izvršiti odgovarajuće izmjene.

Uzorak odgovora na pismo ponude dat je u Dodatku 35.

Pismo zahtjeva - poslovno pismo, čija je svrha da podstakne drugu stranu da ispuni svoje obaveze u uslovima kršenja ranije prihvaćenih ugovora.

Pisma zahtjeva, po pravilu, imaju složenu strukturu. U njima se utvrđuju uslovi sporazuma sa osvrtom na konkretne dokumente, skicira suština trenutne situacije, formulisan je zahtev za neophodnost ispunjenja obaveza i ukazuju na moguće sankcije u slučaju neispunjavanja ovih obaveza.

Ključne fraze u pismima potražnje mogu biti:

"Hitno zahtijevamo da ispunimo (pošaljemo, obezbijedimo, prenesemo)...";

"Zahtjevamo da ispunimo svoje obaveze...";

"Tražimo hitno izvršenje..." itd.

Moguće sankcije mogu se formulirati na sljedeći način:

"U suprotnom ćete biti kažnjeni...";

"U suprotnom, slučaj će biti proslijeđen Arbitražnom sudu";

"U suprotnom ne snosimo odgovornost za posledice..." itd.

Uzorak odgovora na pismo zahtjeva je predstavljen u Dodatku 36.

Zahtjev se sastavlja na memorandumu. Trenutno ne postoje regulatorni zahtjevi za podnošenje zahtjeva na zakonodavnom nivou. Ali praksa je razvila sljedeće preporuke za njegovu kompilaciju i dizajn.

• - osnov za podnošenje reklamacije (link na ugovor zaključen između strana, garancijsko pismo);
• - suštinu, predmet tužbe. Treba navesti koja obaveza je prekršena iu kojoj mjeri (kašnjenje, neodgovarajući kvalitet, itd.);
• - valjanost tužbe (linkovi na ugovore, akte, itd.), dokaze koji ukazuju na upućivanje na regulatorna dokumenta koja služe kao osnov za namirenje potraživanja;
• – materijalne i druge štete koje ste pretrpjeli;
• – radnje ortaka po potraživanju; specifične zahteve podnosioca zahteva (raskid ugovora, povraćaj sredstava, zahtev za zamenu nekvalitetne robe, itd.) sa naznakom vremena za ispunjavanje ovih zahteva;
• – šta učiniti ako potraživanje nije udovoljeno. Pismo mora sadržavati upozorenje o naknadnoj žalbi pravosudnim organima ako se zahtjev ne udovolji.

Za nedvosmislenu identifikaciju ove vrste pisma, dozvoljeno je označiti vrstu slova na dokumentu - ZAHTEV.

Pismo zahtjeva (reklamacije) treba imati naslov teksta koji odražava njegove glavne zahtjeve, na primjer, „O plaćanju dugova i penala“ ili sadržavati vezu na ugovor čiji su uslovi prekršeni, na primjer, „Na potraživanje po ugovoru o zakupu od __________ br. ________“.

Pismo reklamacije mora sadržavati napomenu o prisutnosti zahtjeva, sa naznakom svih priloženih dokumenata koji potvrđuju valjanost reklamacije. U pismu je određen rok za razmatranje ovog zahtjeva, koji, međutim, nije definisan zakonom i u praksi je mjesec dana. Forma prezentacije teksta treba da bude što korektnija kako bi se očuvali poslovni odnosi i ugled partnera.

Zahtjevi se po pravilu šalju primaocu preporučenom poštom sa posebnom priznanicom i potvrdom o prijemu. Ove dokumente pohranjuje autor tužbe radi mogućeg predstavljanja pravosudnim organima.

Prilikom sastavljanja teksta tužbe kao osnova za podnošenje tužbe koriste se sljedeće fraze:

"Šaljemo vam zahtjev za...";

„Šaljemo vam potvrdu o polaganju ispita sa datumom ... br. ..., iz koje proizilazi da ...";

"Naš kupac vam upućuje reklamaciju (reklmaciju) u vezi kvaliteta...";

"Mi tvrdimo o kvalitetu robe...";

"Na osnovu komercijalnog akta podnosimo tužbu protiv ...";

"U skladu sa ugovorom... prekršili ste stav br....";

"U seriji otpremljene robe... pronađena je nestašica...";

„Prilikom prijema primljene robe (datum) po fakturi br. ... ustanovljen je manjak ...“;

"Na našu veliku žalost, obavještavamo vas da...";

"Nažalost, moramo vas obavijestiti...";

"Prema stavu 4. ugovora, morate nas snabdjeti...".

Sljedeće fraze se koriste za navođenje zahtjeva:

"Namjeravamo zahtijevati od vaše strane...";

"Namjeravamo da vas pitamo...";

"U skladu sa navedenim, molimo Vas...";

„U vezi sa navedenim, naplaćena Vam je novčana kazna za...“.

Za izražavanje sadržaja sankcija koriste se izrazi:

„U slučaju izbjegavanja preduzimanja mjera za rješavanje pitanja iz pritužbe, predmet će biti proslijeđen Arbitražnom sudu...“;

"... inače ćete biti podvrgnuti kaznama";

"Odbijanje ispunjenja obaveza iz ugovora u vezi sa izjavljenom reklamacijom...".

Odgovor na pismo žalbe (žalbe). organizacija mora dostaviti u navedenom roku. Za to vrijeme morate pismeno obavijestiti drugu stranu o odbijanju potraživanja ili o njegovom prihvatanju na razmatranje. Ukoliko se zahtjev prihvati na razmatranje, saopštava se rok za donošenje odluke o zahtjevu ili određene mjere za njegovo zadovoljenje. U slučaju odbijanja reklamacije, navode se razlozi odbijanja uz pozivanje na dokumentaciju koja to može potkrepiti.

• – pisma koja nude robu ili usluge;
• - prezentacijska pisma koja sadrže informacije o organizaciji.

Pored ovih varijanti, u oglašavanju se široko koriste informativna pisma, prospekti, bilteni, čiji je zadatak da daju detaljne, ponekad detaljne, informacije o robi i uslugama. Ovi materijali nisu promotivna pisma, ali zajedno s njima obavljaju reklamnu funkciju. Reklamni materijali se, po pravilu, daju na zahtjev zainteresovane strane koja je primarna informacija o organizaciji ili proizvodu dobila iz reklamnog pisma ili na drugi način.

• - reklamno pismo ne bi trebalo da bude dugačko i ne više od jedne stranice;
• – reklamno pismo treba da bude sažeto, jasno, informativno; ne treba detaljno opisivati ​​organizaciju i robu ili usluge koje se nudi, već je potrebno samo naglasiti razliku između vaše organizacije i drugih, vaše robe od robe drugih dobavljača;
• - nije prikladno preuveličavati zasluge vaše organizacije, jer se svaka informacija uvijek može provjeriti;
• – ponuđena dobra ili usluge ne treba da budu nametnute; višekratno ponavljanje rečenice, iako u različitim verzijama, može otuđiti dopisnika;
• - reklamno pismo predstavlja vašu firmu, firmu, tako da mora biti izdato na memorandumu sa svim detaljima potrebnim za pismo.

• 3. Prezentacija proizvoda (robe) i nabrajanje njegovih glavnih prednosti.
• 4. Navođenje dodatnih ili povezanih pojmova.
• 5. Konkretan prijedlog saradnje (trgovina na veliko ili malo, ponuda usluga i sl.).
• 6. Izražavanje spremnosti da se daju uzorci proizvoda, detaljne informacije o proizvodu ili uslugama i odgovori na sva pitanja koja potencijalni potrošač može imati.
• 7. Standardna fraza sa izrazom nade u saradnju.
• 8. Potpis (pozicija, prezime, inicijali).

U slučaju da pismo predstavlja organizaciju, njena struktura može izgledati ovako:

• 1. Apel adresatu ("Poštovani!" ili "Poštovani kolege!").
• 2. Kratak uvod organizaciju i prirodu njenih aktivnosti.
• 3. Opis osnovnih aktivnosti organizacije, njene prednosti u poređenju sa drugim organizacijama koje nude slične proizvode ili usluge.
• 4. Konkretan prijedlog saradnje.
• 5. Izražavanje spremnosti da pruži bilo koju informaciju od interesa o organizaciji i odgovori na sva pitanja.
• 6. Standardna fraza sa izrazom nade u saradnju.

Za snažniji uticaj na potencijalnog partnera potrebno je da pismo reklamiranja robe i usluga potpisuje najmanje rukovodilac jedinice, a pisma koja predstavljaju organizaciju, rukovodilac organizacije ili njegov zamenik.

Prilikom pisanja reklamnih pisama, morate se pridržavati opšta pravila dizajn poslovnih pisama, ali da bi se skrenula pažnja na pismo, prihvatljivo je koristiti širi spektar dizajna teksta, kao što je isticanje najvažnijih fragmenata teksta.

Dakle, savremeni menadžment zahteva od svakog menadžera i lidera da bude u stanju da piše poslovne tekstove raznih vrsta. To može biti i priprema komercijalnih pisama i poslovnih prijedloga, kao i dizajn čestitki i zahvalnica. Od pisanja nekih od ovih dokumenata direktno će zavisiti uspjeh svih menadžerskih i komercijalnih aktivnosti. S tim u vezi, praktične pisane vještine izrade poslovnih pisama, bez obzira na tematski fokus teksta, potrebne su u svakodnevnom radu gotovo svakom specijalistu, uključujući menadžere svih nivoa, šefove odjela kompanije, stručnjake za oglašavanje, personalne asistente menadžera, kao i svi kancelarijski radnici.

U poslovnom prometu dokumenti su strogo službeni, sastavljeni po jedinstvenom modelu ili u skladu sa prihvaćenim standardima (npr.), i gotovo neformalni, sastavljaju se kada treba riješiti neočekivani problem, zatražiti pomoć ili izraziti zahvalnost. Pogrešno se vjeruje da je "slobodni" oblik lakši za korištenje; naprotiv, da biste napisali uvjerljivu žalbu ili pismo, morat ćete uložiti mnogo više truda nego da popunite jedinstveni obrazac.

Druga kategorija dokumenata uključuje mnoštvo pisama zahtjeva, čiji se uzorci mogu naći u nastavku. Kompetentno i jasno sastavljanje takve poruke ponekad nije ništa manje važno od. Ispod su primjeri pisama zahtjeva za pomoć, uputstva korak po korak za kreiranje savršenog dokumenta i savjeti za slanje primaocu.

Uputstvo za pisanje zamolnice

A poruke u kojima se traži pomoć, i to iz očiglednih razloga, ne mogu se sastaviti po jednom modelu: koristeći jedinstvenu formu, jednostavno je nemoguće prilagoditi se specifičnim okolnostima. Zaista, da bi zahtjev imao željeni efekat, izuzetno je važno uzeti u obzir ličnost primaoca, njegov društveni status, trenutno materijalno stanje i druge faktore. Osim toga, pismo treba da ima naglašeni povjerljivi karakter: ako se radi o strogo službenom dokumentu, adresat, koji je po defaultu u povoljnijoj poziciji, vjerovatno će radije odgovoriti odjavom ili jednostavno odbiti dijalog slanjem poruku u korpu za otpatke.

Bitan: u cijelom pismu potrebno je pridržavati se toplog i uljudnog tona. Ne smijemo zaboraviti da pismo zahtjeva nije službeni zahtjev, primatelj ga može slobodno zanemariti ili odbiti. Samo poštovanje bez dovoljne motivacije neće dati rezultate, ali će barem moći zadržati pažnju čitaoca, prisiljavajući ga da dođe do kraja teksta.

Prije nego počnete pisati zahtjev za rješavanje problema, odgodu plaćanja ili popust, ima smisla odlučiti se za primatelja. Ovisno o okolnostima, to mogu biti:

• privatno lice - na primjer, bogati investitor ili uticajni naučnik;
• individualni preduzetnik ili vlasnik društva sa ograničenom odgovornošću;
• entiteta generalno, ako pošiljalac ne zna ime direktora ili mu nema smisla ko će tačno odgovoriti na poruku;
• državni službenik bilo kojeg nivoa - od gradonačelnika malog grada do guvernera ili odgovornog šefa bilo koje strukture.

Naravno, pismo upućeno prosječnom preduzetniku bit će veoma različito po duhu od zvaničnog pisma u kojem se traži pomoć predsjedniku državne korporacije. Međutim, struktura svih pisama zahtjeva je približno ista; dovoljno je da kompajler sam shvati koji elementi moraju biti prisutni u bilo kojem slovu, koji se mogu mijenjati i koje je bolje potpuno napustiti. Ovo je mnogo teže izvodljivo, ali ipak moguće. Sljedeće upute pomoći će vam da shvatite situaciju.

Drugo pitanje koje treba razjasniti prije pisanja pisma zahtjeva je struktura dokumenta. Kao što je već pomenuto, ne postoji jedinstvena forma poruke, ali je generalni plan bilo kog poslovnog pisama gotovo isti - treba ga se pridržavati. Formalni ili poluslužbeni zahtjev za pomoć, pomoć ili usluge se sastoji od sljedećih blokova:

1. "Šešir". Sastoji se od logotipa organizacije, dodatnih uzoraka (preporučljivo je koristiti ne dionički, već vlastiti dizajn; za to ne škodi angažirati profesionalnog dizajnera) i naziva organizacije koja šalje, ako ona nije dio logo. Suprotno uvriježenom mišljenju, nije potrebno uključiti državne simbole Ruske Federacije, uključujući zastavu i grb, u „zaglavlje“, posebno ako je pošiljatelj fizičko lice, individualni poduzetnik ili mala kompanija koja nema veze sa vladinim agencijama. Malo je vjerovatno da će prisustvo zastave i grba uticati na odluku primaoca, ali (ako se koriste nestručno) ovi atributi će navesti čitatelja da posumnja u vjerodostojnost podnositelja zahtjeva.
2. Uvodni dio. To uključuje:
   • službene nazive kompanije pošiljaoca (pune i skraćene) ili prezime, ime i patronimiju autora zamolnice;
   • detalje o adresatu, uključujući PIB, PSRN, statističke kodove, registracione brojeve i tekući račun;
   • kontakt detalji: puna adresa sa poštanskim brojem, brojevi telefona, adresa e-pošte, messenger nalozi i na društvenim mrežama itd;
   • opciono - ime ili prezime, ime i patronimik primaoca, u zavisnosti od toga da li se radi o pravnom ili fizičkom licu;
   • pozdrav odvojen od glavnog teksta praznim redom i istaknut većim fontom;
   • naznake na osnovu žalbe (nastanak kašnjenja, analiza rezultata, prisustvo usmenog dogovora, telefonski razgovori i sl.);
   • imenovanje zamolnice (otklanjanje nastalih nesporazuma, brzo rješavanje problema ili hitna pomoć bilo kojoj osobi).
3. Glavni tekst. U tijelu pisma treba navesti (što je moguće kraće, razumljivije i na književnom ruskom) suštinu zahtjeva: platiti dug, izvršiti popravke, pružiti materijalnu pomoć skloništu ili dati popust. Na samom početku teksta mora se naglasiti da je pismo upravo molba; najlakši način za to je korištenje odgovarajućih izvedenica: “Iskreno molim”, “Pitamo vas”, “Naša organizacija pita”, “Pitam vas” - i druge. Kao što je već napomenuto, pismo molbe nije zahtjev, a još manje naredba, stoga je od početka do kraja poruke potrebno striktno pridržavati se tona poštovanja, imajući na umu da je osoba o kojoj je riječ u ovom slučaju pošiljalac, a ne čitalac. Izuzetak su samo poruke sa zahtjevom za otplatom duga; ali u ovom slučaju ne treba zaboraviti na poštovanje prema adresatu. Također ne škodi dodati nekoliko toplih riječi na početak pisma (ako su pošiljatelj i primalac dobro upoznati) ili službene pohvale ako sastavljač i primalac nisu prethodno komunicirali ili se interakcija odvijala u strogo poslovnom okviru . Ako jedno pismo sadrži nekoliko suštinski različitih ili međusobno povezanih zahtjeva, svaki od njih mora dobiti svoj pasus, ili još bolje, kreirati listu s nabrajanjem koja ima značajnu vizualnu prednost u odnosu na čvrsti tekst.
4. Zaključak. Ako pismo ima posebno značenje za pošiljaoca, ovdje vrijedi još jednom (kratko i uvjerljivo) pozvati čitatelja na akciju. To se može učiniti kako s dvije ili tri rečenice, koje su kvintesencija glavnog teksta, tako i uz pomoć slogana koji privlači pažnju. Međutim, nemojte se previše zanositi; Pismo zahtjeva mora biti povjerljivo, a ne komercijalno ili promotivno. Neka njegov stil bude nekompliciran, a ne namerno prilagođen, ubacujući čitaocu sumnju u iskrenost pošiljaoca. Ovo je posebno važno ako pismo sadrži zahtjev za pomoć ili pomoć.
5. Zbogom i potpis. nije uvek postavljeno. Ako je svrha dokumenta traženje pomoći ili podrške, ima smisla koristiti drugu formulu umjesto ove formule, na primjer, „Unaprijed hvala“, „Unaprijed hvala“, „Hvala na pažnji“, „Hvala puno vam na pomoći”, i tako dalje. Koja god fraza da se koristi, ona je svakako i bezuslovno odvojena od samog potpisa zarezom, a takođe, ako prostor dopušta, novim redom. Znak interpunkcije u ovom slučaju nema funkcionalno, već grafičko značenje, što olakšava čitaocu da percipira tekst; isto važi i za prenos potpisa u sledeći red.
6. Datum i pečat. Odmah nakon potpisa na dnu pisma potrebno je upisati datum njegovog sastavljanja ili, ako je unaprijed napisan, datum slanja. Stavljanje pečata i ličnog potpisa nije obavezno, ali vrlo poželjno: ovo je još jedan znak poštovanja prema primaocu. Čak i ako se poruka šalje u elektronskom obliku (iako je preporučljivo koristiti papirnate dokumente), na kraju stranice vrijedi staviti elektronske kopije pečata (pečata) i osobnog potpisa pošiljaoca ili dokument ovjeriti poboljšanim digitalni potpis.

savjet: ako je važno da primatelj dobije odgovor na pismo u određenom roku, potrebno je to navesti u glavnom tekstu: na primjer, „Čekamo Vaš odgovor najkasnije do...“ ili „ Nadamo se da ćemo dobiti pojašnjenja prije ...”. U suprotnom, primalac, koji nije vezan nikakvim obavezama u vezi sa dokumentom, može odgoditi odgovor, što će stvarati dodatne poteškoće za pošiljaoca.

Prilikom slanja pisma zamolnice za pomoć ili otplatu duga, treba napomenuti da je u organizacijama za obradu pristigle korespondencije odgovoran sekretar ili ovlašćeno lice. Dakle, podnosilac zahtjeva koji želi da njegovu poruku pročita direktno rukovodilac ili direktor mora na koverti zabilježiti “Lično u ruci”, “Povjerljivo” ili “Na razmatranje... (prezime i inicijali primaoca)”. Međutim, ako dokument sadrži zahtjev koji ne zadire u lične, poslovne ili industrijske tajne, neće biti ništa katastrofalno ako poruku prvo pročita i registruje sekretar, pa se tek onda prenese direktoru ili menadžeru.

Nekoliko savjeta za pisanje pisma u kojem se traži pomoć:

1. Pismo mora biti napisano na dobrom ruskom jeziku, bez grešaka i grešaka u kucanju. Ovo nije samo znak pismenosti pošiljaoca, već i dokaz njegovog poštovanja prema primaocu. Ako se sastavljač dokumenta nije potrudio da ponovo pročita tekst, u najmanju ruku je nerazumno govoriti o iskrenosti ljubaznih riječi koje je uputio prema primaocu.
2. Ako nije moguće koristiti memorandum (na primjer, jednostavno ne postoji), pokušajte barem odabrati atraktivan font koristeći različite veličine i stilove. Zamolnica mora biti ne samo uvjerljiva, već i ugodna za oko - inače adresat ne može izdržati i prekinuti čitanje u sredini, a da ne dođe do točke.
3. Imajući na umu da poruka u kojoj se traži pomoć ili pomoć nije striktno službeni dokument, prilikom njenog pisanja pokušajte izbjeći birokratske zaokrete i preduge rečenice. Što je primaocu lakše da pročita dokument i shvati suštinu žalbe, veća je vjerovatnoća da će odgovoriti i poduzeti potrebne mjere.

Greške prilikom pisanja pisma zahtjeva

Da biste konačno razumjeli pravila i značajke pisanja pisama zahtjeva, trebali biste razmotriti mali primjer koji sadrži greške tipične za neiskusne autore:

Dragi Valensky A.D.!

Molimo vas da donirate bilo koji iznos, počevši od 500 hiljada rubalja, našem Fondu za zaštitu divljih ježeva Moskovske oblasti. Vaš odgovor čekamo najkasnije do 25. avgusta tekuće godine. Naš tekući račun je 1234567890.

Petrov L. M., zamjenik prvog predsjednika Fondacije.

Spisak grešaka u pismu i primeri tačnih rešenja:

1. "Dragi Valenski A.D!". Ispravna opcija:“Dragi Andrej Denisoviču!” (Spominjanje imena i prezimena bolje funkcionira za primaoca nego hladno formalno obraćanje po prezimenu).
2. U pismu zamolnice potpuno nedostaju prijateljske riječi i komplimenti. Ispravna opcija:„Znamo da se dugo i produktivno bavite restauracijom rijetkih populacija ježeva i imate svoj mali zoološki vrt, a ujedno ste i dobitnik državne nagrade „Pomozite ježevima“ za 2009., 2011. i 2015. godinu. ”
3. U primjeru nema uvjerljivog argumenta. Ispravna opcija:“Ne samo da provodite nezavisna istraživanja i komunicirate s vodećim stručnjacima iz oblasti eugenike ježa, već aktivno pomažete raznim ekološkim organizacijama, a također ste više puta izrazili želju da sponzorirate bilo koju akciju u vezi sa stvaranjem povoljnog emocionalnog okruženja za ove sisare. .”
4. "Molim vas donirajte..." Prilikom pisanja jednoj osobi, posebno u poslovnom pismu, a posebno ako sadrži zahtjev, potrebno je pisati zamjenicu "Vi" velikim slovom. Upotreba drugačijeg pravopisa jasan je znak nepoštovanja ili barem nepažnje kompajlera, što je u takvoj poruci potpuno neprikladno. Tačan primjer:"Molim vas donirajte."
5. U glavnom dijelu pisma zahtjeva ili premalo ili previše specifičnosti. Suštinu rada Fonda treba detaljnije opisati, ali u isto vrijeme čitatelju treba dati mogućnost da samostalno odabere iznos donacije. Nema očigledne potrebe za navođenjem određenog datuma za prijem odgovora: njegovo spominjanje mora biti ili potkrijepljeno ili isključeno iz teksta pisma. Tačan primjer: « U vezi sa Vašim interesovanjem za problem, iskreno Vas molimo da date izvodljivu donaciju našoj Fondaciji, koja od 2009. godine prikuplja informacije o broju populacija ježeva u Moskovskoj oblasti i uslovima njihovog postojanja, kao i razvoj projekata za preseljenje ugroženih životinja na udobnija mjesta. Možete izvršiti transfer na naš tekući račun 1234567890 ili kontaktiranjem našeg predstavnika izabrati bilo koji drugi pogodan način da pomognete ježevima. Ako vam nije teško, odgovorite na pismo najkasnije do 25. avgusta ove godine: već početkom septembra krećemo sa velikim i skupim projektom, u kojem možete i vi učestvovati.”
6. Nedostaje u gornjem pismu zahtjeva i zaključku. Tačan primjer: Nadamo se Vašem razumijevanju i saosjećanju. Uvijek smo spremni odgovoriti na sva pitanja i uzeti u obzir dostupne komentare. Zdravi i sretni ježevi su budućnost naše ekologije!”.
7. U poruci u kojoj se traži donacija ne postoji konačna formula ljubaznosti. Ovo, kao i većina drugih grešaka, ukazuje ili na nesposobnost pošiljaoca da sastavi poslovno pismo (kako mu se onda može povjeriti novac?), ili na njegovo očigledno nepoštovanje prema primaocu. Tačan primjer:

Hvala unaprijed na pomoći!

Zamjenik prvog predsjednika Fondacije

L. M. PETROV

Uzorak pisma zahtjeva

Iako su pisma sa zahtjevima napisana u slobodnoj formi, kompajleru će biti korisno, posebno za one koji ranije nisu imali takvo iskustvo, da se upoznaju sa uzorcima najčešćih poruka.

O raspodjeli novca

Ako trebate zatražiti pomoć ili pomoć od investitora, sponzora ili zajmodavca, trebali biste izdati pismo u kojem tražite sredstva.

O isporuci robe

Ponekad je potrebno zatražiti od dobavljača da pomjeri vrijeme isporuke robe u jednom ili drugom smjeru ili naruči novu seriju što je prije moguće.

O odloženom plaćanju

O smanjenju stanarine

Ako je stanodavac odlučio da podigne zakupninu, ili je nakon nekog vremena nakon potpisivanja ugovora zakupac shvatio da može potrošiti manje, možete pokušati da popravite situaciju slanjem pisma drugoj strani sa molbom da smanji stanarinu.

O sniženju

Ne nudi uvijek sam prodavač proizvoda ili usluge redovnim ili posebno profitabilnim kupcima učešće u programu popusta. Da bi se postigla pravda, uz održavanje odličnih odnosa između strana, pomoći će slanje pisma u kojem se traži popust.

O isplati duga

S vremena na vrijeme, čak i najpristojniji zajmoprimac ili klijent zaboravi na sljedeću ratu ili obavezu plaćanja kupovine. Pismo kojim se traži isplata duga pomoći će da mu se nježno ukaže na neprimjereno ponašanje.

O pomoći u rješavanju problema

Ako problem nije u čisto finansijskoj sferi i građaninu ili organizaciji je potrebna sveobuhvatna pomoć, iz situacije se mogu izvući sastavljanjem i slanjem pisama nekolicini uticajnih primalaca tražeći pomoć u rješavanju problema.

Karakteristike slanja pisma zahtjeva

Postoji nekoliko smjernica za slanje službenih poruka u kojima se traži pomoć ili pomoć:

1. Bolje je koristiti ne elektronske, već papirne verzije dokumentašalje se kurirskom službom ili preporučenom poštom putem pošte Rusije. Takav pristup će pokazati ne samo poseban interes pošiljaoca, već i njegovu spremnost da ode kako bi dobio odgovor na određene troškove, što će svakako ostaviti pozitivan utisak na primaoca.
2. U nekim slučajevima ima smisla napisati pismo rukom(naravno, čitanim i oku ugodnim rukopisom) i na dobrom papiru. Malo je vjerovatno da je ova metoda prikladna za masovnu slanje pošte, ali će svakako pomoći da se zainteresuje određeni primalac.
3. Pisma moraju biti registrovana u dnevniku izlaznih dokumenata organizacije koja šalje, a po prijemu - u dnevniku pristiglih dokumenata primaoca. Ako je prepiska između pojedinaca, nema potrebe za registracijom poruka.

Sažimanje

Pismo u kojem se traži pomoć treba biti napisano korektno i što je kraće moguće. Da biste sastavili dokument, bolje je koristiti memorandum, a ako to nije moguće, barem odaberite atraktivne fontove. Bolje je poslati gotovo pismo kurirskom službom ili poštom.

Poruka mora sadržavati preambulu, nekoliko ljubaznih riječi upućenih primaocu, obrazloženje i suštinu zahtjeva. Na kraju, trebali biste koristiti tradicionalne formule ljubaznosti: „Unaprijed hvala“ ili „S poštovanjem“. Preporučuje se overa dokumenta potpisom rukovodioca i pečatom ili pečatom organizacije, a u slučaju slanja e-mailom - skeniranim slikama potpisa i otiska pečata ili digitalnog potpisa.

(elektronska prepiska)

Pismo ponude za saradnju

Predmet: Prijedlog za saradnju.
Podaci: 20.05.0216
Od: [email protected]
Za: [email protected]

Predsjednik odbora
Unija proizvođača alkoholnih proizvoda
Dobrov D.E.

Poštovani Dmitry Evgenievich!

Unija proizvođača alkoholnih proizvoda (SPAP) je vodeće udruženje lidera u domaćoj alkoholnoj industriji. Aktivan rad vaše organizacije u vezi sa stvaranjem civiliziranog tržišta alkoholnih i alkoholnih pića u Ruskoj Federaciji je stvar poštovanja.

Bez sumnje, briga o kvalitetu i sigurnosti proizvedenih proizvoda jedan je od prioritetnih zadataka SPAP-a, a njegovi učesnici su savjesni proizvođači koji ovim aspektima posvećuju veliku pažnju.

AIG je jedna od najvećih svjetskih osiguravajućih institucija. Međunarodna kompanija posluje na tržištu osiguranja već 90 godina i ima urede u 160 zemalja. Ruska divizija kompanije posluje više od 15 godina.

Saradnja sa proizvođačima hrane i pića je prioritet naše kompanije. Vođeni dugogodišnjim međunarodnim iskustvom AIG-a u Rusiji, razvijen je jedinstveni program osiguranja za preduzeća u industriji alkohola (osiguranje odgovornosti za proizvod i povlačenje proizvoda sa tržišta).

Vjerujemo da je ovaj program od potencijalnog interesa za učesnike SPAP-a, jer proizvod kao što je alkohol zahtijeva poseban pristup kvaliteti sirovina, ambalaže i sigurnosti za potrošača.

Na osnovu navedenog, apelujemo na Vas sa prijedlogom da razgovaramo o potencijalima saradnje u ovoj oblasti.

Bićemo vam zahvalni na profesionalnoj proceni ovakve saradnje i zamoliti vas da uspostavite proceduru za dalju interakciju između naših kompanija. Spremni smo da razmotrimo svaku vašu sugestiju o formatu zajedničkog rada.

S poštovanjem,

Andreev Pavel

Potpredsjednik AIG-a
Tel.: 8-495-hhh-hh-hh
8-915-xxx-xxx-xx
[email protected]

Pozivno pismo

Predmet: Poziv na seminar
Podaci: 25.06.2016
Od: Anna Simonova
Za: xxx-xxx-xxx

Dragi partneri,

17. marta 2016 pozivamo vas da se pridružite seminaru o izgradnji međunarodnih programa osiguranja, koji će se posebno za partnere održati od strane AIG-a Mark Goldenberg- Regionalni savjetnik za međunarodne programe osiguranja AIG.

Mark dolazi u Rusiju posebno na niz treninga, jer ima najobimnije iskustvo u osiguranju multinacionalnih kompanija.

S obzirom na dosadašnje iskustvo u oblasti ponude međunarodnih programa za ruske klijente sa međunarodnim prisustvom, siguran sam da će ovaj seminar biti veoma zanimljiv i da će odgovoriti na mnoga pitanja iz ove oblasti.

U prilogu je poziv i program seminara.

Molim Vas da ovaj poziv preusmjerite na kolege koje će biti zainteresovane za ovu temu.

Registracija se vrši odgovorom na ovo pismo. Učešće je besplatno, mjesta ograničena.

Adresa seminara: Rusija, 125315, Moskva, Lenjingradski prospekt, 72, zgrada 2, sprat 3

Bit će nam drago vidjeti vas!

S poštovanjem,

Anna Simonova

Šef programa obuke
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]

Pismo zamolbe za organizovanje sastanka

Predmet: Organizacija sastanka sa Elenom Firsovom
Podaci: 25.06.2016
Od: Ilya Cherkesov
Za: Ivanova Galina

Draga Galina Nikolajevna!

Ako je vaša ponuda važeća, sledeće nedelje (od 6. juna do 10. juna) mogao bih da dođem u bilo koje vreme koje je pogodno za Elenu Petrovnu.

Biću vam veoma zahvalan ako me obavestite o odluci gospođe Firsove.

S poštovanjem,

Vadim Tatarenko

Direktor kompanije AIG

[email protected]

Pismo zahtjeva za kontakt

Predmet: Broj telefona Elene Firsove
Podaci: 25.06.2016
Od: Ilya Cherkesov
Za: Ivanova Galina

Draga Galina Nikolajevna!

Hvala još jednom na sastanku i konstruktivnoj diskusiji.

Bio bih vam veoma zahvalan ako pošaljete na navedenu adresu ili obavestite telefonom.

Hvala unaprijed!

S poštovanjem,

Vadim Tatarenko

Direktor kompanije AIG
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]

Pismo odgovora na agresivno pismo klijenta

Agresivno pismo klijenta:

Predmet: Potpuno ste ludi!
Podaci: 20.02.2016
Od: Petrov Andrej
Za: [email protected]

Kako da vratim novac koji sam platio za tvoju prokletu uslugu? Radije bih ga potrošio na nešto drugo nego na tvoj pornografski sistem. Koristi svoj jebeni servis.tutu.net.

Andrej Petrov

Odgovaranje na agresivnu e-poštu klijenta

Predmet: O povratu novca i rješenju problema! Podaci: 20.02.2016 Od: [email protected] Za: Petrov Andrej	ALGORITAM RADA UZ PISMO ODBIJANJA
Zdravo Andrey!
Ako sam vas dobro razumeo, nezadovoljni ste radom našeg servisa i želite da vratite novac.	2. Razjašnjenje sa primaocem našeg razumijevanja zahtjeva/zahtjeva/pitanja. Ovo je posebno potrebno ako je pismo adresata haotično, iz njega je teško shvatiti suštinu problema.
Reći ću vam kako se to može uraditi. Prema tački 2.4. Ugovora, ako ne planirate koristiti našu uslugu u budućnosti, možemo vam vratiti novac. Da biste to učinili, pošaljite mi zvaničnu prijavu (obrazac u prilogu). Kada ga primimo, započećemo proces vraćanja. Općenito, to će trajati ne više od tri dana. Ako nešto iz mog odgovora zahtijeva dodatno objašnjenje, pišite ili pozovite - sigurno ću vam odgovoriti.	3. Vrlo jasno i potpuno informisati primaoca informacije o pitanju koje ga zanima.
Andrej, meni, kao i tebi, situacija nije prijatna, zbog čega si spreman da prestaneš da komuniciraš sa nama. Mislim da smo i mi i vi u ovom slučaju gubitnici: gubimo klijenta, a vi priliku da koristite našu uslugu (uvjeravam vas, usluga je prilično zgodna i efikasna!). Ako ste spremni da odvojite vrijeme da se pozabavite situacijom, napišite mi šta se dogodilo kako biste tražili povrat novca. Razumjet ćemo razloge i pomoći vam da korištenje naših usluga učinite što ugodnijim i efikasnijim za vas.	4. Komentari i emocionalni aspekt.
P.S. Jedini zahtjev: komunicirajmo u okviru normativnog rječnika.	5. Postscriptom izrazite svoj stav prema tome da adresat koristi netačan stil pisanja.
S poštovanjem, Elena Ivashchenko Menadžer za korisničku podršku CJSC "Servis-Standard" Tel.: 8-999-111-22-33

Kliše za izražavanje zahtjeva da se ne koristi vulgarnost u prepisci:
Molimo pokušajte da ne koristite neprikladan jezik. To ne doprinosi konstruktivnom rješenju problema.
Obavještavamo vas da zadržavamo pravo da ne odgovaramo na pisma koja sadrže vulgaran ili grub jezik upućena kompaniji ili njenom osoblju.

Pismo o odbijanju

Pismo klijenta

Dobar dan, Andrey!

Upućujem vam zvaničan zahtjev.

Naša kompanija se bavi isporukom industrijske opreme, kao i rezervnih delova za preduzeća prehrambene industrije. Od 2010. godine smo Vaši stalni kupci.

Unaprijed se zahvaljujemo na razumijevanju i podršci!

S poštovanjem,

Direktor marketinga

CJSC "Pishcheprom"

Roman Petrenko

Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]

Uzorak 1. Pismo odbijanja na zahtjev klijenta

	ALGORITAM RADA UZ PISMO ODBIJANJA
Dragi Romane Petroviču!	1. Pozivanje po imenu znak je pažnje prema sagovorniku. Pomaže u izbjegavanju bezličnosti.
Želimo da izrazimo iskrenu zahvalnost na dugogodišnjoj saradnji sa našom kompanijom.	2. Hvala vam na saradnji sa kompanijom (ili samo na pismu).
Trenutno je popust vaše kompanije 10%. U proteklih 12 mjeseci vaša firma je naručila usluge za …. rublja. Sljedeći prag popusta je…. rublja. Počeće sa popustom od 15%. Kada dostignete ovaj prag, vaš popust će se automatski povećati.	3. Navedite konkretne razloge koji vam ne dozvoljavaju da udovoljite zahtjevu (koristite historiju pitanja, brojeve, rokove, procedure).
Ukoliko odlučite da koristite uslugu odloženog plaćanja, kontaktirajte Irinu Mihajlovu (tel.: 495-777-89-21; [email protected] ).	4. Izrazite razumijevanje da je predmet zahtjeva zaista važan. 5. Predložite alternativno rješenje ako je moguće.
	6. Izrazite nadu u nastavak partnerstva.
S poštovanjem, Andrej Ivanov

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Uzorak 2

Predmet: Prekid saradnje
Podaci: 20.03.2016
Od: [email protected]
Za: Petrenko Ivan

Poštovani Ivane Nikolajeviču!

Zadovoljstvo nam je da sarađujemo sa Vašom kompanijom već 7 godina. Uvijek smo bili zadovoljni dobrim nivoom usluge i kvalitetom proizvoda. Međutim, u protekloj godini došlo je do niza incidenata kao što su: redovno kršenje rokova isporuke, nezadovoljavajući kvalitet robe, nekorektan odnos prema ovim situacijama od strane zaposlenih u vašoj kompaniji. Kao rezultat svega ovoga, naša interakcija je zašla u ćorsokak.

S tim u vezi, mi smo, nažalost, primorani raskinuti saradnju sa Vama nakon isteka ugovora. Hvala na godinama rada.

S poštovanjem,

Direktor
Otpadni papir LLC

Malahov Genadij Viktorovič
Tel.: 8-945-hhh-hh-hh
[email protected]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Uzorak 3

Predmet: Odbijanje plaćanja naknade
Podaci: 20.06.2015
Sa: aig.ru
Za: Eugene Knysh

Dragi Eugene!

Hvala vam na dugoj saradnji sa našom kompanijom!

Na našu žalost, prisiljeni smo odbiti da vam isplatimo potrebnu naknadu u iznosu od ... rubalja.

Kompanija trenutno ima drugačiju proceduru za donošenje odluka o osiguranoj naknadi, o čemu ste više puta bili obavešteni.
(Pogledajte prilog za kopiju ovog obavještenja.)

Osim toga, the tužbena izjavaŠtete br. 4-6 nisu osigurane, jer su prekršene tačke 12.1-12.2 Ugovora.

Dobro razumijemo Vašu situaciju i, u slučaju da želite da izbjegnete ovakve presedane u budućnosti, nudimo sklapanje dodatnog ugovora sa našom kompanijom koji Vam omogućava da nadoknadite gubitke povezane sa poslovnim rizicima, poput Vašeg. (Dodatni ugovor pogledajte u prilogu)

Nadamo se Vašem razumijevanju i nastavku saradnje!

S poštovanjem,

AIG Manager

Tučkov Vladimir
Tel.: 8-495-hhh-hh-hh
8-903-xxx-xxx-xx
[email protected]

Pismo odgovora na valjanu reklamaciju

Predmet: Odgovor na tužbu.
Podaci: 12.05.2016
Od: [email protected]
Za: Anna Kolesnikova

Draga Anna!

U ime cijelog tima naše fabrike želim da izrazim svoje iskreno žaljenje i izvinjenje zbog postojeće situacije.

Naša fabrika već dugi niz godina stabilno i kvalitetno radi na tržištu krojenja i popravke odjeće.

Vaša situacija se odnosi na rijetke slučajeve za koje je kriv takozvani ljudski faktor.

Napravili smo uviđaj, a odgovorni za kršenje rokova i bezobrazluk su kažnjeni. Prema naredbi fabrike od 13. aprila 2016. godine broj 78/2, ukor je izrečena smjena Volkova V.V., krojač A.P. Gusev je premješten za krojača u tim za krojenje gornje muške odjeće.

Uprava je preduzela hitne mjere da ispuni Vašu narudžbu. On će biti spreman 15.05.2016. U bilo koje vrijeme koje vam odgovara, kurir će ga dostaviti na adresu koju ste naveli.

Vjerujte, i nama je neprijatno zbog trenutne situacije kao i vama!

Pismo zamolnice- jedna od najčešćih opcija za poslovnu korespondenciju. Među poduzetnicima se takva pisma koriste kada se predstavnici jedne organizacije obraćaju drugoj sa zahtjevom za uslugu. Takve poruke se mogu koristiti u potpuno različitim situacijama, na primjer, kada trebate dobiti informacije o proizvodima, pogledati uzorke proizvoda, upoznati poslovnog putnika, dogovoriti se o nekim radnjama itd.

Pravila za pisanje zamolnice

Skrećemo vam pažnju da preuzmete opći predložak za takav dokument:

DATOTEKE

Zamolnica, iz očiglednih razloga, nema standardni obrazac, ali je uprkos tome forma službenog dokumenta. Zato se prilikom njegovog sastavljanja treba pridržavati određenih normi utvrđenih pravilima kancelarijskog rada i poslovne etike. Prije nego što prijeđemo direktno na osnovna pravila za njegovu kompilaciju, treba napomenuti da se može uputiti i grupi ljudi (na primjer, menadžeri, zaposlenici računovodstvenog odjela, pravnici, itd.) i određenom primatelju.

Kao i svaki drugi dokument, ovo pismo mora sadržavati uvodni dio, odnosno:

• podatke o kompaniji koja je poslala zahtjev i kompaniji kojoj je upućen;
• razlog žalbe („zbog kašnjenja“, „u vezi sa prijemom“, „na osnovu rezultata“ itd.);
• upućivanje na osnov („na osnovu usmenog dogovora“, „na osnovu pregovora“, „na osnovu telefonskog razgovora“ itd.);
• svrha žalbe („da se riješi pitanje“, „kako bi se izbjegao sukob“, „radi otklanjanja kršenja“ itd.).

Prati ga glavni dio koji se direktno odnose na zahtjev. Mora se izraziti bilo kojim izvedenim oblikom glagola „pitati“ („molimo Vas“, „molimo“ itd.), a budući da je takva poruka, u svakom slučaju, molba za neku vrstu usluge, trebalo bi da bude napisano na način poštovanja. Dobro je ako zahtjevu prethodi kompliment („znajući svoje velike mogućnosti“, „divim se vašim organizacijskim talentima“ itd.).

Ako pismo sadrži više zahtjeva odjednom, oni se moraju navesti u zasebnim paragrafima ili paragrafima.

Neizgovorena pravila korespondencije između organizacija navode da se odgovor na višestepeni zahtjev može poslati i u jednoj poruci, sa zasebnim komentarima za svaku stavku. Treba napomenuti da ova vrsta korespondencije smanjuje obim tijeka posla i samim tim skraćuje vrijeme za čitanje i obradu takvih pisama.

Ako pismo podrazumijeva dobijanje odgovora u određenom roku, onda to mora biti što tačnije naznačeno u tekstu poruke.

U pravilu, sekretari organizacije šalju i primaju pisma (u velikim kompanijama to rade čitava odjeljenja). Nakon sastavljanja ili čitanja, oni ih prosljeđuju rukovodiocu poduzeća na pregled. Izuzetak su poruke sa oznakom "povjerljivo" ili "lično u ruke" - takva pisma se šalju direktno primaocu.

Uputstvo za pisanje zamolnice

Budući da je ova poruka dio korporativne korespondencije, prvo se mora navesti autor, odnosno: naziv kompanije pošiljatelja, njena stvarna adresa i broj telefona za komunikaciju. Zatim treba da unesete podatke o primaocu: takođe naziv preduzeća i konkretnog primaoca. Dalje na sredini reda, možete odmah naznačiti da je ovo pismo zahtjeva (ali to nije neophodno).

Sljedeći dio pisma odnosi se direktno na zahtjev. Prethodno je poželjno to obrazložiti i tek onda izraziti samu suštinu zahtjeva. Na kraju pismo mora biti potpisano (bolje je da to uradi čelnik kompanije ili ovlaštena osoba od povjerenja), kao i datum izrade dokumenta.

Kako poslati pismo

Pismo se može poslati e-poštom ili faksom - to je brzo i zgodno, ali konzervativno slanje preko Pošte Rusije omogućit će vam da formalizirate pismo na čvrst i atraktivan način. Na primjer, možete podnijeti zahtjev u pisanoj formi rukom, lijepim kaligrafskim rukopisom ili odštampati tekst na dobrom, skupom papiru.

Pažnja na takve sitnice će primaocu dati do znanja koliko je protivnik poštovan prema njemu i još jednom će naglasiti važnost zahtjeva. Jedino što treba imati na umu je da pisma putem standardne pošte dugo traju, pa se poruka mora poslati unaprijed kako bi dokument bio dostavljen primaocu na vrijeme.

Nakon slanja pisma

Ova poruka, kao i svaki drugi dokument, mora biti registrovana u dnevniku izlazne dokumentacije. Slično tome, primalac pisma registruje dolazak korespondencije. U slučaju nesporazuma u poslovnim odnosima, ispravljanje činjenice slanja i primanja pisama pomoći će da se situacija brzo riješi.

Primjeri izrade zamolnica sa objašnjenjima

Dakle, shvatili smo da je zahtjev pismo pismo koje sadrži zahtjev primaocu. Svrha teksta je da podstakne primaoca da izvrši radnju koja je korisna za pošiljaoca. Pismo treba da sadrži formulisani zahtjev, njegovo obrazloženje. Poželjno je da se zahtjev formuliše na način da se obrazloži zašto bi primaocu bilo korisno da udovolji zahtjevu. Pošiljalac mora ne samo znati pravila za sastavljanje teksta, već i uzeti u obzir psihološke nijanse. Zatim razmotrite konkretne šablone-primjere, ovisno o situaciji.

Zahtjev za dodjelu sredstava

Pismo se sastavlja u slučaju da je potrebno dobiti sredstva od države, sponzora, pojedinaca.

Od NVO "Pomoć penzionerima"
Poslanik u Zakonodavnoj skupštini
Ivanov I.I.

Zdravo Ivane Ivanoviču. Predstavnik sam neprofitne organizacije "Pomoć penzionerima". Bavimo se pomoći samcima penzionerima: donosimo hranu, pomažemo u čišćenju i popravci.

Naša organizacija postoji već 5 godina. Ranije smo se sami snalazili u finansiranju aktivnosti, međutim, zbog širenja nevladinih organizacija, sredstva su počela biti nedostatna. Potreban nam je novac za iznajmljivanje prostorija, isplatu plata zaposlenima i nabavku opreme.

Predsjednik je na nedavnoj sjednici Vlade pomenuo težak položaj penzionera i napomenuo da se situacija hitno mora mijenjati. S tim u vezi, tražim od vas 200.000 rubalja za potrebe NVO Pomoć penzionerima.

S poštovanjem, Petrova A.A.

Objašnjenje:

Gornji tekst je napisan u skladu sa pravilima. On ima:

• Naziv NVO i objašnjenje njenih aktivnosti.
• Zahtjev za novcem, objašnjenje njihove potrebe (potreban je novac za kiriju i plate).
• Pominjanje predsjednika. Neophodno je opravdati prednosti sponzorstva za funkcionera. Šta zanima poslanika? U rastu karijere. Pomoć organizacije će pomoći u postizanju ovog cilja.

Naveden je i konkretan iznos sredstava koja su potrebna komercijalnoj organizaciji.

Zahtjev za isporuku robe

Pismo se obično šalje partnerima kompanije. U tekstu je poželjno opravdati obostranu korist za obe kompanije.

Šef AAA
Ivanov I.I.
Od šefa kompanije BBB
Petrova B. B.

Zdravo Ivane Ivanoviču. Željeli bismo naručiti set proizvoda od vaše kompanije (navesti). Zainteresovali smo se za vaš proizvod na regionalnoj izložbi.

Ako se slažete, javite nam uslove isporuke i uslove koji vam odgovaraju. Garantujemo blagovremeno plaćanje. Nadamo se da će ovo biti početak obostrano korisne saradnje.

Naši kontakti: (navesti).

S poštovanjem, Boris Borisovich.

Pismo zamolbe za popust

Obično se takvi tekstovi šalju dobavljačima kompanije. Na primjer, organizacija organizira izložbe. Ona ima dobavljača - štampariju koja snabdeva brošure, štandove, knjižice i drugo. Cijena usluga je prilično visoka. Došla je kriza i kompaniji je postalo teško da plaća robu štamparije. Ovo može biti razlog da zatražite popust.

Direktor kompanije "Vostok"
Ivanov I.I.
Od čelnika kompanije "West"
Petrova B. B.

Zdravo Ivan Ivanov. Naša organizacija je bila pogođena finansijskom krizom. Broj sklopljenih ugovora sa nama smanjen je za 20%. Nažalost, kriza nije pogodila samo nas, već i naše kupce. Ljudi ne mogu plaćati naše usluge u istom iznosu kao prije. Stoga smo obezbijedili popust od 25% na ulaznice.

Zbog teške finansijske situacije, naša kompanija traži popust od 15% za preostalih šest mjeseci saradnje po ugovoru.

Svim našim dobavljačima smo poslali pisma u kojima tražimo popust. Ako nam 20% naših partnera omogući povoljne uslove, naša kompanija će opstati u teškim vremenima i neće se zatvoriti. Već smo dobili popust od strane stanodavaca i telefonske kompanije.

S poštovanjem, Boris Petrov.

Objašnjenje:

Pismo sadrži sljedeće važne tačke:

• Objašnjenje potrebe za popustom.
• Naznaka tačne veličine popusta, uslova.
• Indirektna naznaka da će kompanija raskinuti ugovor ukoliko štampač ne obezbedi popust.

Tekst mora biti napisan na način da se pismo pročita do kraja i da se složi sa predloženim uslovima.

Pismo sa zahtjevom za smanjenje stanarine

Najam "jede" budžete većine organizacija. Njegovo smanjenje omogućava kompaniji da ostane na površini u teškim vremenima. Pismo treba poslati stanodavcu.

Šef Plus
Ivanov P.P.
Od direktora kompanije "Minus"
Petrova I. I.

Zdravo Petre Petroviču. Naša kompanija je bila pogođena finansijskom krizom. Kupovna moć potrošača je smanjena, poslovni prihodi smanjeni. S tim u vezi, molimo Vas da smanjite zakupninu za 10%.

Za sve vreme naše saradnje, nikada nismo odlagali plaćanja. Nadamo se da ćete nam učiniti ustupke, a mi ćemo zadržati naš poslovni odnos. Garantujemo blagovremeno plaćanje zakupnine, uprkos teškim finansijskim uslovima.

S poštovanjem, Ivan Ivanoviču.

Objašnjenje:

U pismu je važno napomenuti da je kompanija i ranije u potpunosti izvršila svoje obaveze. Stanodavac mora biti siguran da će stanodavac nastaviti da plaća. Primalac takođe mora razumeti da će zakupac odbiti njegove usluge ako se ne složi sa predloženim uslovima.

Zahtjev za isplatu duga

Dugovi vrlo često nastaju u interakciji između kompanija. Ako je organizacija spremna da nastavi saradnju sa drugom stranom koja ima dug, šalje se pismo zamolnice.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, molimo Vas da isplatite dug našoj kompaniji u iznosu od 200.000 rubalja. Sve ovo vrijeme nastavili smo saradnju sa Vama u nadi da ćemo nastaviti poslovne odnose. Međutim, sada smo prinuđeni da obustavimo pružanje usluga zbog neplaćanja.

Iznos vašeg duga je 200.000 rubalja. Molimo uplatu do 01.03.2017. Ako dug ne bude vraćen, bićemo primorani da problem rešavamo na sudu.

S poštovanjem, Petr Petrovich.

Objašnjenje:

Pismo mora sadržavati sljedeće stavke:

• Tačan iznos dugovanja.
• Datum do kojeg se dug mora platiti.
• Radnje koje će kompanija preduzeti ako uplate ne budu primljene.

U tekstu se može spomenuti dugogodišnja uspješna saradnja sa organizacijom. To bi trebao biti zahtjev, a ne zahtjev. Zahtjev je napravljen prema drugom šablonu.

Zahtjev za odgodu plaćanja dobavljaču

Organizacija je opskrbila kompaniju sa serijom proizvoda, ali nije platila za to. Nastao je dug, ali dužnik nema sredstava za plaćanje. U ovom slučaju ima smisla napisati pismo sa zahtjevom za odlaganje.

Direktor kompanije "Gdje su pare"
Sidorov P.P.
Od čelnika kompanije "Novac će uskoro biti"
Ivanova I. I.

Poštovani Petre Petroviču, nismo platili dug od 200.000 rubalja. Ne bježimo od dugova, ali sada zbog teškog finansijskog stanja ne možemo u potpunosti isplatiti.

Već 2 godine održavamo uspješne poslovne odnose sa Vama, nismo propustili rokove za plaćanje. Danas tražimo plaćanje na rate. Naša kompanija je spremna da plati dug u dve faze:

• Uplatićemo 100.000 rubalja do 1. marta 2017.
• 100.000 rubalja biće uplaćeno do 1. aprila 2017.

Obećavamo Vam blagovremeno plaćanje. Hvala na razumijevanju.

S poštovanjem, Ivan Ivanoviču.

Pismo sa zahtjevom za plaćanje za drugu organizaciju

Dug preduzeća može platiti druga organizacija. Naravno, pravno lice neće tek tako uplatiti akcije. Obično se zamolnica šalje dužniku kompanije ili drugoj osobi koja ima obaveze prema kompaniji.

Čelniku kompanije "Novac će uskoro biti"
Ivanov I.I.
Od čelnika kompanije "Gdje su pare"
Sidorova P.P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, imate dug prema našoj kompaniji u iznosu od 300.000 rubalja. Naša organizacija takođe ima dug prema drugoj kompaniji u iznosu od 200.000 rubalja. Molimo Vas da isplatite naš dug kreditoru u iznosu od 200.000 rubalja. Zauzvrat ćemo Vam dostaviti plan rata za stanje duga koji ste ranije tražili. Hvala na razumijevanju.

S poštovanjem, Petr Petrovich.

Zamolnica za pomoć u rješavanju problema

Svaka kompanija može se suočiti sa složenim problemima koji se ne mogu riješiti bez vanjske pomoći. Pismo zahtjeva za pomoć može se poslati ako je potrebno, na primjer, održavanje događaja. Prijava se šalje komercijalnim organizacijama, državnim agencijama.

Direktor AAA
Petrov B. B.
Iz javne organizacije
"Dajemo dobro"

Poštovani Boris Borisoviču, ja sam predstavnik javne organizacije "Davanje dobra". Bavimo se organizacijom i održavanjem odmora za djecu iz sirotišta.

Molimo Vas za pomoć u organizaciji zaliha hrane za praznik. Naravno, na događaju ćemo spomenuti vas i vašu kompaniju. Proslavi će prisustvovati predstavnici zakonodavne skupštine, javnosti.

Možete nas kontaktirati putem telefona XXX

S poštovanjem, Ivan Ivanoviču.

Rezimirajući

Hajde da spojimo sva pravila za pisanje zamolnice. Prvo se trebate predstaviti, ispričati o svojim aktivnostima. Ali uvodni dio ne treba odugovlačiti. Naš cilj je da ohrabrimo primaoca da pročita pismo. Ako je tekst predugačak, malo je vjerovatno da će ga primalac pročitati do kraja. Zatim morate početi s predstavljanjem vašeg zahtjeva. Potrebna je tačnost: navođenje uslova, iznosa sredstava. Važno je shvatiti da primalac mora osjetiti korist. Stoga pismo mora navesti zašto bi bilo korisno za organizaciju da se povinuje zahtjevu. Na kraju se morate pozdraviti uljudno i bez zezanja.