Ärikirjad kuuluvad teabe- ja viitedokumentide rühma ning moodustavad suurema osa organisatsiooni tegevuse dokumenteerimisel kasutatavatest ametlikest dokumentidest.

Ärikiri- see on üldistatud nimetus erineva sisuga dokumentidele, mis on mõeldud organisatsioonide äritegevuses adressaatide vahel teabevahetuseks ja teabe edastamiseks.

"KIRJA" kui dokumendiliiki ei eristata ja seetõttu ei märgita seda dokumendi päises. Tähed täidavad järgmisi funktsioone:

• - on suhtlusvahend;
• - on teabe edastamise vahend;
• - on teade mis tahes faktist.

Ajalooline kõrvalepõige

Esimesed tähed Venemaal - kasekoore tähed olid reeglina väga lühikesed. Pikimatel tähtedel on 166 ja 176 sõna. Kuid enamasti on tähed palju lühemad: enamik täielikult säilinud tähti ei ole pikemad kui 20 sõna, vaid mõned neist on pikemad kui 50 sõna.

Suurem osa kasetohu kirjadest on erakirjad. Nad on pühendatud praeguse elu kõige erinevamatele asjadele - majandus, perekond, raha, kaubandus jne. Talupoegade palved (XIV-XV sajandil) feodaalile on tihedalt seotud erakirjade kategooriaga.

Ärikiri on omamoodi organisatsiooni visiitkaart. Vastavalt sellele, kui õigesti ja esteetiliselt see on koostatud ja kujundatud, hindavad nad selles töötavate töötajate ja organisatsiooni kui terviku professionaalseid omadusi.

Ärikirju saab klassifitseerida järgmiste kriteeriumide alusel:

tüübi järgi: garantii-, juhend-, saate-, õnnitlus-, tänukirjad jne. Ärikirjade liigitamine on nende liigitamise võti;

• - tüübi järgi: standardne, ekraan, individuaalne;
• – kasutusala järgi: äri-, haldus-, kohtu- jne;
• - struktuuri järgi: ärikirjad võivad olla lihtsa ja keeruka ülesehitusega;
• - töövoo koha järgi: organisatsiooniga seotud kirjad on sissetulevad või väljaminevad;
• - kirjavahetuse kohas: algatus, vastus;
• - vajadusel kirjavahetuse jätkamiseks: ärikirjade puhul võib olla vajalik vastuskiri (päringukirjad, päringukirjad) ja mittevajalik vastuskiri (juhiskiri);
• - vastavalt adressaatide õiguslikule staatusele: ärikirjad võivad olla riigiorganitelt, organisatsioonidelt, kodanikelt jne;
• - organisatsiooni suunal; kirjad võivad hõlmata tootmis-, finants-, nõustamis-, projektitegevusi jne;
• - vastavalt saatmisviisile: kirju saab saata posti teel, elektrooniliselt (elektrooniline teade), telegraafi (telegramm), faksi (faksisõnum), telefoni (telefonisõnum), teleksi (teleks) side teel. Sõltumata saatmisviisist koostatakse ärikirjad kirjade spetsiaalsetel vormidel. Teksti esimene lehekülg on vormistatud ankeedile, ülejäänud leheküljed on tavalistel paberilehtedel.

Peamine kirjaplankide jaoks kasutatav paberiformaat on A4. Blanketid tehakse tüpograafiliselt, operatiivtrüki abil või arvutitehnoloogia abil vahetult dokumendi koostamise käigus. Vormide valmistamise meetod sõltub organisatsiooni eelistustest, võttes arvesse Venemaa Föderatsiooni vappi või Vene Föderatsiooni üksuste vappe kasutavate vormide valmistamise nõudeid.

Kirja koostamisel ja täitmisel kasutatakse järgmisi üksikasju:

• - Vene Föderatsiooni riigivapp;
• - Vene Föderatsiooni subjekti vapp;
• - organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);
• – organisatsiooni kood;
• - juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN);
• – TIN/KPP;
• – dokumendi vormi kood;
• - ettevõtte nimi;
• - viiteandmed organisatsiooni kohta;
• – dokumendiliigi nimetus;
• - dokumendi kuupäev;
• – dokumendi registreerimisnumber;
• – viide dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale;
• - adressaat;
• - pealkiri teksti juurde;
• - dokumendi tekst;
• - märge taotluse olemasolu kohta;
• - allkiri;
• - trükijälg;
• - märge esineja kohta.

Kirja teksti struktuur sisaldab:

• - edasikaebamine;
• - teabe osa;
• - viisakuse viimane etiketivalem.

Ärikirjad peaksid algama isikliku pöördumisega kirja saajale. Pöördumise ülesanne on luua kontakt adressaadiga, avaldada austust, juhtida tema tähelepanu kirjale. Kõige ametlikum on ametikoha järgi pöördumise valem, seda kasutatakse kõrgel ametikohal (president, esimees jne) juhtide poole pöördumisel:

"Kallis härra president!";

"Lugupeetud härra juhataja!"

Ametlik on ka aadress perekonnanime järgi. Ametlikus kirjavahetuses kasutatakse laialdaselt perekonnanime järgi pöördumist (ilma eesnime, isanime või initsiaalideta), see on rangelt ametlik ja näitab teatud vahemaa olemasolu adressaadi ja kirja adressaadi vahel:

"Kallis härra Antonov!";

"Kallis proua Belova!"

Kõige tavalisem variant, mis näitab ärikontakte, on pöördumine nime ja isanime järgi:

"Kallis Sergei Ivanovitš!";

"Kallis Irina Nikolajevna!"

Töötajate rühma poole pöördumisel või organisatsiooni juhtimise kohta teabe saamisel raskuste korral kasutatakse pöördumist:

"Daamid ja härrad!"

Pöördudes samasse erialaringkonda kuuluvate isikute poole, kasutatakse pöördumist:

"Kallid oksapead!";

"Kallid kolleegid!"

Kirja informatiivses osas kasutatakse ametlikku äristiili - spetsiaalset vene kirjakeelt, mis on mõeldud suhtlemiseks haldusjuhtimise valdkonnas.

Üldiselt koosneb kirja tekst lõikudeks rühmitatud lausetest. Lõigete vahel peaks olema selge semantiline ja stiililine seos.

Kirja parimaks tajumiseks on need peamiselt pühendatud ühele küsimusele. Selle erinevate aspektide katmiseks on aga reeglina vaja teksti täiendavat struktureerimist. Selline struktureerimine hõlmab sageli teksti jagamist kolmeks osaks: sissejuhatavaks, põhiliseks ja viimaseks.

Teksti sissejuhatava osa eesmärk on täpsustada kirja põhjuseks olnud probleemi olemust. See võib olla üks lõik.

Teksti põhiosa teenib järjepidevat ja Täpsem kirjeldus probleemi erinevaid aspekte. Sõltuvalt selle keerukusest ja uudsusest võib põhiosa sisaldada ühte kuni kolme või enamat lõiku.

Teksti viimane osa koosneb tavaliselt ühest lõigust, mis sisaldab järeldusi, samuti taotlust (nõudmist, viidet) adressaadile ja autori ootuste olemust.

Kirjade tekstide koostamisel on suur tähtsus konkreetsete keelevahendite valikul. Levinuim kirjalik esitusviis on 1. isiku kasutamine mitmuses teksti põhitoimingut tähistavates tegusõnades: "tagame makse", "teavitame, et ...", "palume saata ...", "teeme ettepaneku kaaluda ...", "saademe eest". järeldus ...", "tuletame meelde, mida..." jne. Kirja kirjutamisel ametlikule kirjaplangile kasutatakse kirja teksti esitamise vormi ainsuse 1. isikust "palun kaaluda ...", "Pean vajalikuks ..." jne.

Riigiorganite praktikas algavad tähed organisatsiooni nimega "Põllumajandusministeerium Venemaa Föderatsioon teeb ettepaneku...", "Vene Föderatsiooni Kultuuriministeerium küsib...".

Lõplikud etiketivalemid on keeleliselt stabiilsed fraasid, mis väljendavad lootust edasiseks koostööks, kahetsust adressaadi piiratud võimaluste pärast jne:

"Meil on kahju, et me ei saa teie pakkumist ära kasutada";

"Ootame edasist koostööd."

Lõplik viisakusvalem võib ametlikes kirjades puududa, kuid see võtab peaaegu alati kokku mõnel määral isikliku iseloomuga kirjad (näiteks tänukirjad). Lõpliku viisakusvalemi kasutamine summutab mõnevõrra ametlikku tooni sõnumi lõpus.

Viimane viisakuse valem eelneb allkirjale ja asub kirja teksti viimase rea all.

Kui teenuskiri algab üleskutsega "Kallis ..!", peaks see lõppema etiketi lõpliku valemiga "Austusega", mis trükitakse 2-3 intervalliga teksti alla, lõigust:

Apellatsioon ja viimased viisakuse valemid moodustavad nn etiketiraami. Kui kirjas pole edasikaebamist, siis jäetakse välja ka lõplik valem "Austusega".

Viimase viisakusvalemina võib kasutada ka järgmisi standardseid koostisi:

"Sama lugupidamisega...";

"Sügava lugupidamisega...";

"Sügava lugupidamisega...";

"Tänu ja lugupidamisega...";

"Tänu ja lugupidamisega...";

"Lugupidamisega ja parimate soovidega..."

Mõelge peamistele kirjatüüpidele, mis on äripraktikas kõige levinumad.

Kiri-sõnum – ärikiri, mis teavitab, teavitab kõigist vastastikust huvi pakkuvatest sündmustest ja faktidest. Sõnumikiri võib olla initsiatiiv või vastus palvekirjale. Lähtuvalt spetsiifikast on teatekirjad enamasti väikese suurusega ja koosnevad ühest või kahest lausest. Teatekiri võib alata põhjendusega või otse esitatava teabe avaldusega. Kirja on lubatud alustada otse sõnaga "teavitan" või mõne selle sünonüümiga ("saadan", "saadan", "esindan"), samuti:

"Anname teile teada, et...";

"Juhime teie tähelepanu sellele, et...";

"Peame vajalikuks teid teavitada...";

"Anname teile teada, et...";

"Teavitades, et...";

"Anname teile teada, et...";

"Anname teile teada, et...";

"Peame vajalikuks teavitada, et...";

"Meil on hea meel teile teatada, et..."

"Anname teile teada, et...";

"Meil on hea meel teile teatada, et...";

"Meie ... jätkame teatame oma ...";

"Kaebamiseks... teavitage...";

"Pean oma kohuseks teid teavitada, et...";

"Olen volitatud teid teavitama, et...";

"Teavitamine...";

"Eelneva põhjal peame vajalikuks...";

"Tuvastatakse, et ajavahemikul ... kuni ...";

"Anname teada, et seisuga..." jne.

Kirja-teate näidis on toodud lisas 12.

Edastuskiri - ärikiri, milles teavitatakse adressaati kirjale lisatud dokumentide (lepingud, kataloogid, registrid jne) või materiaalsete varade suunamisest. Kaaskirja saatmine on hea tava organisatsioonide äripraktikas ning aitab saadetud dokumentidega kaasa raamatupidamisele ning edasisele tulemuslikule info- ja teatmetööle.

Kaaskiri algab tavaliste fraasidega:

"Meie suuname ...";

"Esitleme teile...";

"Me naaseme teie juurde ...";

"Me saadame teile ...".

Nendele fraasidele võib eelneda selle juhtimisolukorraga kaasnev sissejuhatav teave:

"Vastavalt lepingule saadame teile ...";

"Vastavalt ajakavale esitame ...";

"Meie kokkuleppe kinnituseks saadame ..." jne.

Kaaskirja eripäraks on rakenduse olemasolu märgistamine teksti alla.

Kaaskirja näidis on toodud lisas 13.

Õpetuskiri (käskkiri, ringkiri). – ärikiri, mis sisaldab juhist (selgitust) alluvatele organisatsioonidele arvelduste, aruandluse jms kohta. Seda tüüpi kirju saadavad riigi-, munitsipaalorganid, aga ka organisatsioonid, millel on alluvusorganisatsioonid.

Praktikas katavad organisatsioonide juhid sellistes dokumentides lubavaid juhiseid mis tahes organisatsiooni konkreetse küsimuse kohta. Kõik organisatsiooni töötajad, kelle tegevus selle probleemiga seotud on, kuuluvad juhenditega tutvumisele. Kõik juhiskirjas märgitud juhised on alluvatele täitmiseks kohustuslikud.

Juhendkirjadele kirjutab alla riigi(omavalitsuse)organi või organisatsiooni juht.

Õpetuskirjad võivad alata kirja eesmärgi põhjenduse või viitega regulatiivdokumendile - "Et ...", "Vastavalt resolutsioonile ... nr ... kuupäevaga ..." , ja lõpetage fraasiga - "Selle ringkirja aruande täitmise kohta ... ns hiljem ... ".

Õpetuskirja näidis on toodud lisas 14.

Nõudekiri – ärikiri, mille eesmärk on saada ametlikku teavet, teavet, dokumente või algatada teatud autoriorganisatsioonile vajalikke toiminguid. Suur hulk juhtimissituatsioone põhjustab palvekirju.

Taotluskiri sisaldab taotluse põhjendust ja taotluse enda avaldust. Põhjendus võib sisaldada viiteid õigustloovatele ja muudele normatiivaktidele, organisatsioonilistele ja juriidilistele dokumentidele. Taotluse avaldusele peab eelnema põhjendus. Põhjendus võib puududa juhtudel, kui taotlus on ilmne, selle tüüpiline iseloom ja ka juhul, kui taotluse moodustavate toimingute elluviimine on organisatsiooni, üksuse, ametniku vastutusel. Sageli esitatakse taotlus verbi "küsima" abil:

"Palun teavitage...";

"Palun makske...";

"Palume teil esitada ...";

"Palun esitage teavet...";

"Me paluksime teil kinnitada...";

"Palume vastu võtta...";

"Teist korda palume viivitamata tagasi maksta...";

"Ma palun teil saata minu aadressile..."

"Ma palun teil...";

"Palun sooritage makse...";

"Ma palun teil anda juhiseid...";

"Palume kaaluda ...";

"Ma teatan teile ja küsin...";

"Palun anna mulle teada...";

"Vastavalt eellepingule palun teil ...";

"Palume abi ...";

"Ma juhin teie tähelepanu ja küsin ...";

"Palun võtke meetmeid...";

"Lisaks... palun kaaluge...";

"Arvestades; et...; küsime...";

"Palume leida võimalus...";

"Palume teil kaaluda ... küsimust";

"Palume kinnitada...";

"Vastavalt meie kokkuleppele küsime ..." jne.

Taotluse võib sõnastada ka ilma tegusõnata "küsi", näiteks: "Loodame küsimusele positiivset lahendust ...";

"Oleme väga tänulikud; kui saadate...";

"Oleme tänulikud; kui te...";

"Palun teavitage...";

"Soovitav oleks...";

"Me tahaksime...";

"Meile meeldiks...";

"Loodame, et peate meie pöördumise läbivaatamist võimalikuks"; "Pöördume teie poole palvega ...";

"Las ma pöördun teie poole palvega ...";

"Käesolevaga teavitame ja palume viivitamatult esitada..."; "Oleme teile tänulikud, kui te...";

"Oleme tänulikud...";

"Oleme tänulikud...";

"Meist saab väga...";

"Loodame, et leiate selle võimalikuks...";

"Meil on hea meel, kui sa...";

"Pöördume teie poole palvega ...";

"Soovitav oleks tutvuda...";

"Me tahaksime..." jne.

Üks kiri võib sisaldada mitut taotlust. Sel juhul kasutatakse järgmisi keeleväljendeid:

"Samuti palume kaaluda (pakkuda, läbi viia ...)"; "Samal ajal palume teilt ...".

Nõudekirjadele kirjutab alla organisatsiooni juht või ametlikult volitatud ametnik. Taotluskiri nõuab vastuskirja.

Tuleb märkida, et taotlus võib sisalduda ka muudes kirjades, näiteks kaaskirjas, garantiis vms.

Taotluse kirja näidis on toodud lisas 15. Vastuskiri- ärikiri, mis on kirjutatud vastusena pöördumiskirjale. Vastus võib olla positiivne või negatiivne (keeldumiskiri).

Vastuskirjade koostamisel tuleb järgida keelelise paralleelsuse põhimõtet: vastuskirja tekstis tuleks kasutada samu keelefraase ja sõnavara, mida autor kasutas algatuskirjas.

Oluline meeles pidada!

Vastuskirja teksti ei tohiks lisada linki saadud kirjale ("Teie kirjale ... nr ..."). Saabunud kirja linkimiseks sisaldavad vormi andmed atribuuti "Link saabunud dokumendi kuupäevale ja numbrile", kuhu sisestatakse info algatuskirja kohta. Vastuskiri võib alata sõnadega: "Teie kirjale vastuseks anname teada ...", "Teie kirjale vastuseks anname teada ...".

Vastuskirjades kasutatavad standardfraasid:

"Me teatame teile...";

"Teatame teile...";

"Teie soovil teavitame ...";

"Kahjuks me ei saa...";

"Meie suureks kahjuks...";

"Meie vastastikuseks rahuloluks...";

"Vastavalt teie soovile saadame ...".

Positiivse vastuse kirja standardtekst võib välja näha järgmine:

Eitav vastus peab olema põhjendatud, taotlust ei tohi ilma selgitusteta tagasi lükata. Kui organisatsioonil - kirja autoril on teavet selle kohta, kes, mis tingimustel ja millal saab sellele päringule positiivse vastuse anda, on soovitatav sellest teabest adressaati teavitada.

Keeldumiskirjades kasutatavad standardfraasid:

"Kahjuks teatame, et me ei saa teie taotlust rahuldada järgmistel põhjustel...";

"Tänu...meie organisatsioon ei saa...".

Vastuskirja näidis on toodud lisas 16.

Märge!

Ärisuhtlus ei luba ebaviisakust ja taktitundetust ning eeldab partneritevahelise suhtluse neutraalset tooni. Sellega seoses on soovitatav vältida otsest keeldumist ärikirjades.

Meeldetuletuskiri- kiri, mis kajastab fakti uuesti, samuti kasutatakse juhtudel, kui vastaspoole organisatsioon ei võta oma funktsionaalsetest kohustustest või kokkulepetest tulenevaid toiminguid.

Meeldetuletuskirja tekst koosneb reeglina kahest osast: lingist dokumendile, mis fikseerib osapoolte kohustused või asjaolud, millega seoses on organisatsioon kohustatud teatud toiminguid tegema, ning taotlusest TK või teised tegevused.

Meeldetuletuskirja võtmefraas on tegusõna "meenutan (meenutan)".

Meeldetuletuskirja põhimudelid ja kujundused:

"Kirjas ... andsime teile teada, et ...";

"Samas pole me teilt siiani vastust saanud";

"Seda meenutades küsime...";

"Vastuse mittesaamisel... tähtaja jooksul...";

"Tuletame meelde, et ühistöö plaani järgi...";

"Pakume teile vastavalt lepingutingimustele...";

"Vastavalt lepingule nr ... tuletame meelde kohustusi ...";

"Vaatamata korduvatele meeldetuletustele...";

"Andke meile asjade seis kiiresti teada";

"Teist korda saadame teile ...";

"Teist teist korda teavitame teid...";

"Teist korda tuletame meelde...";

"Palume lahkelt...";

"Veel kord... tuletame teile meelde...";

"Muidu oleme sunnitud...";

"Juhime teie tähelepanu asjaolule, et ...";

"Soovime teile teatada, et..."

Meeldetuletuskiri võib sisaldada veel ühte lisaosa, kus on mainitud sanktsioonid, mida rakendatakse vajalike toimingute tegemata jätmise korral:

"Kohustuste täitmata jätmisel karistatakse teid trahvidega" jne.

Meeldetuletuskirja näidis on toodud lisas 17.

Tänukiri (tänukiri) - ärikiri, milles avaldatakse tänu tehtud toimingute eest (saadud kirja, teabe edastamise, kutse eest). Tänukirjad on vähem vormistatud kui muud tüüpi kirjad ja need on kirjutatud vabamas vormis.

Kirja võtmefraasid võivad olla järgmised väljendid: "Tänan teid ...";

"Täname teid...";

"Oleme teile tänulikud, et...";

"Oleme tänulikud...";

"Tänu avaldades kirja eest teatame, et...";

"Oleme saanud kutse, mille eest oleme väga tänulikud"; "Aitäh juba ette...";

"Täname tänulikult...";

"Avaldame teile tänu...";

"Las ma tänan teid...";

"Las ma avaldan teile siirast tänu...";

"Tänan teid abi eest...";

"Oleme teile tänulikud...";

"Saime teie kutse kätte... mille eest oleme tänulikud..."; "Pöördudes teie kirja poole, tänan teid...", "Avaldame teile sügavat tänu...";

"Sellega seoses tahan teid tänada...";

"Avaldan teile südamest tänu...";

"Avaldades tänu ... eest, teatame teile, et ...";

"Meie siiras tänu... eest";

"Sügava tänutundega..." jne.

Tänukirja näidis on toodud lisas 18.

Kinnituskiri - ärikiri, milles adressaat kinnitab teabe, dokumentide või muude materjalide kättesaamist, varem saavutatud kokkuleppeid, kavatsusi jne. Eelkokkulepet kirja tekstis kinnitades tuleks lühidalt välja tuua selle olemus, dokumentide kättesaamist kinnitades tuleb need nimetada. Mõnel juhul võetakse kinnituskirjas kokku saadud dokumentide olemus.

Seda tüüpi tähtede põhikeelevalem on verb "kinnitan".

Kinnituskirja põhimudelid ja kujundused:

"Kinnitame dokumentide (eelkokkulepe, nõusolek jne) kättesaamist";

"Kinnitame veel kord läbirääkimistel saavutatud kokkuleppeid...";

"Kavatsuse kinnitamine...";

"Täname tänuga materjalide kättesaamist..." jne.

Kinnituskiri võib lõppeda palve, soovi, pakkumisega.

Kinnituskirja näidis on toodud lisas 19.

Teavituskiri– avalikest üritustest (koosolekud, seminarid, näitused, konverentsid jne) teavitav ärikiri.

Teavituskirju saadetakse reeglina paljudele organisatsioonidele, asutustele, ettevõtetele, et neid meelitada või kutsuda neid käimasolevatel üritustel osalema. Teavituskirjad võivad nii teavitada üritusest, ürituse toimumise ajast ja kohast ning samas kutsuda osalema, teavitada üritusel osalemise tingimustest ja sisaldada muud toetavat infot. Seega võib teadekiri olla samaaegselt kutsekiri või eelneda kutsekirjale.

Teavituskirjal võivad olla lisad, mis võivad sisaldada ürituse programmi, osalemisavaldust ja muid infomaterjale. Sellised kirjad saadetakse reeglina nimekirja, nii et nõutav "Aadress" koostatakse üldistatult või üldse mitte.

Teavituskirjadele kirjutavad alla organisatsiooni juht või ürituse korraldamise ja läbiviimise eest vastutav juhataja asetäitja, samuti mitu juhti, kui üritus toimub mitme organisatsiooni ühiselt.

Teavituskirja näidis on esitatud lisas 20.

Kutse – ärikiri, mis on teavituskirja tüüp. Erinevus teavituskirjast seisneb selles, et seda saab koostada mitte kirjaplangile, sellel on erinev formaat, värv, täiendavad kujunduselemendid ornamentide, jooniste jms kujul.

Suure hulga inimeste kutsumisel kasutatakse malli, eelnevalt tehtud kutsetekste. Kutsekirjad on reeglina adresseeritud konkreetsele isikule või isikutele, seetõttu kasutatakse adressaadi poole pöördumiseks valemeid "Kallis ..!", "Kallis ..!", näiteks:

"Kallis härra Stepanov!";

"Kallis Aleksander Nikolajevitš!";

"Daamid ja härrad!";

"Kallid filiaalide juhid!" jne.

Kutsekirju võib saata e-posti teel, kuid eriti pidulikel puhkudel tuleks kutsed saata posti või kulleriga. Kutsekirjades kasutatakse järgmisi väljendeid:

"Kutsume teid osalema...";

"Palume osa võtta...";

"Meil on au teid kutsuda...";

"Võtke meie kutse vastu...";

"Las ma kutsun (me kutsume) ...";

"Meil oleks hea meel teid näha...";

"Oleme teile väga tänulikud, et osalesite...";

"Oleksime teile tänulikud, kui võtaksite vastu meie kutse...";

"Kutsume teid ... mis toimub ..." jne.

Kutsekirja standardtekst näeb välja järgmine:

"23.-25.03.2014 toimub teaduslik-praktiline konverents "Haridus – uus aeg, uued lähenemised". Palume kinnitada oma osalemine konverentsil ja saata ettekande kokkuvõtted mahus 3-5 poognat. Lisa teave saadetakse teile pärast osalemise kinnitamist."

Kutsekirja näidis on toodud lisas 21.

Vasta kutsekirjale – ärikiri, mis väljendab positiivset või negatiivset tagasisidet. Positiivse otsuse korral saab organisatsioon kohe saata avalduse üritusel osalemiseks. Eitava otsuse korral on vaja ära märkida keeldumise põhjus, alustades kutsekirjale vastamist keeldumise põhjendusega: "Seoses ...".

Kutsekirja vastuse näidis on toodud lisas 22.

Õnnitluskiri (õnnitluskiri) – ärikiri, mis on koostatud ametniku või organisatsiooni ametikohal oluliste sündmustega seotud pidulikel juhtudel.

Õnnitluskirjad on koostatud vabas vormis, need võivad olla kas väikesed ja sisaldada ühte või kahte lauset või olla üsna üksikasjalikud. Viimasel juhul on õnnitluskirjas ära toodud õnnitlusele adresseeritud inimese peamised eluetapid, tegevused, tema olulisemad saavutused. Kui kiri on adresseeritud organisatsioonile või selle struktuuriüksusele, tuuakse selles ära organisatsiooni või allüksuse olulisemad ja olulisemad saavutused.

Äripraktikas võib õnnitlemiseks eristada järgmisi põhjuseid:

• - saajaorganisatsiooni ja organisatsiooni juhi tähtpäevad, sünnipäevad;
• - autasustamine, konkursside võitmine, pakkumiste võitmine;
• – edu äri- ja kutsetegevuses (kõrgele ametikohale määramine, au- või erinimetuse omistamine, uue filiaali avamine jne);
• - riigipühad (uusaasta, jõulud, isamaa kaitsja päev jne);
• – usupühad (jõulud);
• - meeldivad sündmused isiklikus elus (sünnipäev, abiellumine, lapse sünd);
• – vastastikku kasulike partnerluslepingute sõlmimine;
• - Koostöö aastapäev (reeglina esimene või ümmargune).

Harjuta

Õnnitluskirju saab koostada mitte ainult organisatsiooni kirjaplangile, vaid ka erinevat värvi spetsiaalsele paberile, mis on kaunistatud kaunistustega, millel on suur tihedus jne.

Õnnitluskirjades kasutatakse järgmisi võtmefraase:

"Õnnitleme teid...";

"Õnnitleme teid siiralt...";

"Palun võtke vastu meie siirad õnnitlused...";

"Õnnitleme teid südamest...";

"Õnnitlused...";

"Palun võtke vastu meie siirad õnnitlused...";

"Õnnitleme teid uue ametikoha puhul";

"Õnnitleme uue filiaali avamise puhul";

"Meil oli hea meel teada saada teie edust valimistel. Palju õnne võidu puhul!" jne.

Õnnitluskirja standardtekst võib välja näha järgmine:

"Palun võtke vastu meie siirad õnnitlused juhatuse esimeheks valimise puhul. Soovime teile tervist ja edu töös. Oleme kindlad, et teie kogemused ja kõrge professionaalsus aitavad ettevõttel edasi arendada ja tugevdada positsiooni ettevõttes. kõrgtehnoloogia sektor."

Õnnitluskirja näidis on toodud lisas 23.

Vasta õnnitluskirjale – kiri, mis on koostatud vastusena õnnitlustele ametniku või organisatsiooni ametikohal oluliste sündmustega seotud pidulikel juhtudel.

Õnnitluskirja vastuse standardtekst:

"Tänan tähelepanu eest, mida mulle minu sünnipäeval osutasite. Tänan heade ja siiraste sõnade eest. Omalt poolt soovin teile palju õnne ja tervist, õitsengut ja õitsengut."

Õnnitluskirja vastuse näidis on toodud lisas 24.

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus - ärikiri, mis tagab tehtud tööde või millegi (teenused, tooted, ruumid jms) eest tasumise.

Garantiikirjas võtab autoriorganisatsioon endale teatud kohustused, mistõttu on sellisel kirjal õiguslik tähendus. Garantiikirja tekst sisaldab tööde teostamise, teenuste osutamise jm taotlust ning sisaldab juriidilist tähendust: "Garanteerime tasumise" jne. Edasi on kirja tekstis toodud organisatsiooni pangarekvisiidid - garantiikirja autor.

Garantiikirjadele kirjutavad alla organisatsiooni direktor ja pearaamatupidaja, allkirjad on kinnitatud organisatsiooni peapitsatiga.

Oluline on teada!

Garantiikirja eripäraks on nõutava "dokumendiliigi nimetuse" olemasolu, mida muud tüüpi kirjadele ei kinnitata. See rekvisiit näeb välja selline – GARANTIIKIRI.

Garantiikirja põhimudelid ja kujundused:

"Laenu tagastamise tagame...";

"Laenu tagasimaksmist garanteerime summas ... kuni ...";

"Makse garanteerime. Meie arvelduskonto...";

"Elamispinna tagamine on tagatud...";

"Ettevõte garanteerib...";

"Selle kirjaga garanteerime...";

"(organisatsiooni nimi) palub (teil) aidata... (organisatsiooni nimi) tagatisi...";

"Palume abi osutamiseks anda ... (organisatsiooni nimi) garantiid ...";

"Granteerime, et ülaltoodud tellimuse alusel tarnitud seadmed vastavad igati tellimuses sisalduvale kirjeldusele, spetsifikatsioonidele ja spetsifikatsioonidele";

"Kui ... jooksul alates seadme kasutuselevõtu kuupäevast selgub, et see on defektne, kohustume kõrvaldama puuduse omal kulul";

"Kui ... kohustume defektsed seadmed tasuta välja vahetama";

"Kohustume viivitamatult tarnima uusi seadmeid";

"Kohustume tasuma transpordi ja kindlustuse kulu" jne.

Garantiikirja näidis on toodud lisas 25.

Infopost – ärikiri, milles adressaati teavitatakse ametlikku laadi teabest.

Teabekiri on oma tähenduselt lähedane sõnumi- või müügikirjale, kuid on laiem ja informatiivsem. See kiri on tulemus loogiline areng kirjavahetus. See saadetakse adressaadile, kui temaga on kontakt loodud ja ta ei vaidle vastu ärisuhete hilisemale arengule. Teabekiri on mõeldud teavitama adressaati kirjaniku soovist arendada ärikontakte ja nende elluviimise teatud aspekte sõnumiga võrreldes veidi suuremas mahus.

Teabekirjad on kasulikud esmase kontakti loomisel adressaadiga, kellele edastatakse teatud hulk ülevaatlikku laadi lisateavet. Teabekiri võib sisaldada üleskutset adressaadile hankida lisateavet kasutades kirjas olevat sõnastust: "Vastame hea meelega teie küsimustele."

Teabekirja näidis on toodud lisas 26.

Avaldus - ärikiri, mis koostatakse juhuks, kui organisatsioon soovib osaleda üritustel või saada teenuseid teise organisatsiooni poolt. Kauba ja teenuste osutamisega seotud äritegevuses saab esmase dokumendina kasutada avaldust, mille alusel vormistatakse tellimus ja vormistatakse leping. Taotluste eriliik on täitevvõimuorganitele ja riiklikele organisatsioonidele esitatavad dokumendid õiguste registreerimiseks, lubade saamiseks jne.

Taotluse võib koostada ühtses vormis või järgida kaupu või teenuseid pakkuva organisatsiooni poolt sõnastatud nõudeid. Esimesel juhul seisneb sellise taotluse koostamine müügiorganisatsiooni pakutud vormivormi täitmises. Kui taotlus on tehtud vabas vormis, sisaldab see kirja autorile hädavajalikku teavet.

Kuna avalduse avaldus on tegelikult taotlus mõne töö tegemiseks, teenuste osutamiseks, üritusel osalejate nimekirja kandmiseks, on avalduse tekstis reeglina samad keelepöörded, mis palvekirjades:

"Palun kaasake teid gruppi, et osaleda ...";

"Palume ette näha meie ettevõtte kahe esindaja osalemine ...";

"Palun registreeruge osalejaks..." jne.

Avalduskirja tekst sisaldab olenevalt olukorrast lisainfot üritusel osalejate, taotluse teema, tööde teostamise või käimasolevatel üritustel osalemise jm kohta. Näiteks kui esitatakse avaldus üritusel (seminar, konverents, festival, mess vms) osalemiseks, märgitakse järgmine teave:

• - sündmuse pealkiri;
• - sündmuse kuupäev;
• – osalemise vorm (kõneleja, kuulaja, osaleja jne);
• – osaleja (osalejate) perekonnanimi, nimi ja isanimi;
• - Töökoht, ametikoht;
• - postiaadress koos sihtnumbri, telefoninumbri, e-posti aadressiga;
• – hotelli vajadus ürituse toimumise ajaks.

Mis tahes liiki teenuse osutamise taotluse koostamisel tuleb lisaks kirjavormis sisalduvale esitada kõik taotluse eseme olulised aspektid ja kõik vajalikud andmed taotluse autori kohta. märgitud.

Avaldus võib sisaldada ka tagatist teenuste või kõnealusel üritusel osalemise eest.

Taotluskirja näidis on toodud lisas 27.

Täienduskiri - põhikirja järel saadetud ärikiri, mis sisaldab Lisainformatsioon. Sellise kirja iseloomulik tunnus on otsene viide, et see on eelmise kirja jätk. Siit peaks algama lisakiri, näiteks:

"Lisaks kirjale...";

"See kiri on lisaks...".

Lisakirja tekstis tuleks selgitada, mis põhjustas selle saatmise vajaduse, näiteks:

"Seoses olulise muutusega toote komponentide maksumuses ... esindades teie ettevõtte jaoks otsest huvi ...".

Lisakirja näidis on toodud lisas 28.

vabanduskiri - kiri, mis on koostatud adressaadi ees vabandamiseks ärisuhetes toimunud rikkumiste pärast. Vabanduskirjad on ametlikus ärikirjades suhteliselt harvad. Paljudel juhtudel on need aga asendamatud adressaadi ees ametlikuks vabandamiseks ja suhte normaliseerimiseks, eriti kui teisiti pole võimalik vabandada.

Vabanduskirjade alguse standardsõnastus on: "Ma palun teil võtta vastu vabandus seoses (eest) ...". Vabandada tuleks kirja alguses ja alles seejärel selgitada oma pöördumise motiive. Samas pole kombeks kirja käigus kaks korda vabandada. Parem on väljendada oma kahetsust seoses ajutise suhte rikkumisega adressaadiga võimalikult siiralt ja veenvalt. Vabanduskirja üldine toon peaks olema rõhutatult leplik, kuid mitte meelitav.

Vabanduskirja näidis on toodud lisas 29.

kaastundeavaldus - ärikiri, mis on kirjutatud kahetsuse, kaastunde ja kaastunde avaldamiseks. Seda tüüpi kirju kasutatakse igapäevases ärikirjavahetuses seoses adressaadi lähedaste inimeste (sugulased, kolleegid) surmaga.

Vähemtraagiliste sündmuste puhul (looduskatastroof, suuremad hädad organisatsiooni tegevuses) kasutatakse kirjalikku kaastunnet, kahetsust. Need kirjad on mõeldud sõbraliku toetuse näitamiseks ärikeskkonnas. Seda kirjaliku pöördumise vormi on lubatud kasutada arusaamatuste korral autori ja adressaadi suhetes, kui ilmnevad lahkarvamused, mis rikuvad tavapärast ärikontaktide korda. Sellised kirjad peaksid algama kaastundeavaldusega (kaastunne, kahetsus), näiteks: "Ma palun teil vastu võtta minu kaastunne ..." või "Avaldan teile siirast kaastunnet ...". On väga soovitav, et sellise kirja üldine toon oleks rõhutatult soe ning jätaks ruumi lootustundele ja optimismile.

Kaastundeavalduse näidis on toodud lisas 30.

soovituskiri - autori pöördumise vorm adressaadile kolmanda isiku kasuks, kes kirjavahetuses ei osale. Kõige sagedamini on organisatsiooni poolt töötajale välja antud soovituskirjad, mis kinnitavad selles organisatsioonis saadud kogemusi, töötaja eeliseid ja isikuomadusi.

Tüüpiline soovituskirja alguse sõnastus on järgmine: "Mul on au soovitada teile härra (proua) ..." selle kirjaga. Pärast seda juhib autor adressaadi tähelepanu oma pöördumise motiividele ja esitab oma ettekujutuse soovitatud isikust. Üksikasjalik soovitus ei saa olla üldine, see peab sisaldama soovitava konkreetsete eeliste (või puuduste) kirjeldust, et jätta adressaadile sellest isikust objektiivne mulje.

See on huvitav!

Luuletaja Sergei Yesenin saabus Peterburi 9. märtsil 1915. Esimene inimene, keda ta linnas külastas, oli L. L. Blok. Ta andis talle soovituskirjad ja Yesenini tee kirjandusringkondadesse oli avatud.

Äripraktikas võib välja tuua organisatsioonide äritegevuse läbiviimisel kasutatavate kirjade rühma nn. kommertskirjad. Sellesse rühma kuuluvad järgmist tüüpi tähed.

Päring - ärikiri, mille potentsiaalne ostja saadab lepingueelses etapis potentsiaalsele müüjale eesmärgiga saada teavet kaubasaadetise tarnimise võimaluse kohta teatud tingimustel või palvega saata pakkumine teatud kauba tarnimiseks. kaubasaadetis (teatud tüüpi teenuse osutamiseks). Kauba tarnetingimuste ja hinna edastamiseks tuleks kaubanduslikku päringut eristada teabekirjast ja nõudekirjast. Samuti ei loeta taotluseks ega korralduseks päringukirja, mis on muud tüüpi kirjad muude elementide ja detailidega.

Kaubandustaotluses on ostja huvitatud võimalusest tarnida kaubasaadetis teatud aja jooksul, teatud tingimustel võib tõstatada tarnehinna küsimuse. Päringule reeglina märkida: kauba (teenuse) nimetus ja tingimused, mille alusel on soovitav kaup kätte saada (kogus, kauba kvaliteet, mudel, mark, hind, tarneaeg, tarnetingimused jne .).

Maksetingimused määravad kindlaks, millal ja kuidas ostja müüjaga arveldab. Tarnetingimustega määratakse, kus ja mis hetkel läheb vastutus kauba ohutuse ja riskide eest müüjalt ostjale.

Tarnetingimuste määramisel rahvusvahelises kaubanduses kasutatakse termineid, mis sisalduvad INCOTERMSi kaubandustingimuste sõnastikus ( Rahvusvaheline Kaubandustingimused, INCOTERMS), mille on välja töötanud Rahvusvaheline Kaubanduskoda. Sõnastik sisaldab rahvusvahelistes müügilepingutes sisalduvaid tingimusi tarne põhitingimuste kohta, mis on seotud transpordiprotsessi, tarnete registreerimisega jne. Iga termini kolmetähelised lühendid on standardsed ja PLO vastavate organite poolt kokku lepitud. Kuna INCOMERMS on pidevalt täiendatav mõistekogu, siis selle lepingutes kasutamisel tuleb ära märkida sõnastiku väljaanne.

Mõned sõnastiku terminid on toodud allpool:

• – FAS ( Tasuta Alongside Ship) - vabalt mööda laeva parda ... (saadetisadam). Müüja loeb oma kohustused täidetuks, kui kaup on paigutatud mööda laeva parda kaile. Sellest hetkest alates peab ostja kandma kõik kauba kaotsimineku või kahjustumise kulud ja riskid. Seda terminit kasutatakse ainult mere- või jõeveetranspordil;
• – FOB ( Tasuta pardal) – tasuta pardal aadressil... (saadetisadam). Vastutus ja riskid lähevad ostjale üle hetkest, kui kaup kokkulepitud kaubasadamas laeva rööpast läbib. Seda terminit kasutatakse ainult mere- või jõeveetranspordil;
• – CIF ( kulu Kindlustus Freight – sihtsadamasse tasutud kulu, kindlustus, veos. Seda terminit kasutatakse ainult mere- või jõeveetranspordil;
• – CIFC ( Kulud Kindlustus Veo- ja Conihsion) – CIF ja vahendustasu;
• – DAF ( Tarnitakse piiril) - kohaletoimetamine piiril. Müüja loetakse tollivormistuse läbinud kauba ekspordiks tarnimise kohustused täitnuks hetkest, kui see on piiril kokkulepitud punktis ostjale üle antud. Seda terminit võib kasutada mis tahes transpordiliigi kohta, kuid seda kasutatakse peamiselt raudtee- ja maanteetranspordi puhul.

Kaubandustaotluses kasutatakse järgmisi väljendeid:

"Palun esitage üksikasjalik teave ... kohta";

"Palume teavitada kohaletoimetamise võimalusest...";

"Palun tehke tarne pakkumine ..." jne.

Taotluse kirja standardtekst:

"VAMIT kontsern on spetsialiseerunud puidukuivatustehnoloogiate uurimisele. Sellega seoses oleme väga huvitatud Venemaa ettevõtetes toodetud kuivatuskambrite ostmisest ja paigaldamisest. Palun saatke brošüürid ja teave puidu teadusliku ja tehnilise dokumentatsiooni standardprojektide komplektide hinna kohta. kuivatusseadmed".

Taotluskirja näidis on toodud lisas 32.

Vastake järelepärimise kirjale – võimaliku kauba (teenuse) müüja vastuskiri potentsiaalse kauba (teenuste) ostja päringule.

Juhul, kui müüja on valmis täitma kõik päringu tingimused, saab ta kohe saata tarnepakkumise. Kvaliteetse ettepaneku koostamine võtab aga aega, mistõttu on soovitatav esmalt põhimõtteliselt kokku leppida ja ettepanek saata järgmises kirjas.

Vastus kaubanduslikule päringule võib olla:

• - pakkumiskiri (pakkumine), kui müüja suudab koheselt ostja soovi rahuldada;
• - tootest (teenustest) teavitav kiri, kui ostja soovis toote kohta teavet;
• - taotluse läbivaatamisest keeldumine.

Viimasel juhul eeldab ärisuhete eetika eelkõige tellimuse eest tänu avaldamist, seejärel põhjuste selgitamist, miks tellimust ei saa vastu võtta ja täita, näiteks:

"Täname Teid tarnesoovi eest... Kahjuks ei saa... tõttu... Teie tellimust ei saa vastu võtta (täita)";

"Täname tarnesoovi eest... Kahjuks saab teid huvitavat kaupa kohale toimetada ainult tingimustel...";

"Täname tarnesoovi eest... Kahjuks ei saa Teid huvitavat kaupa varem kohale toimetada... Palun teavitage meid oma nõusolekust tarneaja muutmiseks."

Päringu standardvastuse tekst:

"Võttes arvesse teie taotlust võimaluse kohta tarnida 2014. aasta aprillis Jekaterinburgi 2000 ASUS VX239H monitori, kinnitame oma valmisolekut tarnida need tooted määratud aja jooksul."

Päringukirja vastuse näidis on toodud lisas 33.

Pakkumise kiri (esitluskiri) - potentsiaalsele partnerile saadetud ärikiri kauba-, teenuse-, koostöö- vms pakkumisega. Äritegevuses nimetatakse sellist pakkumiskirja kommertspakkumiseks või pakkumiseks.

Pakkumine võib olla:

• – kirjalik kinnitus varem saavutatud suulise kokkuleppe kohta;
• - vastus varem saadetud järelepärimise kirjale;
• - sõltumatu ettepanek, mis on algatusdokument. Sel juhul toimib see reklaamkirjana.

Esimesel kahel juhul saadetakse ettepanek vastusena järelepärimisele või eelkokkulepete tulemusena, seega ei ole see ennetav. Vastavalt sellele märgitakse kirja esimesel real ka ettepaneku saatmise motivatsioon.

Kommertspakkumises on palju rohkem kohustuslikke elemente kui päringus. See hõlmab andmeid pakendi ja märgistuse, kvaliteedi, kauba hinna, tarnehinna, kogu partii maksumuse, maksetingimuste kohta. Võimalik on anda teavet riskide hüvitamise kohta vääramatu jõu asjaolude korral ja vahekohtu tingimuste kohta.

Äritegevuses on pakkumised (pakkumised) vabad ja kindlad. Tasuta pakkumine on pakkumine, mille täitmisest müüja võib keelduda enne lepingu sõlmimist; see ei seo müüjat kauba müügi kohustusega. Teave tasuta pakkumise kohta on toodud teksti esimesel real (... teeme teile pakkumise ilma omapoolsete kohustusteta). Kindel pakkumine on pakkumine, millest müüjal ei ole õigust teatud aja jooksul keelduda.

Konkreetsele ostjale saadetakse kindel pakkumine, kus on märgitud olulised tarnetingimused (kauba kogus, kvaliteet, kauba hind jne). Kindel pakkumine seob müüjat kohustusega müüa pakutav toode isikule, kellele ta seda pakub, mistõttu on kindla pakkumise kohustuslik element viimasele reale märkida pakkumise kehtivusaeg, näiteks: " Pakkumine kehtib kuni ...". Vastust ei saa fikseeritud aeg võrdne pakkumist vastu võtmast keeldumisega.

Kvaliteetse ettepaneku kirja loomiseks peate navigeerima järgmistes kontseptsioonides:

• - aktsepteerimine - pakkumise vastuvõtmine müüja tingimustel;
• - lahtiselt - ülegabariidiliste veoste vedu ilma pakendita;
• - lahtiselt - vedelike vedu paakides või paakautodes ilma pakendita;
• - lahtiselt - puistlasti vedu ilma pakendita.

Kõige levinumad rahvusvahelised terminid, mis määratlevad

makse tingimused:

• - ACC / ACC (ACCOUNT / ACCOUNT) - kontolt kontole;
• – V/S ( Bill Inkasso) - inkassoarve;
• – CBD (sularaha enne tarnet) – sularahamakse enne kauba kohaletoimetamist;
• – CD (SULARAHA DOKUMENTIDE VASTA) – sularahamakse dokumentide vastu;
• – CIA (sularaha ettemakse) – ettemaks sularahas.

Pakkumine partnerile sisaldab konkreetset üksikasjalikku teavet,

kuna järgmiseks sammuks võib olla lepingu sõlmimine või Üldine informatsioon, mis on tegelikult ettepanek läbirääkimiste alustamiseks.

Pakkumise struktuur võib välja näha järgmine:

1. osa. Sissejuhatus:

• - tervitused;
• - kirja põhjuse määramine.

Sõnumi selles osas kasutatakse järgmisi fraase:

"Teie soovil anname teada, et...";

"Meil on hea meel, et soovite meiega ärikontakte luua";

"Meil on hea meel saada teile soovitud näidised ja pakkuda...";

"Meie esindaja hr N teatab meile, et olete meie kauba vastu huvitatud...";

"Vastavalt teie soovile...";

"Kinnitame oma nõusolekut ja teatame, et saame tarnida...";

"Meie äripartnerid (N) on meile teatanud, et olete huvitatud meie toodete lisamisest oma valikusse...";

"Oleme valmis teid oma toodetega varustama ja seetõttu saadame teile ülevaatamiseks oma uusima kataloogi."

2. osa. Põhiosa:

• - vastata esitatud küsimustele;
• – kommertspakkumise tähenduse edasiandmine (rõhuasetus toote eksklusiivsusele, kui tootjad see toode vähe; rõhuasetus parameetritele, tooteerinevustele, kui selle toote tootjaid on palju; rõhk ettevõtte töö ja teenuste osutamise iseärasustele, kui selle toote tootjaid on palju).

Kasutatud fraasid:

"Oleme valmis tegema teile eripakkumise";

"Pakume teile...";

"Pakume teile kindlalt...";

"Meie kokkuleppe kinnituseks pakume teile ...";

"Manuses saadame teile meie kataloogi värskeima hinnakirjaga";

"Meie üksikasjalik hinnakiri veenab teid meie sortimendi rikkalikkuses";

"Meie pakkumine kehtib kuni...";

"Hinnad sisaldavad pakkimis- ja saatmiskulusid";

"Toimetame tingimustel...";

"Oleme valmis teile allahindlust tegema...";

"Andke meile teada, kui nõustute testimiseks prooviostuga";

"Eeldusel, et tooraine hinnad jäävad muutumatuks, ..";

"Meie tooteid hinnatakse kõrgelt...".

– lisapakkumised (rõhk erisuhtel kliendiga).

Kasutatud fraasid:

"Selle uue tehingu alustamise hõlbustamiseks teeme teile kataloogis meie hindadest allahindlust ... %";

"Meie toodete suurepärane kvaliteet on pälvinud palju tähelepanu kogu maailmas";

"Eelkõige juhin tähelepanu positsioonidele...";

"Teie eesmärkide jaoks sobib mudel kõige paremini...";

"Hinnakirjas märgitud positsioonid (kaubad), võin teile eriti soovitada, kuna need on tehtud...";

"Võite kasumlikult osta suure partii ...";

"Nagu näete, on meie hinnad konkurentsivõimelised";

"Oleme kindlad, et meie toodete kvaliteet vastab kõigile teie ootustele";

"Anname kõigile oma toodetele ... aasta garantii";

"Meie tooteid kontrollitakse hoolikalt kvaliteedi tagamiseks";

"Meil oleks hea meel teiega ühineda ärisuhe, ja oleme veendunud, et saate meie tooteid oma kaupluses edukalt müüa";

"Teie esimene tellimus veenab teid, et püüame täita kõiki kliendi soove ülima hoolega."

3. osa. Finaal:

– tänu avaldamine tähelepanu eest ja koostöölootuse avaldamine.

Kasutatud fraasid:

"Meil oleks väga hea meel, kui saaksime teie käest peagi tellimuse";

"Kui teil on selle kohta küsimusi, võite meid leida järgmistel telefoninumbritel";

"Kui meie ettepanek teile ei sobi, siis oleme teile tänulikud, et andsite meile põhjustest teada";

"Teie soovil anname teile hea meelega teavet tarne- ja maksetingimuste kohta";

"Ootame teie tellimust ja lubame kiiret ja täpset täitmist."

Pakkumise kirja standardtekst:

"Pakume teile uut kataloogi, mis sisaldab kogu meie ettevõtte toodetud mööblivalikut. Saadame ka hinnakirja, mis võimaldab meie püsiklientidele olulisi allahindlusi. Samas ei saa me neid soodustusi kaua hoida, seega soovitame esitate oma tellimuse jooksva kuu jooksul."

Pakkumiskirja näidis on toodud lisas 34.

Pakkumise kirjale vastamine - võimaliku kauba (teenuse) ostja vastuskiri potentsiaalse kauba (teenuste) müüja ettepanekule.

See on ärietikett, mille kohaselt peate pakkumisele vastama isegi siis, kui te ei saa seda vastu võtta.

Vastuseks pakkumise kirjale võib olla pakkumisega nõustumist kinnitav kiri või keeldumine. Ostja ei pruugi nõustuda vaid mõne pakkumise tingimustega, siis saab ta saata müüjale vastupakkumise, mille tulemuseks on äriline kirjavahetus, mille käigus pooled kas jõuavad kokkuleppele kõigis olulistes tarnetingimustes või keelduvad tarnetingimustest. tehingut sõlmima. Olenevalt olukorrast saab vastuseks pakkumiskirjale kasutada järgmisi fikseeritud väljendeid:

"Täname tehtud pakkumise eest ja anname teada, et oleme valmis sõlmima tehingu ...";

"Võtame teie pakkumise vastu ...";

"Kinnitame oma valmisolekut sõlmida tehing...";

"Täname teid pakkumise eest, kuid me ei ole praegu selle kauba ostmisest huvitatud."

Pakkumiskirja vastuse standardtekst:

"Täname pakkumise eest tarnida täiendavaid voolutrafosid elektriliste juhtpaneelide komplekteerimiseks. Peame aga teie nimetatud hinda liiga kõrgeks. Lisaks on maksetingimused meile kahjuks vastuvõetamatud. Oleme valmis pöörduge tagasi oma ettepanekute juurde, kui peate võimalikuks nendes vastavaid muudatusi teha.

Pakkumiskirja vastuse näidis on toodud lisas 35.

Nõudekiri - ärikiri, mille eesmärk on julgustada vastaspoolt täitma oma kohustusi tingimustes, kus esineb varem aktsepteeritud lepingute rikkumisi.

Nõudekirjadel on reeglina keeruline struktuur. Neis tuuakse välja lepingute tingimused viidates konkreetsetele dokumentidele, tuuakse välja hetkeolukorra olemus, sõnastatakse kohustuste täitmise vajaduse nõue ning näidatakse võimalikud sanktsioonid nende kohustuste täitmata jätmise korral.

Nõudekirjade võtmefraasid võivad olla:

"Nõuame kiirkorras täitmist (saatmist, andmist, üleandmist)...";

"Nõuame oma kohustuste täitmist...";

"Nõuame kohest hukkamist..." jne.

Võimalikud sanktsioonid võib sõnastada järgmiselt:

"Vastasel juhul karistatakse teid ...";

"Vastasel juhul suunatakse asi Arbitraažikohtusse";

"Muidu me ei vastuta tagajärgede eest..." jne.

Nõudekirja vastuse näidis on toodud lisas 36.

Nõudekiri koostatakse kirjaplangile. Praegu ei ole seadusandlikul tasandil nõuete esitamiseks regulatiivseid nõudeid. Kuid praktika on selle koostamiseks ja kujundamiseks välja töötanud järgmised soovitused.

• - pretensiooni esitamise alused (link poolte vahel sõlmitud lepingule, garantiikiri);
• - nõude olemus, teema. Tuleks näidata, millist kohustust ja millises ulatuses rikutakse (hilinemine, ebapiisav kvaliteet vms);
• - nõude kehtivus (lingid lepingutele, toimingutele jne), tõendid, mis viitavad nõude rahuldamise aluseks olevatele normatiivdokumentidele;
• – teile tekitatud materiaalsed ja muud kahjud;
• – partneri toimingud nõudega; nõude esitaja erinõuded (lepingu lõpetamine, raha tagastamine, ebakvaliteetse kauba väljavahetamise nõue jne) koos nende nõuete täitmise aja äranäitamisega;
• – mida teha, kui nõuet ei rahuldata. Kiri peab sisaldama hoiatust hilisema kohtuasutuste poole pöördumise kohta, kui nõuet ei rahuldata.

Seda tüüpi kirjade ühemõtteliseks tuvastamiseks on lubatud märkida dokumendil kirja tüüp - NÕUE.

Nõude (tagasinõue) kiri peaks kandma teksti pealkirja, mis kajastab selle peamisi nõudeid, näiteks "Võlgade ja trahvide tasumise kohta" või linki lepingule, mille tingimusi rikuti, näiteks "On ________ nr ________ üürilepingu kohane nõue".

Pretensiooni (pretensiooni)kiri peab sisaldama märge avalduse olemasolu kohta, kus on ära näidatud kõik lisatud dokumendid, mis kinnitavad nõude kehtivust. Kirjas on antud nõude läbivaatamise tähtaeg, mis aga ei ole seadusega määratletud ja praktikas on üks kuu. Ärisuhete ja partnerite maine säilitamiseks peaks teksti esitusvorm olema võimalikult korrektne.

Nõudekirjad saadetakse adressaadile reeglina tähitud kirjaga koos eraldi kviitungi ja väljastusteatega. Neid dokumente säilitab nõude autor võimalikuks kohtuasutustele esitamiseks.

Pretensiooni teksti koostamisel võetakse pretensiooni esitamise aluseks järgmised fraasid:

"Saadame teile nõude...";

"Saadame teile eksamitunnistuse kuupäevaga ... nr ..., millest järeldub, et ...";

"Meie klient esitab teile pretensiooni (kaebuse) kvaliteedi kohta...";

"Esitame pretensiooni kauba kvaliteedile...";

"Äritoimingu alusel esitame nõude ... vastu";

"Vastavalt lepingule ... olete rikkunud lõiget nr....";

"Saadetud kaubapartiis... leiti puudus ...";

"Arve nr ... järgi saadud kauba (kuupäev) vastuvõtmisel tuvastati puudus ...";

"Meie suureks kahjuks anname teada, et...";

"Kahjuks peame teid teavitama...";

"Vastavalt lepingu lõikele 4 peate meile varustama ...".

Nõuete esitamiseks kasutatakse järgmisi fraase:

"Kavatseme teie poolelt nõuda...";

"Me kavatseme teilt küsida...";

"Vastavalt ülaltoodule palume teil...";

"Seoses eeltooduga on teile määratud rahatrahv ... eest."

Sanktsioonide sisu väljendamiseks kasutatakse väljendeid:

"Kaebuses kajastatud küsimuste lahendamise meetmete võtmisest kõrvalehoidumise korral suunatakse asi Arbitraažikohtusse...";

"... muidu karistatakse teid";

"Lepingujärgsete kohustuste täitmisest keeldumine seoses deklareeritud kaebusega ...".

Vastus pretensiooni (kaebuse) kirjale organisatsioon peab esitama määratud aja jooksul. Selle aja jooksul peate vastaspoolt kirjalikult teavitama nõude tagasilükkamisest või selle läbivaatamiseks võtmisest. Kui nõue võetakse läbivaatamiseks, teatatakse nõude kohta otsuse tegemise tähtaeg või konkreetsed meetmed selle rahuldamiseks. Pretensiooni tagasilükkamise korral tuuakse tagasilükkamist põhjendatud viitega dokumentidele, mis seda põhjendavad.

• – kirjad, mis pakuvad kaupu või teenuseid;
• - esitluskirjad, mis sisaldavad teavet organisatsiooni kohta.

Lisaks nendele sortidele kasutatakse reklaamis laialdaselt teabekirju, prospekte, bülletääne, mille ülesanne on pakkuda üksikasjalikku, mõnikord üksikasjalikku teavet kaupade ja teenuste kohta. Need materjalid ei ole reklaamkirjad, kuid koos nendega täidavad nad reklaamifunktsiooni. Reklaammaterjalid väljastatakse reeglina selle huvitatud isiku soovil, kes sai esmase teabe organisatsiooni või toote kohta reklaamkirjast või muul viisil.

• - reklaamkiri ei tohiks olla pikk ega tohi olla pikem kui üks lehekülg;
• – reklaamkiri peab olema lühike, selge, informatiivne; te ei tohiks üksikasjalikult kirjeldada organisatsiooni ja pakutavaid kaupu või teenuseid, vaid on vaja rõhutada ainult erinevust teie organisatsiooni ja teiste vahel, teie kaubad teiste tarnijate kaupadest;
• - ei ole kohane oma organisatsiooni eelistega liialdada, kuna igasugust teavet saab alati kontrollida;
• – pakutavaid kaupu või teenuseid ei tohiks peale suruda; lause korduv kordamine, kuigi erinevates versioonides, võib korrespondendi võõristada;
• - reklaamkiri esindab teie ettevõtet, firmat, seega tuleb see väljastada kirjaplangil koos kõigi kirja jaoks vajalike andmetega.

• 3. Toote (kauba) esitlus ja selle peamiste eeliste loetlemine.
• 4. Täiendavate või seotud terminite loetlemine.
• 5. Konkreetne koostööettepanek (hulgi- või jaekaubandus, teenuste pakkumine jne).
• 6. Valmisoleku väljendamine pakkuda tootenäidiseid, üksikasjalikku teavet toote või teenuse kohta ning vastata kõigile potentsiaalsel tarbijal tekkida võivatele küsimustele.
• 7. Koostöölootuse väljendusega standardfraas.
• 8. Allkiri (amet, perekonnanimi, initsiaalid).

Kui kiri esindab organisatsiooni, võib selle struktuur välja näha järgmine:

• 1. Pöördumine adressaadi poole ("Austatud härrad!" või "Austatud kolleegid!").
• 2. Lühike sissejuhatus tegevuse korraldus ja olemus.
• 3. Organisatsiooni põhitegevuse kirjeldus, selle eelised võrreldes teiste sarnaseid kaupu või teenuseid pakkuvate organisatsioonidega.
• 4. Konkreetne koostööettepanek.
• 5. Valmisoleku väljendamine anda organisatsiooni kohta huvipakkuvat teavet ja vastata kõikidele küsimustele.
• 6. Koostöölootuse väljendusega standardfraas.

Võimaliku partneri tugevamaks mõjutamiseks on vajalik, et kaupu ja teenuseid reklaamiva kirja allkirjastaks vähemalt üksuse juht ning organisatsiooni esindavatele kirjadele organisatsiooni juht või tema asetäitja.

Reklaamkirjade kirjutamisel tuleb järgida üldreeglidärikirjade kujundus, kuid kirjale tähelepanu tõmbamiseks on vastuvõetav kasutada laiemat tekstikujundust, näiteks tuua esile olulisemad tekstifragmendid.

Seega nõuab kaasaegne juhtimine, et iga juht ja juht oskab kirjutada erinevat laadi äritekste. Selleks võib olla nii kommertskirjade ja äriettepanekute koostamine kui ka õnnitluskirjade ja tänukirjade kujundamine. Kõigi juhtimis- ja äritegevuse edukus sõltub otseselt mõne sellise dokumendi kirjutamisest. Sellega seoses nõuavad praktilisi kirjalikke oskusi ärikirjade väljatöötamisel, olenemata teksti temaatilisest fookusest, igapäevatöös peaaegu iga spetsialist, sealhulgas kõigi tasandite juhid, ettevõtte osakondade juhid, reklaamispetsialistid, juhtide isiklikud assistendid, samuti kõik kontoritöötajad.

Ettevõtluskäibes on dokumendid rangelt ametlikud, koostatud ühe mudeli järgi või vastavalt aktsepteeritud standarditele (näiteks) ja peaaegu mitteametlikud, koostatud siis, kui teil on vaja lahendada ootamatu probleem, paluda abi või avaldada tänu. Ekslikult arvatakse, et "vaba" vormi on lihtsam kasutada; vastupidi, veenva pöördumise või kirja kirjutamiseks peate tegema palju rohkem pingutusi kui ühtse vormi täitmine.

Teine dokumentide kategooria hõlmab mitmesuguseid taotluskirju, mille näidised leiate allpool. Sellise sõnumi asjatundlik ja selge koostamine pole mõnikord vähem oluline kui. Allpool on näited abipalvekirjadest, samm-sammult juhised täiusliku dokumendi koostamiseks ja näpunäited selle adressaadile saatmiseks.

Nõudekirja kirjutamise juhised

Ja abi paluvaid sõnumeid ja arusaadavatel põhjustel ei saa koostada ühe mudeli järgi: ühtset vormi kasutades on lihtsalt võimatu konkreetsete oludega kohaneda. Lõppude lõpuks, selleks, et taotlus avaldaks soovitud mõju, on äärmiselt oluline võtta arvesse saaja isiksust, tema sotsiaalset staatust, hetkemajanduslikku seisu ja muid tegureid. Lisaks peaks kiri olema selgelt konfidentsiaalne: kui tegemist on rangelt ametliku dokumendiga, eelistab adressaat, kes on vaikimisi soodsamas olukorras, tõenäoliselt vastata tellimusest loobumisega või lihtsalt keelduda dialoogist, saates kirja teade prügikasti.

Tähtis: kogu kirjas on vaja kinni pidada soojast ja lugupidavast toonist. Ei tohi unustada, et soovikiri ei ole ametlik nõue, seda võib saaja vabalt eirata või tagasi lükata. Austus üksi ilma piisava motivatsioonita ei anna tulemusi, kuid suudab vähemalt hoida lugeja tähelepanu, sundides teda jõudma teksti lõpuni.

Enne kui hakkate kirjutama palvekirja probleemi lahendamiseks, maksete edasilükkamiseks või allahindluseks, on mõttekas otsustada adressaadi üle. Sõltuvalt asjaoludest võivad need olla:

• eraisik – näiteks jõukas investor või mõjukas teadlane;
• üksikettevõtja või piiratud vastutusega äriühingu omanik;
• üksusüldiselt, kui saatja ei tea režissööri nime või tema jaoks pole loogiline, kes täpselt sõnumile vastab;
• mis tahes taseme riigiteenistuja - väikelinna linnapeast kuberneri või mis tahes struktuuri vastutava juhini.

Loomulikult on keskmisele ettevõtjale saadetud kiri olemuselt väga erinev ametlikust kirjast, milles palutakse abi riigiettevõtte esimehele. Kõigi päringukirjade struktuur on aga ligikaudu sama; piisab, kui koostaja saab ise aru, millised elemendid peavad igas kirjas olema, mida saab varieerida ja millest on parem täielikult loobuda. Seda on palju keerulisem teha, kuid siiski võimalik. Järgmised juhised aitavad teil olukorda mõista.

Teine küsimus, mis tuleb enne päringu kirja kirjutamist selgeks teha, on dokumendi ülesehitus. Nagu juba mainitud, sõnumi ühtset vormi ei ole, kuid mis tahes ärikirjade üldplaan on peaaegu sama - seda tuleks järgida. Ametlik või poolametlik abi, abi või teenuste taotlus koosneb järgmistest plokkidest:

1. "Müts". See koosneb organisatsiooni logost, lisamustritest (soovitatav on kasutada mitte laovarusid, vaid oma disaini; selleks ei tee paha palgata professionaalne disainer) ja saatva organisatsiooni nimest, kui viimane ei kuulu logo. Vastupidiselt levinud arvamusele ei ole vaja päisesse lisada Vene Föderatsiooni riigisümboleid, sealhulgas lippu ja vappi, eriti kui saatja on üksikisik, üksikettevõtja või väikeettevõte, millel puudub side riigiasutustega. Lipu ja vapi olemasolu tõenäoliselt ei mõjuta saaja otsust, kuid (ebaõige kasutamise korral) panevad need atribuudid lugejas kahtlustama taotleja usaldusväärsust.
2. Sissejuhatav osa. See sisaldab:
   • saatva ettevõtte ametlikud nimed (täis- ja lühendatult) või päringu kirja saatja perekonnanimi, nimi ja isanimi;
   • adressaadi andmed, sealhulgas TIN, PSRN, statistilised koodid, registreerimisnumbrid ja arvelduskonto;
   • kontaktandmed: täielik aadress koos sihtnumbriga, telefoninumbrid, e-posti aadress, messengeri kontod ja sotsiaalsed võrgustikud jne;
   • valikuliselt - saaja ees- või perekonnanimi, nimi ja isanimi, olenevalt sellest, kas tegemist on juriidilise või füüsilise isikuga;
   • tervitus, mis on põhitekstist tühja reaga eraldatud ja esile tõstetud suurema kirjatüübiga;
   • kaebuse alusel esitatud näidustused (hilinemise esinemine, tulemuste analüüs, suulise kokkuleppe olemasolu, telefonivestlused jne);
   • palvekirja määramine (tekkinud arusaamatuste kõrvaldamine, probleemi kiire lahendamine või viivitamatu abi ükskõik millisele isikule).
3. Põhitekst. Kirja põhiosas tuleks (võimalikult lühidalt, arusaadavalt ja kirjanduslikus vene keeles) välja tuua palve olemus: tasuda võlg, teha remont, anda varjupaigale materiaalset abi või teha allahindlust. Kohe teksti alguses tuleb rõhutada, et kiri on just nimelt palve; Lihtsaim viis seda teha on kasutada vastavaid tuletisi: "Ma küsin siiralt", "Me küsime teilt", "Meie organisatsioon küsib", "Ma küsin teilt" - ja teised. Nagu juba mainitud, ei ole palvekiri nõudmine, veel vähem korraldus, seetõttu tuleb sõnumi algusest lõpuni rangelt kinni pidada austavast toonist, pidades meeles, et antud juhul on puudutatud isik saatja, mitte lugeja. Ainsad erandid on sõnumid võla tasumise palvega; kuid sel juhul ei tohiks unustada austust adressaadi vastu. Samuti ei tee paha lisada kirja algusesse paar sooja sõna (kui saatja ja saaja on hästi tuttavad) või ametlikud komplimendid, kui koostaja ja adressaat pole varem suhelnud või suhtlus toimus rangelt ärilises raamistikus. . Kui ühes kirjas on mitu olemuslikult erinevat või omavahel seotud taotlust, tuleb igaühele neist anda oma lõik või veel parem – koostada täpploend, millel on tahke teksti ees märkimisväärne visuaalne eelis.
4. Järeldus. Kui kirjal on saatja jaoks eriline tähendus, tasub siinkohal lugeja veel kord (lühidalt ja veenvalt) tegudele kutsuda. Seda saab teha nii kahe-kolme lausega, mis on põhiteksti kvintessents, kui ka tähelepanu äratava loosungi abil. Ärge olge siiski liialt kaasa löönud; Taotluskiri peab olema konfidentsiaalne ja mitte kommerts- ega reklaam. Tema stiil olgu pigem lihtne kui tahtlikult kohendatud, sisendades lugejas kahtlusi saatja siiruse suhtes. See on eriti oluline, kui kiri sisaldab abi- või abipalvet.
5. Hüvastijätt ja allkiri. pole alati seatud. Kui dokumendi eesmärk on abi või tuge otsida, on otstarbekas selle valemi asemel kasutada mõnda muud valemit, näiteks "Ette tänades", "Ette tänades", "Tänan tähelepanu eest", "Tänan" palju abi eest” ja nii edasi. Ükskõik, millist fraasi kasutatakse, eraldatakse see kindlasti ja tingimusteta allkirjast endast komaga ja kui ruumi lubab, siis ka uue reaga. Kirjavahemärgil on sel juhul mitte funktsionaalne, vaid graafiline tähendus, mis muudab lugeja jaoks teksti tajumise lihtsamaks; sama kehtib ka allkirja järgmisele reale ülekandmise kohta.
6. Kuupäev ja tempel. Kohe pärast allkirja kirja allosas tuleb märkida selle koostamise kuupäev või, kui see oli ette kirjutatud, saatmise kuupäev. Pitsati ja isikliku allkirja panemine on vabatahtlik, kuid väga soovitav: see on veel üks märk adressaadi vastu austusest. Isegi kui sõnum on saadetud elektroonilisel kujul (kuigi soovitav on kasutada paberdokumente), tasub lehe lõppu panna pitsati (templi) ja saatja isikliku allkirja elektroonilised koopiad või kinnitada dokument täiustatud dokumendiga. digitaalne allkiri.

Nõuanne: kui on oluline, et adressaat saaks päringukirjale vastuse teatud aja jooksul, tuleb see põhitekstis ära mainida: näiteks "Ootame teie vastust hiljemalt ..." või " Loodame saada selgitusi enne ...”. Vastasel juhul võib adressaat, kes ei ole seotud dokumendiga seotud kohustustega, vastamisega viivitada, mis tekitab saatjale täiendavaid raskusi.

Abipalve või võla tagasimaksmise kirja saatmisel tuleb tähele panna, et organisatsioonides vastutab saabuva kirjavahetuse töötlemise eest sekretär või volitatud isik. Seetõttu peab taotleja, kes soovib, et tema sõnumit loeks vahetult juhataja või direktor, ümbrikule märke “Isiklikult käes”, “Konfidentsiaalselt” või “Arutelu... (adressaadi perekonnanimi ja initsiaalid)”. Kui aga dokument sisaldab taotlust, mis ei puuduta isiku-, äri- ega töösaladust, ei ole midagi katastroofilist, kui sekretär loeb sõnumi esmalt läbi ja registreerib ning alles seejärel edastatakse see direktorile või juhatajale.

Mõned näpunäited abipalvekirja kirjutamiseks:

1. Kiri peab olema kirjutatud heas vene keeles, vigade ja kirjavigadeta. See pole mitte ainult märk saatja kirjaoskusest, vaid ka tema austusest saaja vastu. Kui dokumendi koostaja ei hoolitsenud teksti uuesti lugemise eest, on vähemalt ebamõistlik rääkida tema poolt adressaadi suhtes kasutatud heade sõnade siirusest.
2. Kui kirjaplanki pole võimalik kasutada (näiteks seda lihtsalt pole olemas), tuleks vähemalt proovida valida atraktiivne font, kasutades erinevaid suurusi ja stiile. Palvekiri peab olema mitte ainult veenev, vaid ka silmailu pakkuv – vastasel juhul ei pruugi adressaat välja kannatada ja katkestada lugemise keskel, asjani jõudmata.
3. Pidades silmas, et abi- või abipalve sõnum ei ole rangelt ametlik dokument, tuleks seda kirjutades püüda vältida bürokraatlikke pöördeid ja liiga pikki lauseid. Mida lihtsam on adressaadil dokumenti lugeda ja kaebuse olemusest aru saada, seda tõenäolisemalt ta vastab ja võtab vajalikud meetmed.

Vead palvekirja kirjutamisel

Taotluskirjade kirjutamise reeglite ja funktsioonide lõpuks mõistmiseks peaksite kaaluma väikest näidet, mis sisaldab kogenematutele autoritele tüüpilisi vigu:

Kallis Valensky A.D.!

Palume teil annetada mis tahes summa, alates 500 tuhandest rublast, meie Moskva piirkonna metsikute siilide kaitse fondi. Ootame teie vastust hiljemalt jooksva aasta 25. augustiks. Meie arvelduskonto on 1234567890.

Petrov L. M., fondi esimehe esimene asetäitja.

Kirjas tehtud vigade loetelu ja näited õigetest lahendustest:

1. "Kallis Valensky A.D!". Õige variant:"Kallis Andrei Denissovitš!" (Nime ja isanime mainimine mõjub adressaadile paremini kui külm ametlik aadress perekonnanime järgi).
2. Palvekirjas puuduvad täielikult sõbralikud sõnad ja komplimendid. Õige variant:«Teame, et olete siilide haruldaste populatsioonide taastamisega tegelenud pikka aega ja tulemuslikult ning omate oma väikest loomaaeda ning olete ka 2009., 2011. ja 2015. aasta riikliku preemia «Aita siile» laureaat. ”
3. Näites pole veenvat argumenti. Õige variant:"Te mitte ainult ei vii läbi sõltumatuid uuringuid ja suhtlete siil-eugeenika valdkonna juhtivate ekspertidega, vaid aitate aktiivselt ka erinevaid keskkonnaorganisatsioone ning olete ka korduvalt väljendanud soovi sponsoreerida mistahes tegevust, mis on seotud nende imetajate jaoks soodsa emotsionaalse keskkonna loomisega. .”
4. "Palun annetage..." Ühele inimesele kirjutades, eriti ärikirjas ja eriti kui see sisaldab palvet, on vaja asesõna "Sina" kirjutada suure algustähega. Teistsuguse kirjaviisi kasutamine on selge märk koostaja lugupidamatusest või vähemalt hoolimatusest, mis on sellise sõnumi puhul täiesti kohatu. Õige näide:"Palun annetage."
5. Palvekirja põhiosas kas liiga vähe või liiga palju spetsiifikat. Täpsemalt tuleks kirjeldada fondi töö olemust, kuid samas tuleks anda lugejale võimalus annetuse suurus iseseisvalt valida. Vastuse saamise konkreetset kuupäeva pole ilmselgelt vaja märkida: selle mainimist tuleb kas põhjendada või kirja sisust välja jätta. Õige näide: « Seoses teie huviga probleemi vastu palume siiralt teha otstarbekas annetus meie sihtasutusele, mis on alates 2009. aastast kogunud teavet Moskva oblasti siilide populatsioonide arvukuse ja nende eksisteerimise tingimuste kohta, samuti projektide väljatöötamine ebasoodsas olukorras olevate loomade mugavamatesse kohtadesse ümberasumiseks. Saate teha ülekande meie arvelduskontole 1234567890 või meie esindajaga ühendust võttes valida mõni muu mugav viis siilide abistamiseks. Kui Teil ei ole raske, siis palun vastake kirjale hiljemalt jooksva aasta 25. augustiks: juba septembri alguses käivitame mahuka ja kuluka projekti, milles saate osaleda ka Teie.
6. Puudub ülaltoodud palve- ja järelduskirjas. Õige näide: Loodame teie mõistvale suhtumisele ja kaastundele. Oleme alati valmis vastama kõikidele küsimustele ja arvestama olemasolevate kommentaaridega. Terved ja õnnelikud siilid on meie ökoloogia tulevik!”.
7. Annetust paluvas sõnumis puudub lõplik viisakusvalem. See, nagu enamik muid vigu, viitab kas saatja suutmatusest ärikirja koostada (kuidas saab talle siis raha usaldada?) või ilmselget lugupidamatust adressaadi vastu. Õige näide:

Täname abi eest juba ette!

Sihtasutuse esimehe esimene asetäitja

L. M. PETROV

Taotluse kirja näidis

Kuigi palvekirjad on kirjutatud vabas vormis, on koostajal kasulik, eriti neil, kellel varem sellist kogemust pole, tutvuda levinumate sõnumite näidistega.

Raha eraldamisest

Kui teil on vaja taotleda abi või abi investorilt, sponsorilt või laenuandjalt, peaksite väljastama rahataotluse kirja.

Kauba kohaletoimetamise kohta

Mõnikord on vaja paluda tarnijal nihutada kauba tarneaega ühes või teises suunas või esitada võimalikult kiiresti uue partii tellimus.

Edasilükatud makse kohta

Üüri alandamisest

Kui üürileandja otsustas üüri tõsta või mõni aeg pärast lepingu sõlmimist sai üürnik aru, et võib kulutada vähem, võite proovida olukorda parandada, saates teisele poolele kirja, milles palutakse üüri alandada.

Soodustuse kohta

Alati ei paku toote või teenuse müüja ise püsi- või eriti tulusatele klientidele soodusprogrammis osalemist. Õigluse saavutamiseks, säilitades samal ajal suurepärased suhted osapoolte vahel, aitab allahindlust paluva kirja saatmine.

Võlgade tasumise kohta

Aeg-ajalt unustab ka kõige korralikum laenuvõtja või klient ära järgmise osamakse või ostu eest tasumise kohustuse. Võla tasumist paluv kiri aitab talle ebasobivale käitumisele õrnalt tähelepanu juhtida.

Abist probleemi lahendamisel

Kui probleem ei ole puhtalt finantssfääris ja kodanik või organisatsioon vajab igakülgset abi, saab olukorrast välja tulla, koostades ja saates mitmele mõjukale adressaadile kirju, milles palutakse probleemi lahendamisel abi.

Taotluskirja saatmise tunnused

Abi või abi paluvate ametlike sõnumite saatmiseks on mitmeid juhiseid:

1. Parem on kasutada dokumendi mitte elektroonilist, vaid paberversiooni saadetakse kulleriga või tähitud kirjaga Venemaa Posti kaudu. Selline lähenemine näitab mitte ainult saatja erilist huvi, vaid ka tema valmisolekut minna, et saada vastus teatud kulutustele, mis jätab saajale kindlasti positiivse mulje.
2. Mõnel juhul on mõttekas kirjutada kiri käsitsi(loomulikult hästi loetava ja silmailu meeldiva käekirjaga) ja heal paberil. On ebatõenäoline, et see meetod sobib masspostitusteks, kuid kindlasti aitab see konkreetset adressaati huvitada.
3. Kirjad tuleb registreerida saatva organisatsiooni väljaminevate dokumentide päevikus, ja kättesaamisel - saaja sissetulevate dokumentide ajakirjas. Kui kirjavahetus on üksikisikute vahel, pole sõnumeid vaja registreerida.

Summeerida

Abi paluv kiri tuleks kirjutada õigesti ja võimalikult lühidalt. Dokumendi koostamiseks on parem kasutada kirjaplanki ja kui see pole võimalik, siis vähemalt valida atraktiivsed fondid. Valmis kiri on parem saata kulleriga või posti teel.

Sõnum peab sisaldama preambulit, mõnda adressaadile suunatud head sõna, palve põhjendust ja olemust. Lõpus peaksite kasutama traditsioonilisi viisakusvormeleid: "Ette tänades" või "Austusega". Dokument on soovitatav kinnitada juhi allkirja ja organisatsiooni pitsati või templiga ning e-postiga saatmise korral - allkirja ja pitsati jäljendi või digitaalallkirja skaneeritud kujutistega.

(elektrooniline kirjavahetus)

Koostööpakkumise kiri

Teema: Koostööettepanek.
Andmed: 20.05.0216
Alates: [e-postiga kaitstud]
Kellele: [e-postiga kaitstud]

juhatuse esimees
Tootjate Liit alkohoolsed tooted
Dobrov D.E.

Kallis Dmitri Jevgenievitš!

Alkoholitoodete Tootjate Liit (SPAP) on juhtiv kodumaise alkoholitööstuse liidrite ühendus. Teie organisatsiooni aktiivne töö alkohoolsete ja alkohoolsete jookide tsiviliseeritud turu loomisel Vene Föderatsioonis äratab lugupidamist.

Kahtlemata on SPAP-i üks prioriteetseid ülesandeid mure valmistatavate toodete kvaliteedi ja ohutuse pärast ning selle osalised on kohusetundlikud tootjad, kes pööravad neile aspektidele suurt tähelepanu.

AIG on üks maailma suurimaid kindlustusasutusi. Rahvusvaheline ettevõte on kindlustusturul tegutsenud 90 aastat ja omab esindusi 160 riigis. Ettevõtte Venemaa osakond on tegutsenud üle 15 aasta.

Koostöö toidu- ja joogitootjatega on meie ettevõtte jaoks prioriteet. AIG mitmeaastasest rahvusvahelisest kogemusest Venemaal juhindudes töötati välja ainulaadne alkoholitööstuse ettevõtete kindlustusprogramm (tootevastutuse kindlustus ja toodete turult tagasi kutsumine).

Usume, et see programm pakub SPAP-is osalejatele potentsiaalset huvi, sest selline toode nagu alkohol nõuab erilist lähenemist tooraine kvaliteedile, pakendile ja tarbija ohutusele.

Eelnevale tuginedes pöördume teie poole ettepanekuga arutada koostöövõimalusi selles valdkonnas.

Oleme tänulikud teie professionaalse hinnangu eest sellisele koostööle ja palume teil kehtestada meie ettevõtete edasise suhtluse kord. Oleme valmis kaaluma kõiki teie ettepanekuid ühistöö vormistamise kohta.

Lugupidamisega

Andrejev Pavel

AIG asepresident
Tel.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-xxx-xxx-xx
[e-postiga kaitstud]

Kutse

Teema: Kutse seminarile
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Anna Simonova
Saaja: xxx-xxx-xxx

Lugupeetud partnerid,

17. märts 2016 kutsume teid osalema rahvusvaheliste kindlustusprogrammide ülesehitamise seminaril, mis toimub AIG poolt spetsiaalselt partneritele Mark Goldenberg- Rahvusvaheliste kindlustusprogrammide piirkondlik nõustaja AIG.

Mark tuleb Venemaale spetsiaalselt koolituste sarja jaoks, kuna tal on kõige ulatuslikum kogemus rahvusvaheliste ettevõtete kindlustamisel.

Arvestades senist kogemust rahvusvahelise kohalolekuga Venemaa klientidele rahvusvaheliste programmide pakkumise alal, olen kindel, et see seminar on väga huvitav ja annab vastused paljudele selle valdkonna küsimustele.

Lisatud on kutse ja seminari programm.

Palun suunata see kutse kolleegidele, keda see teema huvitab.

Registreerimine toimub sellele kirjale vastates. Osalemine on tasuta, kohtade arv on piiratud.

Seminari aadress: Venemaa, 125315, Moskva, Leningradi prospekt, 72, hoone 2, korrus 3

Meil on hea meel teid näha!

Lugupidamisega

Anna Simonova

Koolitusprogrammide juht
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-postiga kaitstud]

Soovikiri kohtumise kokkuleppimiseks

Teema: Kohtumise korraldamine Jelena Firsovaga
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Ilja Tšerkesov
Saaja: Ivanova Galina

Kallis Galina Nikolaevna!

Kui teie pakkumine kehtib, siis järgmisel nädalal (06. juunist 10. juunini) võin kohale sõita igal Jelena Petrovnale sobival ajal.

Olen teile väga tänulik, kui teavitate mind proua Firsova otsusest.

Lugupidamisega

Vadim Tatarenko

AIG firma juht

[e-postiga kaitstud]

Kontaktisoovi kiri

Teema: Jelena Firsova telefoninumber
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Ilja Tšerkesov
Saaja: Ivanova Galina

Kallis Galina Nikolaevna!

Tänan teid veel kord kohtumise ja konstruktiivse arutelu eest.

Oleksin väga tänulik, kui saadaksite märgitud aadressile või teavitaksite telefoni teel.

Ette tänades!

Lugupidamisega

Vadim Tatarenko

AIG firma juht
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-postiga kaitstud]

Vastuskiri agressiivsele kliendikirjale

Agressiivne kliendikiri:

Teema: sa oled täiesti loll!
Andmed: 20.02.2016
Saatja: Petrov Andrei
Kellele: [e-postiga kaitstud]

Kuidas ma saan tagasi teie neetud teenuse eest makstud raha? Ma kulutan selle pigem millelegi muule kui teie pornograafiasüsteemile. Kasutage oma kuradi servis.tutu.net.

Andrei Petrov

Agressiivsele kliendi meilile vastamine

Teema: Raha tagastamisest ja probleemi lahendamisest! Andmed: 20.02.2016 Alates: [e-postiga kaitstud] Saaja: Petrov Andrei	TÖÖALGORITM KEELDUSKIRJAGA
Tere Andrei!
Kui ma teist õigesti mõistan, pole te meie teenuse tööga rahul ja soovite raha tagasi saata.	2. Taotluse/nõude/küsimuse mõistmise selgitamine adressaadiga. See on eriti vajalik, kui adressaadi kiri on kaootiline, sellest on raske probleemi olemust mõista.
Ma ütlen teile, kuidas seda teha. Vastavalt punktile 2.4. Kui te ei kavatse edaspidi meie teenust kasutada, võime teile raha tagastada. Selleks palun saatke mulle ametlik avaldus (vorm lisatud). Kui oleme selle kätte saanud, alustame tagastamisprotsessi. Üldiselt ei kesta see rohkem kui kolm päeva. Kui miski minu vastusest vajab lisaselgitamist, siis palun kirjuta või helista – vastan Sulle kindlasti.	3. Väga selgelt ja täielikult teavitada adressaati teda huvitavast teabest.
Andrei, mina, nagu sina, ei ole olukorraga rahul, mistõttu olete valmis meiega suhtlemise lõpetama. Arvan, et nii meie kui ka teie oleme sel juhul kaotajad: kaotame kliendi ja teie võimaluse meie teenust kasutada (kinnitan teile, teenus on üsna mugav ja tõhus!). Kui olete valmis olukorraga tegelemiseks aega võtma, kirjutage mulle, mis juhtus, et nõuda raha tagasi. Mõistame põhjuseid ja aitame teil muuta meie teenuste kasutamise teile võimalikult mugavaks ja tõhusaks.	4. Kommentaarid ja emotsionaalne aspekt.
P.S. Ainus palve: suhtlegem normisõnavara raames.	5. Väljendage järelsõna abil oma suhtumist adressaadi ebaõige kirjastiili kasutusse.
Lugupidamisega Jelena Ivaštšenko Klienditeeninduse juht CJSC "Teenuse standard" Tel.: 8-999-111-22-33

Klišee väljendamaks soovi mitte kasutada kirjavahetuses roppusi:
Palun proovige mitte kasutada sobimatut keelt. See ei aita kaasa probleemi konstruktiivsele lahendamisele.
Teatame, et jätame endale õiguse mitte vastata ettevõttele või selle töötajatele suunatud kirjadele, mis sisaldavad vulgaarset või ebaviisakat keelt.

Keeldumiskiri

Kliendi kiri

Tere päevast, Andrey!

Esitan teile ametliku taotluse.

Meie ettevõte tegeleb tööstusseadmete, aga ka varuosade tarnimisega toiduainetööstuse ettevõtetele. Alates 2010. aastast oleme teie püsikliendid.

Täname teid juba ette mõistva suhtumise ja toetuse eest!

Lugupidamisega

Turundusdirektor

CJSC "Pishcheprom"

Roman Petrenko

Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-postiga kaitstud]

Näidis 1. Tagasilükkamise kiri kliendi soovile

	TÖÖALGORITM KEELDUSKIRJAGA
Kallis Roman Petrovitš!	1. Nimepidi kutsumine on vestluspartneri tähelepanu märk. Aitab vältida näotust.
Soovime avaldada siirast tänu pikaajalise koostöö eest meie ettevõttega.	2. Täname koostöö eest ettevõttega (või lihtsalt kirja eest).
Hetkel on Sinu ettevõtte allahindlus 10%. Viimase 12 kuu jooksul on teie ettevõte tellinud teenuseid …. rublad. Järgmine allahindluslävi on …. rublad. See algab 15% allahindlusega. Selle läve saavutamisel suureneb teie allahindlus automaatselt.	3. Märkige konkreetsed põhjused, mis ei võimalda teil taotlust rahuldada (kasutage probleemi ajalugu, numbreid, tähtaegu, protseduure).
Kui otsustate kasutada edasilükatud makseteenust, võtke ühendust Irina Mihhailovaga (tel: 495-777-89-21; [e-postiga kaitstud] ).	4. Väljendage arusaamist, et päringu teema on tõesti oluline. 5. Võimalusel paku välja alternatiivne lahendus.
	6. Väljendage oma lootust partnerluse jätkumisele.
Lugupidamisega Andrei Ivanov

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Näidis 2

Teema: koostöö lõpetamine
Andmed: 20.03.2016
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: Petrenko Ivan

Kallis Ivan Nikolajevitš!

Meil on olnud hea meel teie ettevõttega koostööd teha juba 7 aastat. Oleme alati rahul olnud hea teenindustaseme ja toote kvaliteediga. Küll aga on viimase aasta jooksul toimunud mitmeid intsidente, näiteks: regulaarne tarnetähtaegade rikkumine, kauba ebarahuldav kvaliteet, Teie ettevõtte töötajate ebakorrektne suhtumine nendesse olukordadesse. Kõige selle tulemusena on meie suhtlus jõudnud ummikusse.

Sellega seoses oleme kahjuks sunnitud pärast lepingu lõppemist teiega koostöö lõpetama. Aitäh aastatepikkuse teenistuse eest.

Lugupidamisega

Direktor
Vanapaberi OÜ

Malakhov Gennadi Viktorovitš
Tel.: 8-945-ххх-хх-хх
[e-postiga kaitstud]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Näidis 3

Teema: Hüvitise maksmisest keeldumine
Andmed: 20.06.2015
Alates: aig.ru
Saaja: Eugene Knysh

Kallis Eugene!

Täname teid pikaajalise koostöö eest meie ettevõttega!

Kahjuks oleme sunnitud keelduma teile nõutava hüvitise maksmisest … rubla ulatuses.

Hetkel on ettevõttes kindlustushüvitise otsuste tegemisel erinev kord, millest olete korduvalt teavitatud.
(Selle teate koopia leiate manusest.)

Lisaks on hagiavaldus Nõuded nr 4-6 ei ole kindlustus, kuna rikuti Lepingu p 12.1-12.2.

Saame teie olukorrast hästi aru ja kui soovite tulevikus selliseid pretsedente vältida, pakume meie ettevõttega täiendava lepingu sõlmimist, mis võimaldab teil hüvitada äririskidega seotud kahjud, nagu teie oma. (Vt lisakokkulepet lisast)

Loodame teie mõistvale suhtumisele ja jätkuvale koostööle!

Lugupidamisega

AIG juht

Tuchkov Vladimir
Tel.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-xxx-xxx-xx
[e-postiga kaitstud]

Vastuskiri kehtivale kaebusele

Teema: vastus pretensioonile.
Andmed: 12.05.2016
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: Anna Kolesnikova

Kallis Anna!

Kogu meie tehase meeskonna nimel soovin avaldada siirast kahetsust ja vabandust tekkinud olukorra pärast.

Meie tehas on rõivaste õmblemise ja parandamise turul töötanud stabiilselt ja kvaliteetselt juba aastaid.

Teie olukord viitab harvadele juhtumitele, milles on süüdi nn inimfaktor.

Viisime läbi juurdluse ning tähtaegade rikkumise ja ebaviisakuse eest vastutajad said karistada. Vastavalt tehase 13.04.2016 korraldusele nr 78/2 määrati vahetusemeistrile Volkova V.V-le noomitus, lõikur A.P.Gusev viidi üle meeste ülerõivaste õmblemise meeskonda rätsepaks.

Administratsioon võttis teie tellimuse täitmiseks kiireloomulised meetmed. Ta saab valmis 15.05.2016. Igal teile sobival ajal toimetab kuller selle teie määratud aadressile.

Uskuge mind, meil on praegune olukord sama ebamugav kui teil!

Nõudekiri- üks levinumaid ärikirjavahetuse võimalusi. Ettevõtjate seas kasutatakse selliseid kirju siis, kui ühe organisatsiooni esindajad pöörduvad teenusesooviga teise poole. Selliseid sõnumeid saab kasutada täiesti erinevates olukordades, näiteks kui on vaja saada infot toodete kohta, vaadata tootenäidiseid, kohtuda ärireisijaga, kokku leppida mingid toimingud jne.

Taotluskirja kirjutamise reeglid

Juhime teie tähelepanu sellise dokumendi üldise malli allalaadimiseks:

FAILID

Taotluskirjal ei ole arusaadavatel põhjustel tüüpvormi, kuid sellest hoolimata on tegemist ametliku dokumendi vormiga. Seetõttu tuleks selle koostamisel järgida teatud norme, mis on kehtestatud kontoritöö ja ärieetika reeglitega. Enne kui asuda otse selle koostamise põhireeglite juurde, tuleb märkida, et see võib olla adresseeritud nii inimeste rühmale (näiteks juhid, raamatupidamisosakonna töötajad, juristid jne) kui ka konkreetsele adressaadile.

Nagu iga teine ​​dokument, peab see kiri sisaldama sissejuhatav osa, nimelt:

• andmed päringu esitanud saatva ettevõtte ja ettevõtte kohta, kellele see on adresseeritud;
• edasikaebamise põhjus (“hilinemise tõttu”, “seoses kättesaamisega”, “tulemuste põhjal” jne);
• viited alusele (“suulise kokkuleppe alusel”, “läbirääkimiste alusel”, “telefonivestluse alusel” jne);
• pöördumise eesmärk (“küsimuse lahendamiseks”, “konflikti vältimiseks”, “rikkumiste kõrvaldamiseks” jne).

Järgnes põhiosa mis on otseselt seotud taotlusega. Seda tuleb väljendada mis tahes tuletisvormi abil verbist "küsi" ("me palume teilt", "me esitame taotluse" jne) ja kuna selline sõnum on igal juhul taotlus mingisuguseks teenust, tuleks see kirjutada lugupidavalt. On hea, kui palvele eelneb kompliment (“oma suurepäraste võimaluste tundmine”, “oma organisatsiooniliste annete imetlemine” jne).

Kui kiri sisaldab korraga mitut taotlust, tuleb need märkida eraldi lõikudes või lõigetes.

Organisatsioonide vahelise kirjavahetuse ütlemata reeglid näevad ette, et mitmeetapilisele päringule saab vastuse saata ka ühe sõnumiga, iga kirje kohta eraldi kommentaarid. Tuleb märkida, et seda tüüpi kirjavahetus vähendab töövoogu ja vähendab seega selliste kirjade lugemiseks ja töötlemiseks kuluvat aega.

Kui kiri eeldab vastuse saamist teatud aja jooksul, tuleb see sõnumi tekstis võimalikult õigesti märkida.

Reeglina saadavad ja võtavad vastu kirju organisatsiooni sekretärid (suurtes ettevõtetes on sellega seotud terved osakonnad). Pärast koostamist või lugemist edastavad nad ülevaatamiseks ettevõtte juhile. Erandiks on kirjad, millel on märge "konfidentsiaalne" või "isiklikult käes" – sellised kirjad saadetakse otse adressaadile.

Nõudekirja kirjutamise juhised

Kuna see teade on osa ettevõtte kirjavahetusest, tuleb kõigepealt märkida selle autor, nimelt: saatva ettevõtte nimi, tegelik aadress ja telefoninumber suhtluseks. Seejärel tuleb sisestada andmed adressaadi kohta: ka ettevõtte nimi ja konkreetne saaja. Edasi rea keskel saate kohe näidata, et see on taotluskiri (aga see pole vajalik).

Kirja järgmine osa käsitleb otse taotlust. Eelnevalt on soovitav seda põhjendada ja alles seejärel väljendada taotluse olemust. Lõpus tuleb kiri allkirjastada (parem, kui seda teeb ettevõtte juht või volitatud, usaldusväärne isik) ja märkida ka dokumendi koostamise kuupäev.

Kuidas kirja saata

Kirja saab saata e-posti või faksiga – see on kiire ja mugav, kuid konservatiivne saatmine läbi Vene Posti võimaldab vormistada kirja soliidselt ja atraktiivselt. Näiteks võite esitada taotluse kirjalikult käsitsi kauni kalligraafilise käekirjaga või printida teksti heale kallile paberile.

Tähelepanu sellistele pisiasjadele teeb adressaadile selgeks, kui lugupidav vastane tema vastu on, ja rõhutab veel kord palve tähtsust. Ainus asi, mida meeles pidada, on see, et kirjad tavapostiga võtavad kaua aega, mistõttu tuleb teade eelnevalt saata, et dokument jõuaks adressaadini õigel ajal.

Pärast kirja saatmist

See teade, nagu iga teinegi dokument, tuleb registreerida väljaminevate dokumentide päevikus. Samamoodi registreerib kirja saaja kirjavahetuse saabumise. Ärisuhetes tekkivate arusaamatuste korral aitab kirjade saatmise ja vastuvõtmise fakti fikseerimine olukorra kiiresti lahendada.

Näited selgitustega palvekirjade koostamise kohta

Nii saime aru, et päringukiri on kiri, mis sisaldab adressaadile saadetud taotlust. Teksti eesmärk on julgustada adressaati sooritama toimingut, mis on saatjale kasulik. Kiri peaks sisaldama vormistatud soovi, selle põhjendust. Soovitav on taotlus sõnastada nii, et oleks põhjendatud, miks peaks taotluse täitmine saajal kasulik olema. Saatja ei pea mitte ainult teadma teksti koostamise reegleid, vaid arvestama ka psühholoogiliste nüanssidega. Järgmiseks kaaluge konkreetseid malle-näiteid, olenevalt olukorrast.

Raha eraldamise taotlus

Kiri koostatakse juhuks, kui on vaja saada rahaeraldis riigilt, sponsoritelt, eraisikutelt.

MTÜst "Abi pensionäridele"
Seadusandliku Assamblee liige
Ivanov I.I.

Tere Ivan Ivanovitš. Olen MTÜ "Abiks pensionärile" esindaja. Tegeleme üksikute pensionäride abistamisega: toome süüa, aitame koristada ja remontida.

Meie organisatsioon on tegutsenud 5 aastat. Varem tulime tegevuste finantseerimisega ise toime, kuid seoses vabaühenduste laienemisega hakkas vahendeid nappima. Vajame raha ruumide rentimiseks, töötajatele palkade maksmiseks ja seadmete ostmiseks.

President mainis hiljutisel valitsuse istungil pensionäride keerulist olukorda ja märkis, et olukord vajab kiiret muutmist. Sellega seoses küsin MTÜ Abi pensionäridele vajadusteks 200 000 rubla.

Lugupidamisega Petrova A.A.

Selgitus:

Ülaltoodud tekst on kirjutatud vastavalt reeglitele. Tal on:

• MTÜ nimi ja selgitus selle tegevuse kohta.
• Rahasoov, nende vajaduse selgitus (raha on vaja üüri ja palkade jaoks).
• Presidendi mainimine. Vajalik on põhjendada sponsorlusest saadavat kasu ametnikule. Mis rahvasaadikut huvitab? Karjääri kasvus. Organisatsiooni abi aitab seda eesmärki saavutada.

Samuti on märgitud konkreetne rahasumma, mida äriorganisatsioon vajab.

Kauba tarnimise taotluskiri

Tavaliselt saadetakse kiri ettevõtte partneritele. Tekstis on soovitav põhjendada mõlema ettevõtte vastastikust kasu.

AAA juht
Ivanov I.I.
BBB firma juhilt
Petrova B. B.

Tere Ivan Ivanovitš. Soovime tellida teie ettevõttest toodete komplekti (täpsustage). Tundsime teie toote vastu huvi piirkondlikul näitusel.

Kui olete nõus, andke meile teada tarnetingimused ja teile sobivad tingimused. Garanteerime õigeaegse makse. Loodame, et see on vastastikku kasuliku koostöö algus.

Meie kontaktid: (täpsustage).

Lugupidamisega Boriss Borisovitš.

Allahindluse soovikiri

Tavaliselt saadetakse sellised tekstid ettevõtte tarnijatele. Näiteks korraldab organisatsioon näitusi. Tal on tarnija – trükikoda, mis tarnib brošüüre, stende, voldikuid ja palju muud. Teenuste maksumus on üsna kõrge. Kriis saabus ja ettevõttel muutus raskeks trükikoja kauba eest tasumine. See võib olla põhjus allahindluse küsimiseks.

Ettevõtte "Vostok" juht
Ivanov I.I.
Firma "West" juhilt
Petrova B. B.

Tere Ivan Ivanov. Meie organisatsiooni mõjutas finantskriis. Meiega sõlmitud lepingute arv vähenes 20%. Kahjuks ei mõjutanud kriis mitte ainult meid, vaid ka meie kliente. Inimesed ei saa meie teenuste eest maksta sama palju kui varem. Seetõttu oleme võimaldanud piletitelt 25% allahindlust.

Seoses keerulise finantsolukorraga küsib meie ettevõte Teilt 15% allahindlust ülejäänud poole aasta lepingujärgse koostöö eest.

Oleme saatnud kõigile oma tarnijatele kirju, milles palume soodustust. Kui 20% meie partneritest tagab meile soodsad tingimused, jääb meie ettevõte rasketel aegadel ellu ega sulge. Üürileandjad ja telefonifirma on meile juba allahindlust teinud.

Lugupidamisega Boriss Petrov.

Selgitus:

Kiri sisaldab järgmisi olulisi punkte:

• Soodustuse vajaduse selgitus.
• Täpse allahindluse suuruse märge, tingimused.
• Kaudne märge, et kui printer allahindlust ei tee, siis firma lõpetab lepingu.

Tekst tuleb kirjutada nii, et kiri loetakse lõpuni ja nõustutakse pakutud tingimustega.

Kiri üüri alandamise sooviga

Rent "sööb" ära enamiku organisatsioonide eelarved. Selle vähendamine võimaldab ettevõttel rasketel aegadel pinnal püsida. Kiri tuleks saata üürileandjale.

Plussi juht
Ivanov P.P.
Firma "Miinus" juhilt
Petrova I. I.

Tere, Petr Petrovitš. Meie ettevõtet mõjutas finantskriis. Tarbijate ostujõud on vähenenud, äritulud vähenenud. Sellega seoses palume alandada üüri 10%.

Kogu meie koostööaja jooksul pole me maksetega kunagi viivitanud. Loodame, et teete meile järeleandmisi ja me säilitame oma ärisuhted. Garanteerime üüri õigeaegse maksmise vaatamata rasketele finantsoludele.

Lugupidamisega Ivan Ivanovitš.

Selgitus:

Kirjas on oluline mainida, et ettevõte on varasemalt oma kohustused täies mahus täitnud. Üürileandja peab olema kindel, et üürileandja jätkab maksete tegemist. Samuti peab saaja aru saama, et kui ta pakutud tingimustega ei nõustu, keeldub üürnik tema teenustest.

Nõudekiri võlgade tasumiseks

Väga sageli tekivad võlad ettevõtete omavahelises suhtluses. Kui organisatsioon kavatseb jätkata koostööd võlgnevusega vastaspoolega, saadetakse päringukiri.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Lugupeetud Ivan Ivanovitš, palume teil tasuda võlg meie ettevõtte ees summas 200 000 rubla. Kogu selle aja oleme teiega jätkanud koostööd, lootes ärisuhteid jätkata. Nüüd oleme aga sunnitud teenuste osutamise peatama maksete puudumise tõttu.

Teie võla suurus on 200 000 rubla. Palume tasuda 01.03.2017. Kui võlga ei tasuta, oleme sunnitud küsimuse kohtus lahendama.

Lugupidamisega Petr Petrovitš.

Selgitus:

Kiri peab sisaldama järgmisi punkte:

• Täpne võlgnetav summa.
• Kuupäev, milleks võlg tuleb tasuda.
• Tegevused, mida ettevõte võtab, kui makseid ei laeku.

Tekstis võib mainida pikaajalist edukat koostööd organisatsiooniga. See peaks olema taotlus, mitte nõudmine. Taotlus tehakse erineva malli järgi.

Makse edasilükkamise taotlus tarnijale

Organisatsioon varustas ettevõtet tootepartiiga, kuid ei maksnud selle eest. Võlg on tekkinud, kuid võlgnikul pole raha maksta. Sel juhul on mõttekas kirjutada viivitusavaldus.

Ettevõtte "Kus on raha" juht
Sidorov P.P.
Firma "Raha hakkab saama" juhilt
Ivanova I. I.

Kallis Petr Petrovitš, me pole tasunud 200 000 rubla suurust võlga. Me ei kohku tagasi oma võlgadest, kuid praegu ei saa me raske finantsseisu tõttu makseid täies mahus tasuda.

2 aastat oleme teiega hoidnud edukaid ärisuhteid, maksetähtaegu pole möödas. Täna küsime järelmaksu. Meie ettevõte on valmis võlga tasuma kahes etapis:

• Teeme 100 000 rubla deposiidi 1. märtsiks 2017.
• 100 000 rubla tasutakse enne 1. aprilli 2017.

Lubame teile õigeaegseid makseid. Täname mõistmise eest.

Lugupidamisega Ivan Ivanovitš.

Kiri, milles nõutakse teise organisatsiooni eest tasumist

Ettevõtte võla saab tasuda teine ​​organisatsioon. Loomulikult ei hakka juriidiline isik aktsiaid niisama maksma. Tavaliselt saadetakse päringukiri ettevõtte võlgnikule või muule isikule, kellel on ettevõtte ees kohustusi.

Firma "Raha hakkab olema" juhile
Ivanov I.I.
Firma "Kus on raha" juhilt
Sidorova P.P.

Lugupeetud Ivan Ivanovitš, teil on meie ettevõtte ees võlgnevus summas 300 000 rubla. Meie organisatsioonil on ka võlg teisele ettevõttele summas 200 000 rubla. Palume tasuda meie võlg võlausaldajale summas 200 000 rubla. Vastutasuks anname teile võlajäägi järelmaksu, mida te varem taotlesite. Täname mõistmise eest.

Lugupidamisega Petr Petrovitš.

Abipalve kiri probleemi lahendamisel

Iga ettevõte võib silmitsi seista keeruliste probleemidega, millega ei saa hakkama ilma kõrvalise abita. Abipalve kirja saab saata vajadusel näiteks ürituste läbiviimiseks. Taotlus saadetakse äriorganisatsioonidele, valitsusasutustele.

AAA direktor
Petrov B. B.
Avalik-õiguslikust organisatsioonist
"Anname head"

Lugupeetud Boriss Borisovitš, olen ühiskondliku organisatsiooni "Giving Good" esindaja. Tegeleme lastekodulastele puhkuste korraldamise ja läbiviimisega.

Palume teie abi pühade toiduvarude korraldamisel. Loomulikult mainime üritusel teid ja teie ettevõtet. Tähistusel osalevad seadusandliku assamblee esindajad, avalikkus.

Saate meiega ühendust võtta telefonil XXX

Lugupidamisega Ivan Ivanovitš.

Kokkuvõtteid tehes

Kombineerime kõik palvekirja kirjutamise reeglid. Kõigepealt tuleb ennast tutvustada, rääkida oma tegemistest. Kuid sissejuhatavat osa ei tohiks välja venitada. Meie eesmärk on julgustada adressaati kirja lugema. Kui tekst on liiga pikk, ei loe saaja seda tõenäoliselt lõpuni. Seejärel peate hakkama oma taotlust esitama. Nõutav on täpsus: tähtaegade märkimine, rahasumma. Oluline on mõista, et saaja peab kasu tundma. Seetõttu tuleb kirjas ära näidata, miks oleks organisatsioonil kasulik palvet täita. Lõpus tuleb viisakalt ja ilma närtsimata hüvasti jätta.