Обозначения в табеле учета рабочего времени делают с помощью буквенных или цифровых кодов. Способ заполнения зависит от режима работы организации методом сплошной регистрации явок, неявок или методом фиксации отклонений. Порядок ведения первичного учетного документа закрепляют во внутренних нормативных актах предприятия.

В статье:

Скачайте полезный документ:

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяют две формы:

• типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных;
• при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Подсказка для кадровика. Условные обозначения отклонений для заполнения табеля по форме № 0504421

В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421, воспользовавшись указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1.Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.

ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени

Обратите внимание: при ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью.

Обозначения в табеле рабочего времени проводятся с помощью цифровых, буквенных кодов, установленных для соответствующей формы. Возможно использование собственных кодов, утвержденных приказом организации.

Обозначение в табеле учета рабочего времени методом сплошной регистрации и отклонений от рабочего графика:

• при сплошной регистрации явок и неявок в табеле отмечают каждый день месяца в отдельной графе. Под кодовым или буквенным обозначением указывают количество отработанных сотрудником часов;
• при регистрации отклонений отмечают опоздания, неявки и сверхурочно отработанные часы. Верхняя строка предназначена для указания кодов, нижние строки оставляют пустыми. Такой способ фиксирования применяют только при стандартном неизменном рабочем дне или смене.

Обозначение отпуска в табеле

Порядок обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени зависит от вида отпуска:

1. Буквенное обозначение «ОЖ» в табеле расшифровывается как отпуск по уходу за ребенком. Цифровой код 15.
2. Указание «ДО» в табеле обозначает отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем. Цифровое обозначение 16.
3. Буквенный код «ОД» в табеле учета рабочего времени обозначает отпуск дополнительный оплачиваемый, предоставляемый ежегодно. Цифровое обозначение 10.

Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.

Унифицированную форму Т-12 заполняют:

• методом внесения в графы 2 и 3 сведений о работнике: ФИО, должность, табельный номер;
• в 4 графе указывается буквенный или цифровой код явки, неявки на работу;
• в 5 графе фиксируется количество дней, часов за половину месяца;
• В 6 графе количество общих дней и часов за весь месяц.

Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Унифицированную форму Т-13 заполняют методом дополнительного внесения сведений об оплате труда в графы 7-9. В оставшихся графах фиксируют сведения о причинах неявок, опозданий, прогулах.

Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Условное цифровое и буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени позволяет зафиксировать характер работы каждого сотрудника в течение календарного месяца:

• работа, осуществляемая в дневное время: буквенный код «Я», цифровой (01);
• работа в ночь: буквенный код «Н», цифровой (02);
• работа нерабочие праздничные дни или в выходные: буквенный код «РП», цифровой (03);
• работа, выполняемая сверхурочно: буквенный код «С», цифровой (04);
• вахта: буквенный код «ВМ», цифровой (05);
• служебная командировка: буквенный код «К», цифровой (06);
• отпуск основной, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОТ», цифровой (09);
• отпуск дополнительный, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОД», цифровой (10);
• отпуск по беременности и родам: буквенный код «Р», цифровой (14);
• отпуск по уходу за ребенком: буквенный код «ОЖ», цифровой (15);
• отпуск без содержания, предоставляемый работнику по разрешению работодателя: буквенный код «ДО», цифровой (16);
• временная нетрудоспособность с назначением пособия: буквенный код «Б», цифровой (19);
• временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
• прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
• выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
• неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
• прогул: ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
• время простоя по вине работника: ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени разрешено заполнять с обозначением только букв или цифр. При допущении ошибки одной чертой зачеркивают неверную информацию, сверху пишут верную и указывают дату исправления (основание: статья № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6.12 2011).

Каждое структурное подразделение заполняет отдельный табель учета рабочего времени. Не позднее 1 и 15 числа ежемесячно первичный отчетный документ передают в бухгалтерию для проведения расчета по начислению заработной платы.

Условные обозначения в табеле позволяют быстро заполнить форму первичной учетной документации на бумажном или электронном носителе. Важность точной фиксации рабочего времени используется не только для начисления зарплаты. Документ предназначен для формирования отчетности по статистическим данным.

С помощью табеля легко проследить соблюдение трудового режима, установленного работодателем. После заполнения документ подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.

Обозначения в табеле учета рабочего времени не изменились. В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.

Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».

Табель учета рабочего времени. Прогул

Учебный отпуск обозначение в табеле

Обозначение в табеле учета рабочего времени учебного отпуска обозначается буквенным кодом «У» или цифровым 11. Посещение лекций, сдача промежуточных или государственных экзаменов, написание диссертации, дипломной работы требует времени. Если сотрудник трудоустроен не по совместительству, руководство обязано предоставить учебный отпуск и оплатить его.

Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, получающим первое высшее или специальное образование.

• справку-вызов необходимо предъявить в отдел кадров;
• письменное заявление подать на имя руководителя.

Табель учета рабочего времени с условными обозначениями заполняют в соответствии с действующими правилами. Если на предприятии условия труда относятся к нормальным, срок хранения документов первичного учета составляет 5 лет. При учете рабочего времени персонала, выполняющего обязанности во вредных или опасных условиях, табель передают в архив и хранят 75 лет.

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Код проставляется в первой половине строки табеля. При подаче документа учета в бухгалтерию необходимо просчитать количество отработанных дней или часов, исключая время, когда сотрудник находился на больничном.

Если сотрудник болел во время отпуска:

• обозначения в табеле учета рабочего времени проводятся с использованием буквенного кода «ОТ», цифрового 09;
• выходные дни в период отпуска не отмечают, расчет производится в календарных, а не в рабочих днях;
• отпуск продлевается, в табеле делается пометка «ОТ».

Работодателю необходимо учитывать, на основании ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время. Продлить отпуск из-за болезни нельзя автоматически. Только на основании заявления сотрудника отпуск может быть перенесен на другое время.

Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 - это буквенные обозначения причин нахождения или отсутствия сотрудника на рабочем месте в каждый из дней месяца. Читайте далее о том, как их корректно использовать.

Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного периода, ее нужно фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет по каждому трудящемуся. Для этого существует специальный табель: обозначения 2019 мы и будем расшифровывать в этой статье.

Как выглядит документ

А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2019. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют некие буквы. Выясним, что они значат.

Буквенные обозначения учета рабочего времени

Обратимся к упомянутому Постановлению. В нем приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды табеля учета рабочего времени 2019. Рассмотрим их по графам.

В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.

Здесь возможны такие варианты:

• Я (01) — явился и трудился в дневное время;
• Н (02) — работал в ночное время;
• РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
• С (04) — трудился сверхурочно.

Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

• К (06) — был в командировке;
• ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
• ОТ (09) или ОД (10) — был в отпуске (основном или дополнительном);
• У (11) или УВ (12) — был в учебном отпуске;
• Б (19) или Т (20) — болел.

В упомянутом документе их больше:

Как обозначать декретный отпуск

Нередко вопросы вызывает кодификация отсутствия по причине декрета. Первую его часть отмечают буквой Р в табеле: расшифровка — по беременности и родам. Но редко какая женщина выходит на работу, едва выписавшись из роддома. Но дальнейшее ее отсутствие имеет уже несколько иное основание. Поэтому используют аббревиатуру ОЖ: расшифровка — по уходу за ребенком до полутора лет.

Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.

Другие коды для табеля учета рабочего времени 2019

В графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.

Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Найти их можно в Приказе Минфина от 10.09.2015 г. №ММВ-7-11/387@ .

Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:

• 2000 — основной отработанный период;
• 2012 — оплата отпуска;
• 2300 — больничное пособие.

Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как в табеле обозначается отпуск без сохранения заработной платы? Очевидно, что графа 7 будет пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.

А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска.

В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.

На предприятии все подлежит учету. В том числе, и рабочее время. Именно оно предназначено для выполнения задач, которые выступают смыслом существования организации. Трудовое законодательство обязывает каждого предпринимателя вести четкий учет рабочего времени . О том, как это осуществляется на практике, идет речь ниже.

Необходимость в ведении табеля

Учет отработанного каждым сотрудником времени обеспечивает:

• контроль трудовой деятельности;
• соблюдение подчиненными дисциплины;
• правильность начисления заработка;
• оперативную информацию о том, какие ресурсы имеются у руководителя на конкретный отрезок времени.

Для того чтобы упростить выполнение перечисленных запросов, в практику внедрена стандартная форма документа, которую называют табелем учета рабочего времени (ТУРВ).

Буквенный и цифровой код в табеле. Основные обозначения

Для удобства учета всех возможных ситуаций с использованием рабочего времени сотрудниками применяются коды, разработанные и утвержденные Госкомстатом . Они присвоены всем видам затрат. Предприятие вправе зашифровывать разновидности использования рабочего времени на выбор:

• буквами;
• цифрами.

Условные обозначения не нужно помнить наизусть. Все они содержатся непосредственно на бланке ТУРВ. Необходимо только проставлять подходящие коды в каждой клеточке напротив фамилии отдельных сотрудников внимательно.

Перечень шифров немалый, но фактически все они одновременно не используются. Некоторые обозначения применимы только на предприятиях с определенной спецификой работы.

Более всего в ходу обозначения ТУРВ, которые касаются непосредственного труда сотрудников на своем рабочем месте:

Продолжительность работы	Зашифрованное обозначение
	буквы	цифры
– в дневное время	Я	01
– в ночное время	Н	02
– в выходные и нерабочие праздничные дни	РП	03
– сверхурочной	С	04
– вахтовым методом	ВМ	05

Труд днем закодировали буквой Я, что можно расшифровать, как явочное время. Остальные обозначения содержат в себе начальные буквы разновидностей работы. Что касается цифр – то они попросту проставлены по порядку.

Важно! Руководству следует помнить, что факт проведения работы сверхурочно и в дни, которые официально являются выходными, необходимо узаконить соответствующим приказом.

Расшифровка обозначений разновидностей отпуска

В буквах и цифрах закодированы все варианты отпусков. Они прячутся за цифрами от 09 до 17.

Расшифровать обозначения ежегодных отпусков – основного и дополнительного, – проще всего, поскольку они обозначены как ОТ (09) и ОД (10). Прочие виды отпусков имеют такие коды:

Вид отпуска	Зашифрованное обозначение
	буквами	цифрами
Учебный оплачиваемый, для тех, кто совмещает работу и обучение. Логично, что он обозначается такой буквой (У). Он относится к дополнительным отпускам	У	11
Учебный неоплачиваемый – также отпуск дополнительный. Чтобы отличить его от предыдущего, в код кроме буквы У вставлена Д	УД	13
За свой счет:
– полученный по согласованию с нанимателем	ДО	16
– предоставленный в предусмотренных законом случаях (недаром код содержит букву З – от слова «закон»)

В ТУРВ также заносят информацию об отпуске по:

• БиР Р или 14;
• уходу за крохой до исполнения ей 3 лет ОЖ или 15.

Важно! Когда сотрудник проходит обучение и продолжает трудиться на условиях сокращенного рабочего дня, то его рабочее время отмечается в ТУРВ как УВ или 12.

Особенности использования в табеле кода НН

Среди видов затрат времени значится отсутствие сотрудника по невыясненным причинам или до момента определения всех обстоятельств возможного прогула. Они обозначены как НН или 30. Код проставляют напротив фамилия того сотрудника, который не явился на работу в установленное время. При этом у лица, ответственного за составление ТУРВ нет никаких документов или устной достоверной информации о причинах отсутствия.

Не стоит сразу же ставить в соответствующую клеточку код ПР, который фиксирует прогул. Разумнее дождаться от отсутствующего работника убедительных объяснений или документов, которые докажут, что причина неявки – уважительная.

Если поспешить проставить прогул, то не исключено, что табель с неправильным кодом попадет в руки бухгалтера, насчитывающего зарплату. Впоследствии, когда причина отсутствия сотрудника окажется уважительной, придется исправлять уже две ошибки и вносить коррективы в документацию с первичным учетом.

Важно! До выяснения причин отсутствия сотрудника на работе разумнее в ТУРВ обозначить соответствующий день нейтральным кодом НН (30).

Возможные ошибки заполнения ТУРВ

Кроме обычных описок в ТУРВ бывают ошибки действительно значительные.

Пример. Сотрудник предприятия в выходной день посещал ночной клуб и попал в число нарушителей порядка. В результате его задержала полиция, и он содержался под стражей несколько суток. Работник бухгалтерии, отвечающий за ведение ТУРВ, обозначил дни отсутствия сотрудника как ПР – прогул.

В данном случае допущена немаловажная ошибка. Прогул – это отсутствие без какой-либо причины, которую можно идентифицировать как уважительную (Ст. 81 п.6а ТК).

Поэтому более корректно ввести дополнительное обозначение и записать, к примеру, код АА (38) – административный арест. Или обозначить пропущенные дни кодом НБ (35) – безоплатное отсутствие по предусмотренным законодательством причинам.

Нередко при нахождении сотрудника на больничном, в отпуске по БИР, неоплачиваемом отпуске, в табеле проставляются выходные (В) вместо правильных кодов – Б, Р и ДО. Это также является ошибочным.

Несколько вопросов и ответов

Вопрос 1. В чем отличие ф. №Т-12 от ф. Т-13?

Ответ. Выбор применения одной из форм зависит от способа контроля рабочего времени. Когда на предприятии явка сотрудников фиксируется автоматической системой, то удобнее использовать ф. №Т-13. В остальных организациях применяют универсальную ф. Т-12. А еще в ней имеется Р.2, в который можно заносить расчеты по оплате труда сотрудников. Что касается букв табелей, то они идентичны в обеих формах.

Вопрос. 2. На предприятии ТУРВ ведется в электронной форме с использованием стандартных кодов. Нужно ли дополнительно заполнять бумажную ф. № Т-13?

Ответ. При такой организации учета рабочего времени сотрудников необходимо просто заверить табель электронной цифровой подписью – и все.

Вопрос к эксперту

Как в ТУРВ правильно проставлять выходные дни сотруднику, который до их наступления и после находится в командировке?

Ответ. В решении данного вопроса присутствуют две точки зрения:

1. Проставлять код, обозначающий выходной день, то есть, В или 26.
2. Записывать К или 06, фиксируя тем самым служебную командировку.

Единый подход отсутствует, нормативов, исключающий одно из обозначений, нет. Поэтому можно применять любой шифр, исходя из той практики, которая прижилась на конкретном предприятии.

Инспектор кадрового отдела Сизова Н. Л.

ТУРВ – немаловажный документ. Ведь с его помощью четко фиксируются все затраты рабочего времени. Документ помогает четко следить за дисциплиной и корректно насчитывать зарплату. ТУРВ наглядно демонстрирует руководителю, насколько эффективно используется труд каждого его сотрудника. Для правильного заполнения в документе имеется подсказка с расшифровкой кодов.

Т-12 табель учета рабочего времени - бланк, утвержденный Госкомстатом и представляющий собой один из вариантов регистра для учета рабочих часов. Где скачать бланк табеля учета рабочего времени и какова специфика его практического применения, расскажем в статье.

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

• ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
• определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
• формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 - бланк и образец» .

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 - бланк и образец» .

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Скачать табель учета рабочего времени - бланк простой формы Т-12 - вы можете на нашем портале.

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

• предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
• обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

• отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)» .

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.

Итоги

Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Кто заполняет табель

Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.

В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.

Алгоритм работы с табелем

В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

• Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
• Период, на который открывается табель.
• Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.

Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

	Наименование	Буквенное обозначение	Цифровое обозначение
1	Дневное и вечернее время работы	Я	01
2	Ночное время работы	Н	02
3	Работа по выходным и праздникам	РП	03
4	Сверхурочная работа	с	05
5	Командировка	К	10
6	Основной отпуск	от	14
7	Дополнительный отпуск	од	15
8	Учебный отпуск	У	16
9	Сокращенное время работы для учащихся	УВ	17
10	Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда	УД	18
11	и родам	р	19
12	Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой)	оч	20
13	Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый)	ож	21
14	Неоплачиваемый отпуск	до	22
15	Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом	ОЗ	24
16	Больничный	Б	25
17	Неоплачиваемая нетрудоспособность	т	26
18	Часы сокращения работы	лч	27
19	Простои (по причинам, не связанным с работником)	вп	28
20	Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда)	г	29
21	Прогулы без уважительной причины	ПР	31
22	Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день)	НС	32
23	Выходные дни	в	33
24	Забастовки	ЗБ	34
25	Неявки по неясным причинам	НН	35

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

О хранении документов

Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.

Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.

При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.

Кому может понадобиться табель?

Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.

Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.

Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.